📖 Meer ruimte en vrijheid met checklists en templates

Read Meer ruimte en vrijheid met checklists en templates by Mascha van de Weer (OrganizeFlow)

Vooral bij het versturen van een nieuwsbrief voor een vrijwilligersfunctie, merkte ik dat het heel veel rust gaf als ik zag dat alle vinkjes waren gezet op de checklist voor die nieuwsbrief. Dan wist ik zeker dat ik niets was vergeten en dat ik met een gerust gevoel op de knop Verzenden kon klikken.

Werk jij graag met checklists en templates of denk je dat ze je alleen maar beperken en alle variatie uit je werk halen? Checklists en templates helpen je juist en laat ik je zien hoe je dit kunt doen in o.a. Evernote en Todoist.

Read Meer ruimte en vrijheid met checklists en templates by Mascha van de Weer (OrganizeFlow)

Vooral bij het versturen van een nieuwsbrief voor een vrijwilligersfunctie, merkte ik dat het heel veel rust gaf als ik zag dat alle vinkjes waren gezet op de checklist voor die nieuwsbrief. Dan wist ik zeker dat ik niets was vergeten en dat ik met een gerust gevoel op de knop Verzenden kon klikken.

Ongeveer één keer per twee weken schrijf ik een blog over productiviteit op mijn andere website OrganizeFlow. Deze keer gaat deze over checklists en templates. 

Ik houd ervan om checklists en templates te gebruiken om mijn werk gemakkelijker te maken. Zodra ik merk dat ik met dingen bezig ben waar een bepaald patroon in zit van handelingen, onderwerpen of resultaten, en ik weet dat ik het vaker moet gaan doen, dan probeer ik daar voor mezelf een werkwijze voor te definiëren. Dat kan bijvoorbeeld een lijstje zijn van taken waarvan ik zeker wil weten dat ik ze doe, een aantal gedetailleerde instructies voor taken die ik niet zo vaak doe, een overzicht dat gevuld moet worden of een overzicht van producten die moeten worden opgeleverd. 

Dat soort standaardisering lijkt misschien de variatie uit je werk te halen, maar ik merk dat dat juist niet zo is. Als ik weet dat mijn checklists of templates zorgen voor een goede basis en dat ik de belangrijkste dingen niet vergeet, voel ik juist meer ruimte om dingen anders te doen. 

In dit blog gaat het over het maken van checklists en templates in Evernote en Todoist. In een ander blog schreef ik al eens hoe je dit doet in Nirvana.

🎞 Personal Automation Challenge

http://www.asianefficiency.com/productivity/day-1-of-personal-automation-challenge/

This week I joined the ‘automation challenge’ by Asian Efficiency. For this challenge, they shared a very interesting video from their new upcoming course, with some very useful tips.

http://www.asianefficiency.com/productivity/day-1-of-personal-automation-challenge/

This week I joined the ‘Personal automation challenge’ by Asian Efficiency. For this challenge, they shared a very interesting video from their new upcoming course, with some very useful tips. The first part of the video contains tips for Mac users, and from 12:48 there are tips for Windows users.

After watching this video, I re-ordered my Finder’s navigation bar and added some new folders to it, I added the Split PDF quick task and I created a smart folder to find all ePub-files that I have on my Mac somewhere.

Today I also created a shortcut that opens Gmail in my browser. I already had a bookmark for it in my bookmarks bar, but then I always first had to open a new tab in my browser, and then click on the bookmark. I often forgot to create that new tab, so it loaded in the tab I was working in, which I actually didn’t want to leave at all. Each time this happened, I first had to go back to the page that I was on, then open a new tab and then click on the Gmail-bookmark. ☹️😤😫

By starting the Gmail-bookmark via a shortcut, I noticed that it automatically opens on a new tab in my Chrome browser. So that doesn’t make the process just one step shorter, but at least two steps (and the feeling of frustration about forgetting to open a new tab).

 

🔁 Why We Shouldn’t Reward Ourselves for Good Habits–With One Exception

Reposted

Vaak willen we onszelf belonen als we proberen onze gewoonten te veranderen. Als we de gewoonte een bepaalde tijd hebben volgehouden vinden we dat we een beloning ‘verdiend’ hebben.

Gretchen Rubin schrijft in haar blog echter dat we hier heel voorzichtig mee moeten zijn, en dat er eigenlijk maar één beloning is die wél werkt, namelijk een beloning die de gewoonte verder versterkt. 

Eigenlijk is de beloning de nieuwe gewoonte zelf. 

🎞 Personal Automation Challenge

This week I joined the ‘Personal automation challenge’ by Asian Efficiency. For this challenge, they shared a very interesting video from their new upcoming course, with some very useful tips. The first part of the video contains tips for Mac users, and from 12:48 there are tips for Windows users.

After watching this video, I re-ordered my Finder’s navigation bar and added some new folders to it, I added the Split PDF quick task and I created a smart folder to find all ePub-files that I have on my Mac somewhere.

Today I also created a shortcut that opens Gmail in my browser. I already had a bookmark for it in my bookmarks bar, but then I always first had to open a new tab in my browser, and then click on the bookmark. I often forgot to create that new tab, so it loaded in the tab I was working in, which I actually didn’t want to leave at all. Each time this happened, I first had to go back to the page that I was on, then open a new tab and then click on the Gmail-bookmark. ☹️😤😫

By starting the Gmail-bookmark via a shortcut, I noticed that it automatically opens on a new tab in my Chrome browser. So that doesn’t make the process just one step shorter, but at least two steps (and the feeling of frustration about forgetting to open a new tab).

