📖 Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau

Read Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau by Mascha van de Weer (OrganizeFlow)

Welke taak je op welk moment oppakt, is niet alleen een kwestie van prioriteit. Ook tijd en energie spelen een rol, naast beschikbare tools, locatie en personen.

Een lange lijst met taken is onoverzichtelijk. Hoe kies je welke taak je gaat doen? Er wordt vaak gedacht dat je die keuze alleen maakt op basis van prioriteit. Dat klopt als er geen sprake is van andere beperkende factoren. Bijvoorbeeld als je gewoon op je werkplek zit, met al je collega’s in de buurt, met volop energie en zonder afspraken in je agenda, waardoor je de hele dag aan de dingen kunt werken die voor jou het belangrijkst zijn. 
 
Maar als je net uit de zoveelste vergadering van die dag komt, of als je tussen twee afspraken door even een half uurtje tijd hebt om iets op te pakken, dan wil je niet je hele takenlijst te hoeven doorspitten om te zien wat je het beste kunt gaan doen. De kans is dan groot dat je daar al je tijd aan besteedt of dat je al snel die poging staakt en maar een beetje gaat scrollen op sociale media. 
 
Hoe zorg je er nou voor dat je ook op die momenten waarop je even weinig energie of weinig tijd hebt, ook slimme keuzes maakt? Daarover gaat mijn nieuwste blog op mijn andere website, OrganizeFlow.

👍 Getting Things Done-werkboek

Liked

Er komt dus een werkboek uit van Getting Things Done. Interessant! Benieuwd naar wat het gaat toevoegen aan de bestaande boeken en materialen.

👍What Science Says About Stress, Cognition, and Clarity

Liked What Science Says About Stress, Cognition, and Clarity by David Allen

“You head is a terrible office.”

“Recent cognitive science research shows that the number of things you can mentally prioritize, manage, retain, and recall is . . . (hold on) . . . four! If you park any more than that in your head, you will sub-optimize your cognitive functioning. You will be driven by whatever is latest and loudest—rather than by strategy, intuition, or objective assessment.”

“I discovered the value and impact of unloading the mind of all tasks, to-dos, projects, and plans when a mentor had me do a complete ‘Mind Sweep’.”

“Distribute your cognitive load not only to relieve yourself of all that stressful remembering and recalling, but also so you can experience the joy of thinking creatively and solving problems, as your brain is optimized to do.”

Probeer niet om alles te onthouden, maar gebruik in plaats daarvan een extern systeem dat je op het juiste moment aan de juiste dingen herinnert. Zo ontstaat er meer rust en ruimte in je hoofd. Dit zorgt voor meer creativiteit en je kunt er beter door nadenken.

Blog over handige lijsten in je taakmanager

Man die iconen aanwijst die aandachtsgebieden weergeven (werk, familie, etc)
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

De afgelopen dagen heb ik een blog geschreven over het gebruik van verschillende lijsten in je taakmanager.

Als je begint met een taakmanager dan is er meestal één lijst aanwezig waarop je al je taken neer kunt zetten. Echter, als je dit doet wordt het binnen de kortste keren een onoverzichtelijk lange lijst.

Hoe richt je je taakmanager dan wel goed in? Hoe zorg je ervoor dat de lijsten in je taakmanager je wekelijks en dagelijks helpen met het kiezen van de taken waar je het beste aan kunt werken?

Daarover gaat het blog dat ik heb geschreven:

Meer overzicht over je taken met handige lijsten

Beter zicht op je prioriteiten

Om beter te kunnen bepalen wat belangrijk is en wat niet heb je overzicht nodig over alles dat op dit moment ‘op je bord ligt’. Hoe zorg je voor dat overzicht? En hoe compleet is je overzicht eigenlijk?

Deze week heb ik opnieuw een blog overgezet van DidactAdvies, de site waar ik voorheen artikelen schreef over o.a. slimmer werken, naar OrganizeFlow, mijn huidige blog over dat onderwerp. 

