Meer ruimte en vrijheid met checklists en templates

Ongeveer één keer per twee weken schrijf ik een blog over productiviteit op mijn andere website OrganizeFlow. Deze keer gaat deze over checklists en templates.  Ik houd ervan om checklists en templates te gebruiken om mijn werk gemakkelijker te maken. Zodra ik merk dat ik met dingen bezig ben waar een …

Personal Automation Challenge

This week, I joined the ‘Personal automation challenge’ by Asian Efficiency. For this challenge, they shared a very interesting video from their new upcoming course, with some very useful tips. The first part of the video contains tips for Mac users, and from 12:48 there are tips for Windows users.

Video opens on the Asian Efficiency website in a new tab or window

After watching this video, I re-ordered my Finder’s navigation bar and added some new folders to it, I added the Split PDF quick task and I created a smart folder to find all ePub-files that I have on my Mac somewhere.

Today I also created a shortcut that opens Gmail in my browser. I already had a bookmark for it in my bookmarks bar, but then I always first had to open a new tab in my browser, and then click on the bookmark. I often forgot to create that new tab, so it loaded in the tab I was working in, which I actually didn’t want to leave at all. Each time this happened, I first had to go back to the page that I was on, then open a new tab and then click on the Gmail-bookmark. ☹️😤😫

By starting the Gmail-bookmark via a shortcut, I noticed that it automatically opens on a new tab in my Chrome browser. So that doesn’t make the process just one step shorter, but at least two steps (and the feeling of frustration about forgetting to open a new tab).

Why We Shouldn’t Reward Ourselves for Good Habits – With One Exception

Vaak willen we onszelf belonen als we proberen onze gewoonten te veranderen. Als we de gewoonte een bepaalde tijd hebben volgehouden vinden we dat we een beloning ‘verdiend’ hebben.

Gretchen Rubin schrijft in haar blog Why we shouldn’t reward ourselves for good habits – with one exception echter dat we hier heel voorzichtig mee moeten zijn, en dat er eigenlijk maar één beloning is die wél werkt, namelijk een beloning die de gewoonte verder versterkt. 

Eigenlijk is de beloning de nieuwe gewoonte zelf. 

Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau

Een lange lijst met taken is onoverzichtelijk. Hoe kies je welke taak je gaat doen? Er wordt vaak gedacht dat je die keuze alleen maakt op basis van prioriteit. Dat klopt als er geen sprake is van andere beperkende factoren. Bijvoorbeeld als je gewoon op je werkplek zit, met al je collega’s in de buurt, met volop energie en zonder afspraken in je agenda, waardoor je de hele dag aan de dingen kunt werken die voor jou het belangrijkst zijn. 

Maar als je net uit de zoveelste vergadering van die dag komt, of als je tussen twee afspraken door even een half uurtje tijd hebt om iets op te pakken, dan wil je niet je hele takenlijst te hoeven doorspitten om te zien wat je het beste kunt gaan doen. De kans is dan groot dat je daar al je tijd aan besteedt of dat je al snel die poging staakt en maar een beetje gaat scrollen op sociale media.

Hoe zorg je er nou voor dat je ook op die momenten waarop je even weinig energie of weinig tijd hebt, ook slimme keuzes maakt? Daarover gaat mijn nieuwste blog op mijn andere website, OrganizeFlow:   Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau.

What Science Says About Stress, Cognition and Clarity

In zijn Essay What science says about stress, cognition and clarity, schrijft David Allen over hoe je brein werkt en waarom je een extern systeem nodig hebt. 

Aan de ene kant kun je fantastische dingen doen met je brein: 

Without effort, you recognize patterns and store and retrieve information to make sense of the myriad inputs coming at you twenty-four seven.

Maar:

Yet you go to the store to get lemons, and you come back with six things and no lemons.

Hoe dat kan?

Your head is a terrible office.

Je brein maakt geen onderscheid tussen de verschillende dingen die je wilt onthouden. Het heeft geen idee van betekenis of prioriteit, niet van de omgeving waarin je je bevindt, of van de tijd en energie die je beschikbaar hebt.

Daar heb je een extern systeem voor nodig waar je brein op kan vertrouwen. Dit zorgt voor meer rust en ruimte in je hoofd, waardoor je beter kunt nadenken en creatiever wordt.