Beter zicht op je prioriteiten

Om beter te kunnen bepalen wat belangrijk is en wat niet heb je overzicht nodig over alles dat op dit moment ‘op je bord ligt’. Hoe zorg je voor dat overzicht? En hoe compleet is je overzicht eigenlijk?

Deze week heb ik opnieuw een blog overgezet van DidactAdvies, de site waar ik voorheen artikelen schreef over o.a. slimmer werken, naar OrganizeFlow, mijn huidige blog over dat onderwerp. 

Het blog beschrijft hoe je beter zicht krijgt op je prioriteiten. Als je net begint met timemanagement dan kun je het waarschijnlijk beter nog even overslaan.

Het is namelijk lastig om overzicht te krijgen over alles dat je bezighoudt op het moment dat je hoofd nog overloopt en je mailbox ook. In dat geval kun je je beter inschrijven voor mijn gratis minicursus, of blogs lezen zoals:

Maar zodra je dat eenmaal (redelijk) op orde hebt kun je een stap omhoog maken. Alles iets meer van bovenaf bekijken. Daar helpt dit artikel je bij.

Beter zicht op je prioriteiten

Natuurlijke projectplanning

Een project is een doel dat je wilt behalen waarvoor meer dan een actie nodig is. Je kunt het herkennen aan woorden als:

  • … afronden
  • … implementeren
  • … installeren
  • … onderzoeken
  • Oplossing vinden voor…
  • Omgaan met…
  • … verhelderen
  • … indienen
  • … maximaliseren
  • … organiseren
  • … reorganiseren
  • … publiceren
  • Ervoor zorgen dat…
  • … ontwerpen
  • … voltooien
  • … actualiseren
  • … uitrollen
  • … opzetten
Voor de meeste van deze projecten is geen planning nodig, behalve je eigen snelle denkwerk dat je doet als je nadenkt over je eerstvolgende actie. Er zijn echter ook projecten die een meer structurele aanpak nodig hebben.
Er is een informele, natuurlijke manier waarop je deze projecten kunt plannen  en organiseren. David Allen noemt dit het ‘natuurlijke planningsmodel’, omdat het stappen zijn die je brein van nature uitvoert op het moment dat het gevraagd wordt iets te organiseren:
  1. Doel en principes bepalen.
    Waarom wordt het project uitgevoerd en wat zijn de grenzen van het plan?
  2. Een voorstelling maken van het resultaat.
    Je ziet voor je hoe het eruit ziet als het project voltooid is.
  3. Brainstormen.
    Dit begint automatisch zodra je stap 2 uitvoert. Zorg ervoor dat je pen en papier bij de hand hebt om alle ideeën vast te leggen.
    Als je niets vastlegt zal je brein alles willen onthouden en ophouden met het verzinnen van nieuwe ideeën, omdat het die niet allemaal kan onthouden.
    Zolang je alles opschrijft zullen de ideeën blijven komen.
  4. Organiseren.
    Zodra de ideeën opkomen begint je brein al automatisch met het organiseren van deze ideeën. Wat moet eerst, wat moet/kan later? Wie doet wat? Wat is daar verder voor nodig?
  5. De volgende acties bepalen.
    Zodra duidelijk is wat er allemaal moet gebeuren, moet bepaald worden wat de eerstvolgende acties zijn en door wie deze zullen worden uitgevoerd.
Kijk maar eens hoe dit werkt als je bijvoorbeeld een keer gezellig uit eten wilt gaan met wat vrienden:
  1. Het doel is: Een gezellig etentje organiseren met vrienden. Principes: Het mag niet te duur zijn, maar het eten moet wel van goede kwaliteit zijn en je wilt rustig kunnen bijpraten met je vrienden.
  2. Voorstelling van het resultaat: Je ziet het al voor je dat jullie samen in een sfeervol restaurant aan een tafel zitten met eten en drinken erop, en dat er gezellig gekletst en gegeten wordt.
  3. Op dat moment begint je brein al te ‘graven’: Naar welke restaurants zouden we kunnen gaan? Wie kan ik vragen voor tips? Zijn er nog vrienden bij met specifieke voorkeuren? Hoe laat zullen we beginnen? Spreken we van tevoren nog ergens af? Gaan we daarna nog naar een café?
    Het brainstormen is begonnen…
  4. Je brein begint vervolgens vanzelf te organiseren. Zonder dat je het daartoe bewust opdracht geeft, verzint het van alles om het doel te bereiken:
    • Vrienden uitnodigen.
    • Restaurant op tijd reserveren.
    • Vriend X zit vast zonder vervoer. Misschien kan vriend Y bij hem langsrijden…  Niet vergeten te vragen dus als ik vriend Y bel.
    • Vriend Z eet alleen vegetarisch. Even kijken op de website van het restaurant wat de mogelijkheden zijn of anders bellen.
    • Etc.
  5. Ten slotte moet je bepalen welke acties je als eerste uitvoert.
Of bij een project op je werk:
    1. Doel: Klanten laten zien hoe eenvoudig bepaalde software werkt en hen uitnodigen dit te kopen.
Principes:
  • Het moet gemakkelijk up-to-date kunnen worden gehouden.
  • Het moet gebruikmaken van nieuwe media en verspreid kunnen worden via Social media.
  • Het mag niet teveel tijd en inspanning vergen van de gebruiker.
    1. Voorstelling van het resultaat: Een instructiefilmpje met schermopnames, een voice-over en de mogelijkheid om de gesproken teksten ook op het beeld te tonen.
    2. Brainstorm: Welke schermen moeten getoond worden in het filmpje? Wie doet de voice-over? Gaan we het filmpje zelf maken? Hoe onderhouden we de filmpjes? Welke afmetingen moet het filmpje krijgen? Kunnen we onze bestaande handleidingen gebruiken als basis voor de scripts? Voldoet de tool die we al hebben voor het maken van dit soort filmpjes?
    3. Organiseren: Wanneer moet het filmpje klaar zijn? Wie gaat het script schrijven? Wanneer bespreken we de eerste versie van het script? De tool die we hebben moet onderzocht worden op mogelijkheden/onmogelijkheden. Wie gaat dit doen?
  • Eerstvolgende acties:
    • X onderzoekt binnen een week de mogelijkheden van de tool.
    • Y en Z nemen deze week samen de handleidingen door om te bepalen welke onderdelen worden uitgelegd in het filmpje.
    • Daarna zal Y de scripts volgende week uitwerken.

Probeer het eens uit bij een nieuw project of een project dat vast zit!