Tag: Inbox

Gisteren schreef ik over het leeg maken van je inbox: het verhelderen en verwerken van je e-mail en items in je fysieke inbox. Ik heb daar nog wat aan toe te voegen.

Ik nodig je namelijk uit om echt te proberen die inbox eens helemaal leeg te maken. De aanblik van zo’n leeg venster of leeg bakje is echt heerlijk!

IJkpunt
Het is belangrijk dat je deze ervaring een keer hebt gehad. Het zal een soort ijkpunt worden waar je steeds naar wilt terugkeren.
In principe moet je proberen om iedere dag of twee dagen je inbox leeg te maken om voldoende overzicht te houden op wat er op je afkomt. Maar het zal natuurlijk best wel eens gebeuren dat er vanalles tussen komt waardoor dit niet lukt.

Dan is het goed dat je dat ijkpunt hebt. Het helpt je om een grens te stellen aan de hoeveelheid items die je in je inbox toelaat. Bij mij ligt die grens bij de hoogte van mijn scherm: Als het aantal e-mails in mijn inbox groter is dan in het venster past, raak ik geïrriteerd en begin ik zo snel mogelijk met verwerken. En zodra die inbox weer leeg is merk ik dat ik weer rustig word.

Zorg er dus voor dat je dat ijkpunt maakt voor jezelf: maak die inbox echt eens helemaal leeg!

 

Zodra de basis van je systeem min of meer staat, kun je eindelijk beginnen met datgene waar het je eigenlijk allemaal om ging: die inbox leegmaken! Op weg naar orde in de chaos…
David Allen noemt het: ‘Verwerken’, of ook wel ‘Verhelderen’.

Oude e-mails
Als je nog heel veel oude e-mails in je inbox hebt staan, zou je je inbox kunnen opsplitsen. Je begint nu met de meest recente mailtjes en zet de oudere e-mails in een aparte map die je op een later moment verwerkt. Bepaal zelf waar je die splitsing legt: ouder dan 2 maand? 3 maand? een half jaar? Tot zo’n 300 a 400 mailtjes kun je  vrij snel wegwerken.

Verwerken
Verwerken is (naast het wekelijks ‘onderhoud’) een van de meest cruciale stappen van de GTD-methode. Bij het verwerken pak  je stuk voor stuk de items die je hebt verzameld, je stelt vast wat het is en wat je ermee moet doen.
Wellicht denk je nu: “Wat een werk! Dat kóst toch alleen maar tijd?”
Het is echter iets dat je nu ook gewoon doet: bij ieder verzoek dat je krijgt, of het nu binnenkomt via e-mail, in de wandelgangen, aan de telefoon of tijdens een vergadering. Iedere keer moet je die vragen beantwoorden voordat je weet wat je precies moet doen.

GTD-Workflow
David Allen heeft het denkproces dat je hierbij doorloopt expliciet gemaakt in een schema: de GTD-workflow.
Dat betekent dat sommige onderdelen nogal ‘overdreven’ op je over zullen komen, maar dat komt omdat je ze normaal gesproken eigenlijk automatisch uitvoert. En nu staat het ineens uitgeschreven. Kijk daar doorheen. Hoe vaker je de stappen hebt doorlopen, hoe meer dit een automatisme zal worden en op een gegeven moment zul je merken dat je het schema niet meer nodig hebt.

Aan de slag!
Pak je e-mail inbox of je fysieke inbox erbij en open het eerste mailtje of pak het eerste item eruit (of draai de stapel/e-maillijst om en begin bij het item dat  er als eerste in kwam).
Vraag je nu het volgende af:

1. Wat is het?
2. Moet ik hier nu iets mee doen?
3. Zo nee:
   a. Gooi het in de prullenbak.
   b. Zet het op je ooit/misschien lijst.
   c. Neem het op in je archief/referentiemateriaal.
   Zo ja:
4. Bepaal wat de EERSTVOLGENDE ACTIE is. Deze vraag blijkt vaak lastiger te beantwoorden dan het lijkt. Je moet echt gaan nadenken wat de huidige situatie is, wat het doel is waar je naar toe moet en wat nu je echte FYSIEKE eerstvolgende actie is.  Zie het jezelf doen. Vaak kom je er dan achter dat er eerst nog iets anders moet gebeuren.
   Bijvoorbeeld:Je kunt wel op je actielijst zetten dat je kerstkaarten moet versturen, maar meestal moet eerst nog bepalen hoeveel je er wilt versturen, dan pas kun je ze halen, net als postzegels, dan moet je ze nog schrijven, adressen erop zetten en DAN pas kun je ze versturen!
   Dus de eerstvolgende actie is hier: bepalen hoeveel kerstkaarten je wilt versturen. Misschien heb je nog een lijstje van vorig jaar? Dan is het zoeken van dat lijstje je eerstvolgende actie!
5. Als je merkt dat er eigenlijk meerdere acties uitgevoerd moeten worden om het item uit je inbox af te handelen (zoals met de kerstkaarten), maak er dan een project van, bijvoorbeeld ‘Kerstkaarten 2012’. Noteer hierbij alvast wat je hebt bedacht voor dit project en bepaal ook voor dit project de eerstvolgende actie.
   Als het een complex project is, moet je hier binnenkort misschien een keer goed voor gaan zitten en de stappen van het ‘natural planning model‘ doorlopen.
   Als je weet wat de eerstvolgende actie is, bepaal dan:
6. Of je het in (minder dan) 2 minuten kunt doen. Zo ja, doe het dan direct.
7. Of de eerstvolgende actie misschien door iemand anders moet worden uitgevoerd. Zo ja, delegeer het dan en zet de actie op je takenlijst met @WaitingFor-items.
8. Of je de eerstvolgende actie op een specifieke dag of tijdstip moet uitvoeren (bijvoorbeeld een vergadering of een deadline). Zet het item dan in je agenda.
9. Binnen welke context je de actie zult uitvoeren, en zet het op de bijbehorende lijst.
   Je bepaalt zelf welke contexten voor jou relevant zijn en je kunt ze natuurlijk altijd wijzigen. Het is je eigen systeem! Voorbeelden van contexten zijn:

• @Thuis: voor acties die je alleen thuis kunt doen
• @Kantoor: acties die je alleen op kantoor kunt doen
• @KantoorB: acties die je alleen op kantoor B kunt doen
• @Computer: kan alleen als je achter je computer zit
• @Telefoon: je bellijstje
• @Online: als je vaak offline bent, bijvoorbeeld in een vliegtuig, wil je de taken die je alleen kunt doen als je online bent niet zien).

Volgende!
Nu  je één item hebt verwerkt kun je het volgende item uit je inbox pakken. Pak gewoon de eerstvolgende en leg het item NIET terug. Ooit zul je het toch moeten doen, dus kun je het beter nu direct doen.
Voor iedere actie zul je de workflow opnieuw moeten doorlopen. Uiteindelijk zal je het je gemiddeld(!) een halve minuut per item kosten om dit te doen.

Je zult zien dat als je eenmaal een lijstje voor je hebt met échte eerstvolgende acties (Next Actions), het heel eenvoudig is om deze uit te voeren. Zoals bij zoveel processen zit het werk in de voorbereiding…
En let wel: uiteindelijk zul je dit denkwerk altijd doen. Maar meestal doe je het pas als het al bijna te laat is en de druk hoger wordt.