📖 Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau

Read Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau by Mascha van de Weer (OrganizeFlow)

Welke taak je op welk moment oppakt, is niet alleen een kwestie van prioriteit. Ook tijd en energie spelen een rol, naast beschikbare tools, locatie en personen.

Een lange lijst met taken is onoverzichtelijk. Hoe kies je welke taak je gaat doen? Er wordt vaak gedacht dat je die keuze alleen maakt op basis van prioriteit. Dat klopt als er geen sprake is van andere beperkende factoren. Bijvoorbeeld als je gewoon op je werkplek zit, met al je collega’s in de buurt, met volop energie en zonder afspraken in je agenda, waardoor je de hele dag aan de dingen kunt werken die voor jou het belangrijkst zijn. 
 
Maar als je net uit de zoveelste vergadering van die dag komt, of als je tussen twee afspraken door even een half uurtje tijd hebt om iets op te pakken, dan wil je niet je hele takenlijst te hoeven doorspitten om te zien wat je het beste kunt gaan doen. De kans is dan groot dat je daar al je tijd aan besteedt of dat je al snel die poging staakt en maar een beetje gaat scrollen op sociale media. 
 
Hoe zorg je er nou voor dat je ook op die momenten waarop je even weinig energie of weinig tijd hebt, ook slimme keuzes maakt? Daarover gaat mijn nieuwste blog op mijn andere website, OrganizeFlow.

Blog over handige lijsten in je taakmanager

Man die iconen aanwijst die aandachtsgebieden weergeven (werk, familie, etc)
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

De afgelopen dagen heb ik een blog geschreven over het gebruik van verschillende lijsten in je taakmanager.

Als je begint met een taakmanager dan is er meestal één lijst aanwezig waarop je al je taken neer kunt zetten. Echter, als je dit doet wordt het binnen de kortste keren een onoverzichtelijk lange lijst.

Hoe richt je je taakmanager dan wel goed in? Hoe zorg je ervoor dat de lijsten in je taakmanager je wekelijks en dagelijks helpen met het kiezen van de taken waar je het beste aan kunt werken?

Daarover gaat het blog dat ik heb geschreven:

Meer overzicht over je taken met handige lijsten

Beter zicht op je prioriteiten

Om beter te kunnen bepalen wat belangrijk is en wat niet heb je overzicht nodig over alles dat op dit moment ‘op je bord ligt’. Hoe zorg je voor dat overzicht? En hoe compleet is je overzicht eigenlijk?

Deze week heb ik opnieuw een blog overgezet van DidactAdvies, de site waar ik voorheen artikelen schreef over o.a. slimmer werken, naar OrganizeFlow, mijn huidige blog over dat onderwerp. 

Het blog beschrijft hoe je beter zicht krijgt op je prioriteiten. Als je net begint met timemanagement dan kun je het waarschijnlijk beter nog even overslaan.

Het is namelijk lastig om overzicht te krijgen over alles dat je bezighoudt op het moment dat je hoofd nog overloopt en je mailbox ook. In dat geval kun je je beter inschrijven voor mijn gratis minicursus, of blogs lezen zoals:

Maar zodra je dat eenmaal (redelijk) op orde hebt kun je een stap omhoog maken. Alles iets meer van bovenaf bekijken. Daar helpt dit artikel je bij.

Beter zicht op je prioriteiten

Wat is de belangrijkste Next Action?

Wat is de belangrijkste next action?Om ervoor te zorgen dat je met de juiste dingen bezig bent, leg je alles vast en verwerk je het in een extern systeem. Met een extern systeem bedoel ik een systeem dat niet in je hoofd zit. Je probeert het dus niet allemaal zelf te onthouden, want hoewel je brein enorm veel informatie kan onthouden, is het minder goed in het herinneren van iets. Laat staan dat het er automatisch voor zorgt dat jij je precies op het juiste moment iets herinnert, namelijk op het moment dat het belangrijk is en je er ook daadwerkelijk iets mee kunt. Om ervoor te zorgen dat je geen niets vergeet, leg je alles dus netjes vast en verwerk je het in je eigen, externe systeem.

Het gevolg is dat na verloop van tijd, naast allerlei informatie die je gemakkelijk wilt terugvinden, er waarschijnlijk ook een grote hoeveelheid acties in je systeem staan, en je lijst met ‘Next actions’ behoorlijk onoverzichtelijk is geworden. Hierdoor moet je op het moment dat je gewoon je eerstvolgende acties wilt uitvoeren eerst de hele lijst doorkijken om te bepalen wat je nu moet doen. Je loopt, net als vele anderen,  tegen een van de meest genoemde ‘problemen’ aan: Hoe weet ik nu welke van al die acties de hoogste prioriteit heeft?

Om deze vraag te beantwoorden heb ik de volgende tips voor je:

  • Doe je wekelijks onderhoud
    Het wekelijks onderhoud is cruciaal om je systeem actueel te houden. Als je systeem niet actueel is, zul je je belangrijkste acties ergens anders gaan bijhouden; een lijstje op papier, of toch weer: in je hoofd… Neem dus wekelijks ongeveer een uur de tijd om te controleren of je systeem nog up-to-date is. Als er geen items meer in je inbox(en) zitten hoeft dat niet meer dan een uur te kosten. Anders moet je eerst de items uit je inbox(en) verwerken.
  • Maak je ‘Next Actions’-lijst niet te lang
    Zorg er tijdens je wekelijks onderhoud voor dat je lijst met eerstvolgende acties niet te lang wordt en dat er alleen taken op staan die momenteel belangrijk zijn. Houd er ook rekening mee dat er gedurende de week onverwachte dingen tussendoor zullen komen.
  • Gebruik contexten en definieer alleen echte ‘Next actions’
    Door bij je eerstvolgende acties aan te geven in welke omstandigheden (locatie, tools, collega) je een actie uit kunt voeren, hoef je tijdens je werk alleen de taken te bekijken van de context die op dat moment van toepassing is. Alle acties die bij die context staan zou op dat moment je moeten kunnen doen. Anders heb je je contexten niet goed ingedeeld, of de actie is niet echt de eerstvolgende actie die gedaan moet worden.
  • Niet verder prioriteren
    Deze tip hoorde ik gisteren tijdens het beluisteren van een podcast en het was voor mij eigenlijk een eye-opener: Probeer gedurende de week je ‘Next actions’ niet verder te prioriteren, maar doe ze gewoon zoveel mogelijk. Als het goed is zijn ze belangrijk en direct uitvoerbaar. Welke actie je dan eerst doet is niet meer belangrijk.

 

Succes!