📖 Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau

Read Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau by Mascha van de Weer (OrganizeFlow)

Welke taak je op welk moment oppakt, is niet alleen een kwestie van prioriteit. Ook tijd en energie spelen een rol, naast beschikbare tools, locatie en personen.

Een lange lijst met taken is onoverzichtelijk. Hoe kies je welke taak je gaat doen? Er wordt vaak gedacht dat je die keuze alleen maakt op basis van prioriteit. Dat klopt als er geen sprake is van andere beperkende factoren. Bijvoorbeeld als je gewoon op je werkplek zit, met al je collega’s in de buurt, met volop energie en zonder afspraken in je agenda, waardoor je de hele dag aan de dingen kunt werken die voor jou het belangrijkst zijn. 
 
Maar als je net uit de zoveelste vergadering van die dag komt, of als je tussen twee afspraken door even een half uurtje tijd hebt om iets op te pakken, dan wil je niet je hele takenlijst te hoeven doorspitten om te zien wat je het beste kunt gaan doen. De kans is dan groot dat je daar al je tijd aan besteedt of dat je al snel die poging staakt en maar een beetje gaat scrollen op sociale media. 
 
Hoe zorg je er nou voor dat je ook op die momenten waarop je even weinig energie of weinig tijd hebt, ook slimme keuzes maakt? Daarover gaat mijn nieuwste blog op mijn andere website, OrganizeFlow.

Blog over handige lijsten in je taakmanager

Man die iconen aanwijst die aandachtsgebieden weergeven (werk, familie, etc)
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

De afgelopen dagen heb ik een blog geschreven over het gebruik van verschillende lijsten in je taakmanager.

Als je begint met een taakmanager dan is er meestal één lijst aanwezig waarop je al je taken neer kunt zetten. Echter, als je dit doet wordt het binnen de kortste keren een onoverzichtelijk lange lijst.

Hoe richt je je taakmanager dan wel goed in? Hoe zorg je ervoor dat de lijsten in je taakmanager je wekelijks en dagelijks helpen met het kiezen van de taken waar je het beste aan kunt werken?

Daarover gaat het blog dat ik heb geschreven:

Meer overzicht over je taken met handige lijsten

Welke contexten gebruik je om je takenlijst op te splitsen?

Eén van de kenmerken van David Allen’s methode is het gebruik van contexten voor het opsplitsen van je lijst met next actions. Een context geeft een plaats aan waar je moet zijn om de taak uit te voeren (thuis, kantoor A, kantoor B) of een tool die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak (internet, laptop, telefoon, bepaald programma). Door je lijst met next actions op die manier in te delen, hoef je alleen maar naar de acties te kijken die op dat moment van toepassing zijn, gezien de locatie waar je bent en de tools die je voorhanden hebt. Hierdoor wordt het lijstje waar je op een bepaald moment naar kijkt een stuk overzichtelijker, waardoor je je een stuk rustiger voelt. Je hoeft je niet druk te maken over taken waar je op dat moment toch niets aan kunt doen.

Overzicht
Pas geleden was mijn laptop kapot en ik had een aantal taken die ik alleen op die laptop kon uitvoeren. Andere taken, waarvoor ik alleen online hoefde te zijn, zoals bloggen, konden wel gewoon doorgaan. Doordat ik in mijn GTD-systeem voor thuis de context @laptop of @online had toegevoegd aan mijn taken, wist ik precies welke taken ik wel en niet kon doen op het moment dat ik niet de beschikking had over mijn laptop. Hetzelfde geldt voor taken die je alleen thuis kunt doen (@thuis), of waarvoor je in de stad moet zijn (@stad).

Persoonlijk
Hoeveel contexten je gebruikt verschilt sterk per persoon. Het ligt er waarschijnlijk aan hoe sterk je omgeving kan verschillen tijdens je werk (of privéleven). Werk je voornamelijk op een kantoor, dan heb je waarschijnlijk niet veel contexten nodig. Of misschien ben je juist veel onderweg. Hoewel het niet is aan te raden, is het nog mogelijk om te bellen in de auto. Gebruikmaken van Internet is echter vrijwel onmogelijk en zeker niet veilig als je zelf achter het stuur zit. Tijdens een treinreis ben je wellicht het grootste deel van de tijd wel binnen het bereik van een netwerk zodat je kunt bellen en internetten, maar in een vliegtuig kun je alleen aan je offline taken werken. Afhankelijk van al die situaties waarin je je taken wilt uitvoeren, richt je ook je contexten in.

Het is dus een volledig persoonlijke keuze. Meg Edwards (David Allen Company) zei in de vele podcasts die ik heb geluisterd altijd: “Use as few as possible, but as many as you need”.