 

🔗 Automatically Color Coding Google Calendar

Bookmarked Automatically Color Coding Google Calendar by Rick Pastoor (Website Rick Pastoor)
Dit artikel legt uit hoe je je agenda-items  een kleur geeft op basis van het eerste karakter in de naam van het item. Op deze manier kun je bijvoorbeeld je afspraken met klanten een andere kleur geven dan je persoonlijke afspraken of afspraken met collega’s, of welk onderscheid je ook wilt maken.

📖 Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau

Read Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau by Mascha van de Weer (OrganizeFlow)

Welke taak je op welk moment oppakt, is niet alleen een kwestie van prioriteit. Ook tijd en energie spelen een rol, naast beschikbare tools, locatie en personen.

Een lange lijst met taken is onoverzichtelijk. Hoe kies je welke taak je gaat doen? Er wordt vaak gedacht dat je die keuze alleen maakt op basis van prioriteit. Dat klopt als er geen sprake is van andere beperkende factoren. Bijvoorbeeld als je gewoon op je werkplek zit, met al je collega’s in de buurt, met volop energie en zonder afspraken in je agenda, waardoor je de hele dag aan de dingen kunt werken die voor jou het belangrijkst zijn. 
 
Maar als je net uit de zoveelste vergadering van die dag komt, of als je tussen twee afspraken door even een half uurtje tijd hebt om iets op te pakken, dan wil je niet je hele takenlijst te hoeven doorspitten om te zien wat je het beste kunt gaan doen. De kans is dan groot dat je daar al je tijd aan besteedt of dat je al snel die poging staakt en maar een beetje gaat scrollen op sociale media. 
 
Hoe zorg je er nou voor dat je ook op die momenten waarop je even weinig energie of weinig tijd hebt, ook slimme keuzes maakt? Daarover gaat mijn nieuwste blog op mijn andere website, OrganizeFlow.

👍 Getting Things Done-werkboek

Liked

Er komt dus een werkboek uit van Getting Things Done. Interessant! Benieuwd naar wat het gaat toevoegen aan de bestaande boeken en materialen.

👍What Science Says About Stress, Cognition, and Clarity

Liked What Science Says About Stress, Cognition, and Clarity by David Allen

“You head is a terrible office.”

“Recent cognitive science research shows that the number of things you can mentally prioritize, manage, retain, and recall is . . . (hold on) . . . four! If you park any more than that in your head, you will sub-optimize your cognitive functioning. You will be driven by whatever is latest and loudest—rather than by strategy, intuition, or objective assessment.”

“I discovered the value and impact of unloading the mind of all tasks, to-dos, projects, and plans when a mentor had me do a complete ‘Mind Sweep’.”

“Distribute your cognitive load not only to relieve yourself of all that stressful remembering and recalling, but also so you can experience the joy of thinking creatively and solving problems, as your brain is optimized to do.”

Probeer niet om alles te onthouden, maar gebruik in plaats daarvan een extern systeem dat je op het juiste moment aan de juiste dingen herinnert. Zo ontstaat er meer rust en ruimte in je hoofd. Dit zorgt voor meer creativiteit en je kunt er beter door nadenken.

Blog over handige lijsten in je taakmanager

Man die iconen aanwijst die aandachtsgebieden weergeven (werk, familie, etc)
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

De afgelopen dagen heb ik een blog geschreven over het gebruik van verschillende lijsten in je taakmanager.

Als je begint met een taakmanager dan is er meestal één lijst aanwezig waarop je al je taken neer kunt zetten. Echter, als je dit doet wordt het binnen de kortste keren een onoverzichtelijk lange lijst.

Hoe richt je je taakmanager dan wel goed in? Hoe zorg je ervoor dat de lijsten in je taakmanager je wekelijks en dagelijks helpen met het kiezen van de taken waar je het beste aan kunt werken?

Daarover gaat het blog dat ik heb geschreven:

Meer overzicht over je taken met handige lijsten

Beter zicht op je prioriteiten

Om beter te kunnen bepalen wat belangrijk is en wat niet heb je overzicht nodig over alles dat op dit moment ‘op je bord ligt’. Hoe zorg je voor dat overzicht? En hoe compleet is je overzicht eigenlijk?

Deze week heb ik opnieuw een blog overgezet van DidactAdvies, de site waar ik voorheen artikelen schreef over o.a. slimmer werken, naar OrganizeFlow, mijn huidige blog over dat onderwerp. 

Het blog beschrijft hoe je beter zicht krijgt op je prioriteiten. Als je net begint met timemanagement dan kun je het waarschijnlijk beter nog even overslaan.

Het is namelijk lastig om overzicht te krijgen over alles dat je bezighoudt op het moment dat je hoofd nog overloopt en je mailbox ook. In dat geval kun je je beter inschrijven voor mijn gratis minicursus, of blogs lezen zoals:

Maar zodra je dat eenmaal (redelijk) op orde hebt kun je een stap omhoog maken. Alles iets meer van bovenaf bekijken. Daar helpt dit artikel je bij.

Beter zicht op je prioriteiten