Alle e-mails in één map bewaren, of in aparte mappen per klant of project?

Opnieuw een verwijzing naar een nieuw artikel op OrganizeFlow, mijn andere blog, over het bewaren van je e-mails. 

Opnieuw een verwijzing naar een nieuw artikel op OrganizeFlow, mijn andere blog, over het bewaren van je e-mails

 

Je e-mailinbox is niet je ‘To do’-lijst

De hele dag door komt er vanalles binnen in je mailbox: opdrachten, vragen of informatie van collega’s, klanten, of partners, nieuwsbrieven van interessante instanties. Vrijwel alles gaat via e-mail, en vaak vraag je er misschien zelfs om: “Stuur me even een mailtje, zodat ik het niet vergeet”.

Sommige van deze e-mails betekenen dat je iets moet doen. Ze staan tussen de andere e-mails in je inbox.
Wat doe jij met e-mails waar je nog wat mee moet? Geef je er een vlaggetje aan, laat je ze op ‘ongelezen’ staan totdat  je ze hebt afgehandeld? Verplaats je ze naar een ‘To do’ of ‘Acties’ map?

Telkens opnieuw beoordelen
Het betekent dat je de e-mail dan op een ander moment opnieuw moet bekijken. Bij sommige e-mails herinner je je bij het lezen van de titel of het zien van de afzender alweer direct wat je moest doen, maar andere e-mails moet je misschien wel eerst weer helemaal doorlezen na te gaan wat de stand van zaken nu is en wat je vervolgens moet gaan doen. Als je werkt met een ‘To do’ of  ‘Acties’-map bestaat overigens ook het gevaar dat je vergeet om regelmatig in die map te kijken om te zien wat er allemaal in staat.

En als je zo’n e-mail dan opnieuw hebt doorgelezen komt datgene wat er moet gebeuren je op dat moment misschien helemaal niet goed uit, omdat je niet op de juiste plek bent, of omdat je iemand nodig hebt die op dat moment niet beschikbaar is. Wat doe je dan met de e-mail? Laat je het vlaggetje er gewoon aan zitten, zet je hem opnieuw op ‘ongelezen’, of je laat hem in je ‘To do’ of  ‘Acties’ map staan?
De volgende keer dat je de e-mail bekijkt begint het weer van voren af aan.

Communicatiemiddel vs. taakmanager
E-mail is een communicatiemiddel, net als de telefoon, sms, whatsapp, maar ook de post en natuurlijk het gesprek van persoon tot persoon. Het is een kanaal waarlangs informatie binnenkomt. Maar het is geen taakmanager.

Een e-mail is namelijk nog geen taak. In een taak staat beschreven wat je moet doen. In een e-mail meestal niet. Tenminste, niet in het onderwerp.  Om erachter te komen moet je vaak eerst de hele mail doorlezen en dan nog moet je vaak voor jezelf bepalen wat je ermee moet doen. Dat staat lang niet altijd in de e-mail zelf. En waar noteer je eigenlijk de taken die niet via e-mail binnenkomen?
Op die manier werk je dus met twee takenlijsten. Je hebt dan minder overzicht, waardoor er een grotere kans bestaat dat er iets ‘tussendoor’ glipt.

Gebruik één takenlijst voor je actuele taken
Verzamel al je taken op één takenlijst, of je de taak nu hebt bedacht naar aanleiding van een e-mail in je inbox of naar aanleiding van iets anders. Zorg ervoor dat je één lijst hebt waarop al je actuele taken staan.

Formuleer je taken als ‘Next actions’
Zorg ervoor dat al je taken op je takenlijst zo zijn beschreven dat ze gemakkelijk uitvoerbaar zijn, zonder dat je er eerst nog weer over na hoeft te denken. Een taak op je takenlijst moet de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie zijn (oftwel: de ‘Next action’) om de taak te voltooien. Dat lijkt misschien extra werk, maar het is precies datgene dat je ook doet op het moment dat je de taak echt gaat uitvoeren. Door dit denkwerk van tevoren te doen, wordt het uitvoeren van de taak later alleen nog maar een kwestie van doen.

Gebruik contexts
Nog gemakkelijker wordt het als je een kenmerk meegeeft aan de taak, waarmee je aangeeft in welke context je de taak moet uitvoeren. Is dat achter je computer, moet je echt op kantoor zijn, moet je iets bespreken met een bepaald persoon, et cetera. Als je niet op kantoor bent of de persoon die je nodig hebt is niet aanwezig, dan hoef je ook niet naar die taken te kijken. Zo wordt het eenvoudiger om te bepalen welke taken je op welk moment kunt uitvoeren.