Om mee te beginnen
David Allen zelf raadt beginnende gebruikers aan de volgende contexten te gebruiken:
@telefoon
@computer
@boodschappen
@kantoor
@thuis
@agenda’s (voor bespreeklijstjes)
@lezen/beoordelen

Sommigen werken echter alleen met:
@kantoor
@thuis
@stad

Next actions formuleren aan de hand van je contexten
Zelf heb ik naast een aantal gebruikelijke contexten (zoals @Home, @Office, @Overleg) ook contexten genoemd naar de programma’s die ik erbij gebruik:
@QMS (ons meldingensysteem)
@Flare (waarin ik helpfiles ontwikkel)
@Word (waarin andere documentatie wordt geschreven)
@App (uitzoeken in een van de applicaties die wij ontwikkelen)

Doordat ik bij iedere next action ook direct bepaal welke context erbij hoort, wordt het gemakkelijker de next action goed te formuleren. Zolang ik er nog geen context aan kan koppelen, is dat voor mij een teken dat ik de taak nog niet specifiek genoeg heb geformuleerd.

Evalueren: Gebruik je wel de juiste contexten?
Het is goed om je systeem regelmatig te evalueren, dus ook de contexten die je gebruikt. Ik heb inmiddels gemerkt dat het gebruik van zoveel contexten alleen handig is als ik ook echt vanuit die contexten zou bepalen welke acties ik wel en niet ga doen. Bij mij blijkt dat momenteel niet het geval te zijn. Ik merk dat ik mijn taken niet uitvoer op basis van de tool die daarvoor nodig is. Ik bepaal vanuit het project waar ik mee bezig ben, en op welk moment ik welke taken uitvoer. Vervolgens start ik de tool die ik daarvoor nodig heb.

Teveel contexten
Het gebruik van zoveel contexten blijkt voor mij dus nutteloos te zijn en er schuilt zelfs een gevaar in. Ze zorgen er namelijk voor dat mijn next actions versnipperd raken over te veel  ‘sublijstjes’, waardoor ik geen goed overzicht meer heb. Hierdoor zet ik gemakkelijk teveel taken op mijn next actions lijst, terwijl ik sommige daarvan beter op mijn Someday/Maybe-lijst had kunnen zetten. Door met minder contexten te werken, ben ik geneigd minder taken op mijn lijst met next actions te zetten waardoor die lijsten overzichtelijker blijven.

Flexibel
GTD schrijft niet voor dát je contexten moet gebruiken en welke contexten dit zijn; dat is helemaal aan jezelf. Ze kunnen het voordeel opleveren dat je alleen maar naar de taken kijkt die je op dat moment kunt doen, maar ze kunnen ook zorgen voor teveel versnippering van je taken. Kijk wat voor jou het beste werkt en evalueer dit regelmatig.

 

Succes!

Efficiënt met de tijd van collega’s omgaan

Het is niet alleen belangrijk dat je efficiënt met je eigen tijd omgaat, maar collega’s stellen het vast op prijs als je ook efficiënt met hun tijd omgaat. Het is misschien even een leuke onderbreking van je eigen werk om iets bij een collega te gaan navragen, maar het is niet echt efficiënt om telkens weer met een andere vraag terug te moeten komen.
Op het moment dat je bij een ander langs gaat, haal je hem uit zijn concentratie en zoals je misschien zelf weet, is het lastig om daarna de draad weer op te pakken. Er zijn wel handige tips om om te gaan met dergelijke interrupties, maar het is nog beter om ze zoveel mogelijk te voorkomen. En je collega’s vinden het vast net zo lastig als jij zelf om met zulke interrupties om te gaan.

Maak ‘Overleg’-lijstjes
Je kunt het aantal keren dat je een persoon moet ‘lastig vallen’ drastisch verlagen door lijstjes bij te houden met bespreekpunten per persoon of per overleg. Het is eigenlijk een soort ‘agenda’, zoals bij een vergadering.  Je kunt de personen en overleggen definiëren als contexten in je GTD-systeem (zie @Ben en @Peter in de afbeelding) en vervolgens voor ieder bespreekpunt een taak maken die je zo’n context geeft. Je zou ook een taak kunnen invoeren per persoon of overleg en de bespreekpunten in het notitieveld van de taak kunnen opnemen (@Discuss with).

Iedere mogelijkheid benutten
Dit kan ook erg handig zijn als je dingen wilt bespreken met collega’s die niet vaak aanwezig zijn of bijna nooit tijd hebben. Door die zaken te verzamelen kun je heel effectief zijn op het moment dat de collega wél beschikbaar is; ook als deze een keer zomaar komt ‘buurten’ om te kijken of er nog dingen zijn die moeten worden besproken.
In plaats van dat je dan zegt: “Jaaaa… maar wat was dat ook alweer…”, haal je je lijstje tevoorschijn en kun je de punten die erop staan direct afhandelen.

Je zou het lijstje misschien zelfs zo kunnen indelen dat het duidelijk is wat de belangrijkste punten zijn. Als er dan niet veel tijd is, kun je die als eerste bespreken en blijft de rest staan voor de volgende keer. Zo kun je de mogelijkheden die er zijn optimaal benutten.

Succes!