En de bijbehorende e-mail?
Soms moet je de e-mail bij  de hand hebben op het moment dat je een taak  uitvoert, bijvoorbeeld omdat er informatie in staat die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak, of omdat de actie bestaat uit het beantwoorden van het mailtje zelf. Ook in dat geval zet je de taak gewoon op je actielijst, maar in plaats van het mailtje te archiveren (of weg te gooien) zet je deze in een folder ‘Action support’ (taakondersteuning) of ‘Follow up’ (opvolgen).

Aan de slag!
Denk goed na over waar je je takenlijst gaat bijhouden. Door Outlook hiervoor te gebruiken kun je de e-mails en taken scheiden, maar blijven ze wel dicht bij elkaar. Tevens kun je de tekst van een e-mail eenvoudig kopiëren naar een taak. De taak geef je vervolgens de juiste omschrijving in het onderwerp van de taak. Naast Outlook zijn er nog enorm veel andere tools die je kunt gebruiken voor je takenlijst. Doe er echter niet te lang over om een tool te kiezen. Je kunt later altijd nog veranderen. En vergeet niet dat je ook op papier een takenlijst kunt maken!

Succes!

Geef kleur aan je inbox

Iedere dag weer komen vele mails je inbox binnen. Het geeft een lange lijst van mailtjes, die je allemaal eerst moet bekijken voordat je weet wat je ermee moet doen. Je kunt dit gemakkelijker maken voor jezelf door mailtjes met bepaalde eigenschappen een bepaalde kleur mee te geven, bijvoorbeeld:

  • Alle mailtjes waarin je in de CC-lijn staat worden groen: Ze zijn alleen ter info. Je hoeft geen actie te ondernemen.
  • Mailtjes waarin jij de enige persoon bent die in de ‘Aan’-lijn staat maak je bijvoorbeeld rose. Jij bent de enige die hier iets mee moet, dus is het goed dat die mailtjes lekker opvallen in je inbox.
  • Mailtjes waarin jij wel in de ‘Aan’-lijn staat, maar niet als enige maak je bijvoorbeeld blauw. Er wordt waarschijnlijk iets van je verwacht, anders had je waarschijnlijk alleen in de CC gestaan, maar je bent niet de enige die hier iets mee moet doen.

Zo kun je in een oogopslag onderscheid maken tussen de belangrijkste e-mails en de rest.

Deze kleuren stel je als volgt in (in Outlook):

  1. Ga naar je inbox.
  2. a) Voor Outlook 2007: Ga in het menu ‘Beeld’ naar ‘Huidige weergave’ en klik op ‘Weergaven bepalen’
    b) Voor Outlook 2010: Ga in het menu ‘Beeld’ naar ‘Weergave wijzigen’ en klik op ‘Weergaven beheren’.De volgende stappen zijn beschreven vanuit Outlook 2010. In Outlook 2007 werkt het echter op vrijwel dezelfde manier.

Nieuwe weergave maken

  1. Selecteer de weergave ‘<Huidige weergave-instellingen>’ en klik op Kopiëren.
  2. Geef een naam op voor je weergave en geef aan of je deze weergave alleen in deze map wilt kunnen gebruiken of in alle mappen. Dit mag je zelf weten 🙂
  3. Klik vervolgens op OK.
    Je hebt nu een nieuwe weergave toegevoegd, die er net zo uitziet als je huidige weergave.

Voorwaardelijke opmaak toevoegen

  1. Selecteer de weergave die je zojuist hebt toegevoegd en klik op Wijzigen en vervolgens op Voorwaardelijke opmaak.
  2. Klik op Toevoegen en vul een naam in voor de nieuwe voorwaardelijke opmaakregel die je gaat toevoegen, bijvoorbeeld ‘CC’.
  3. Klik op Lettertype en geef aan hoe mailtjes getoond moet worden die voldoen aan de voorwaarde die je hierna gaat invoeren.
  4. Klik op OK om de instellingen voor het lettertype op te slaan.
  5. Klik op Voorwaarde en selecteer op het tabblad ‘Berichten’ de optie ‘Ik ben’.
  6. Selecteer vervolgens bijvoorbeeld de optie ‘Een van meerdere personen op de regel CC’.
    Als je wilt kun je nog meer voorwaarden hier instellen.
  7. Klik op OK om deze instelling op te slaan en doe hetzelfde in de volgende twee vensters.
  8. Klik op Weergave toepassen om deze nieuwe weergave te gebruiken in de map die je nu geselecteerd hebt (je inbox).

Als het goed is zie je nu dat de verschillende kleuren worden toegepast op de mailtjes in je inbox, zoals je zag in de eerste afbeelding van deze post.
Veel succes!

 

De onderwerpregel van je e-mail

Regelmatig ontvang ik mailtjes van collega’s, familie of vrienden met een nietszeggende onderwerpregel, zoals:

  • help
  • vraagje
  • actielijst.docx

Ik vraag me dan altijd af hoe iemand die zo zijn e-mail verstuurt, eigenlijk zij eigen e-mail organiseert. We krijgen tegenwoordig zo enorm veel e-mail. Hoe kun je ooit het juiste mailtje terugvinden als je er geen goede naam aan geeft? Er zit natuurlijk een zoekfunctie in Outlook, maar ook in de tekst staan niet altijd de woorden genoemd waarop je de e-mail terug kunt vinden.

Zonde dus.  Het onderwerpveld kun je goed gebruiken om de ontvanger(s) in het kort duidelijk te maken waar jouw e-mail over gaat. Hierdoor kan een ontvanger sneller beslissen wat hij met het mailtje moet doen. Voorbeelden van beter gevulde e-mailonderwerpen:
  • Help: Draaitabel toevoegen in Excel
  • Locatie laatste versie document X
  • Actielijst n.a.v. voortgangsoverleg
  •          hier kan natuurlijk vanalles staan

In Outlook is er trouwens een mooie oplossing voor mailtjes met onderwerpen zoals in het eerste lijstje. Je kunt namelijk het onderwerp van ieder mailtje wijzigen dat je hebt ontvangen (of reeds hebt verstuurd). Dit doe je als volgt:

  1. Open het mailtje in Outlook en klik in de onderwerpregel.
  2. Wijzig de onderwerpregel in de gewenste onderwerpregel. Ik probeer hierbij altijd  zoveel mogelijk intact te houden van het oorspronkelijke onderwerp.
  3. Vervolgens sla je het mailtje op, beantwoord je het of  stuur je het door.

Als het mailtje gerelateerd is aan een project, zorg ik er tevens voor dat de projectnaam in de onderwerpregel staat. Dat doe ik niet alleen bij mailtjes die ik opsla, maar ook bij mailtjes die ik verstuur. Een collega weet dan direct over welk project ik het heb zodra hij mijn mail ziet. Door dit ook te doen bij mailtjes die ik voor mezelf opsla, kan ik later gemakkelijker zoeken naar alle mailtjes van een bepaald project.
Voorbeelden van projectnamen in de onderwerpregel:

  • Project A – Help: Draaitabel toevoegen in Excel
  • Project B – Locatie laatste versie document X
  • Project B – Actielijst n.a.v. voortgangsoverleg

Allemaal voorbeelden en redenen waarom je het onderwerpveld goed zou moeten invullen. Je zult er jezelf én je collega’s (en familie en vrienden) een enorm plezier mee doen.

 

Succes met slimmer werken!

 

E-mail Subject

Vandaag kwam ik weer eens een artikel tegen over het het belang van een goede onderwerpregel in de e-mails die je verstuurt.

Ik ben het hier hardgrondig mee eens en erger me ook al tijden aan mails met als onderwerp:

– “vraagje”
– “zoals gevraagd”
– “ter info”

of zelfs een lege onderwerpregel !! Hoe moeten ik zo’n mailtje ooit terug kunnen vinden? Heb je dat zelf nou nooit, dat je bij zo’n mailtje denkt: “nou, lekker voor de archivering…”

Dan heb je natuurlijk ook mensen die zeggen dat ze niet echt archiveren, maar gewoon altijd de zoekfunctie gebruiken. Ik geef ze op zich groot gelijk, maar het argument gaat niet op! Want wat zie je in de resultatenlijst van je zoekopdracht…. juist ja: de onderwerpen van de e-mails!

Aan collega’s van wie ik de meeste mail krijg heb ik al eens gevraagd om bijv. de projectnaam, klantnaam, registratienummer (van een klantmelding,klantverzoek,testbevinding, etc.) in het begin, of in elk geval ERGENS in het onderwerpveld te vermelden. Zelf doe ik vaak:

“Klant X: ….” of
“Project Y: ….” of
“TB9012: ….” (TB = testbevinding)

Ik moet zeggen dat het aardig werkt, hoewel een herinnering bij sommige collega’s misschien wel een keer op z’n plek is.

Op bovengenoemde site stond overigens nog een link naar een artikel met een goede toevoeging aan deze werkwijze:

Efficiënt gebruik van e-mail subjects en prefixes

Die vind ik nog beter.

Misschien moet ik maar eens een ‘verbetervoorstel’ doen bij ons:

“VRG: Klant X: …… ?”
“FYI: Project Y: …..”
“ACT: TB9012: ….”

FYI, VRG en ACT zijn eigenlijk de enige aanleidingen voor het sturen van mail. Het laat je dus tevens nadenken over de vraag óf je het mailtje wel naar deze personen moet sturen…