Het blog beschrijft hoe je beter zicht krijgt op je prioriteiten. Als je net begint met timemanagement dan kun je het waarschijnlijk beter nog even overslaan.

Het is namelijk lastig om overzicht te krijgen over alles dat je bezighoudt op het moment dat je hoofd nog overloopt en je mailbox ook. In dat geval kun je je beter inschrijven voor mijn gratis minicursus, of blogs lezen zoals:

Maar zodra je dat eenmaal (redelijk) op orde hebt kun je een stap omhoog maken. Alles iets meer van bovenaf bekijken. Daar helpt dit artikel je bij.

Beter zicht op je prioriteiten

Evernote: Alles op één plaats bewaren en eenvoudig terugvinden

Een blog op OrganizeFlow over één van de belangrijkste pilaren van mijn eigen externe systeem voor persoonlijke productiviteit.

Een belangrijk deel van mijn externe systeem, mijn ‘tweede brein’ wordt gevormd door Evernote. Het is een app voor alle platforms (Web, Windows, Mac, Android, iOS) waarin je notities, ideeën, artikelen, pdf’s, afbeeldingen, scans, bookmarks en nog veel meer, kunt bewaren en eenvoudig kunt terugvinden.

In dit artikel op mijn andere blog OrganizeFlow vertel ik er meer over: 

Evernote: Alles op één plaats bewaren en eenvoudig terugvinden

Een to-do-lijst die wél werkt (en die blijft werken)

Wist je dat er een hele logische reden is dat je jouw to-do-lijst na een week of twee, drie, weer in de prullenbak gooit? Een blog over hoe je dit kunt voorkomen.

Heb jij ook al ‘tig’ keer geprobeerd om een to-do-lijst te gebruiken? Wist je dat er een hele logische reden is dat je jouw to-do-lijst na een week of twee, drie, weer in de prullenbak gooit?

Lees erover in mijn nieuwste blog op OrganizeFlow ‘Een to-do-lijst die wél werkt (en die blijft werken)‘. 

Alle e-mails in één map bewaren, of in aparte mappen per klant of project?

Opnieuw een verwijzing naar een nieuw artikel op OrganizeFlow, mijn andere blog, over het bewaren van je e-mails. 

Opnieuw een verwijzing naar een nieuw artikel op OrganizeFlow, mijn andere blog, over het bewaren van je e-mails

 

De 4 pilaren van je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit

Deze keer een verwijzing naar een artikel op mijn andere blog. Over de 4 pilaren van je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit. 

Op mijn blog OrganizeFlow blog ik over persoonlijke productiviteit. Ik wil de blogs niet dubbel publiceren dus vandaar dat ik van hieruit gewoon een verwijzing maak naar de blogs die ik daar publiceer. 

Deze keer gaat het over de 4 pilaren van je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit. 

Ik geloof in het gebruiken van een extern systeem, een soort tweede brein, waarin je je afspraken, taken, projecten, notities, artikelen, ideeën, etc. allemaal kunt opslaan. 

Je kunt misschien wel heel veel onthouden, maar je brein is een slechte taakmanager en het heeft geen eigen systeem voor reminders. Voorbeeld: als je aan het werk bent denk je aan de boodschappen die je moet halen en als je in de supermarkt staat dan weet je de helft vaak niet meer. 

Tenzij je een extern systeem gebruikt. Voor de supermarkt kan dat eenvoudig een boodschappenlijstje zijn, maar wat doe je als er ineens een afspraak uitvalt op je werk? Weet jij dan direct waar je het beste aan kunt gaan werken? Waar laat je de ideeën voor een mogelijk nieuw project? Hoe onthoud je de afspraak die je volgende week dinsdag om 13:00 uur hebt?

Lees erover in mijn blog op OrganizeFlow: De 4 pilaren van je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit

Opschonen

Ik gebruik Evernote als mijn grote verzamelbak van artikelen, aantekeningen, notities, ideeën, concepten, handleidingen, enzovoort. 

Evernote is een app om notities in te bewaren. Een notitie kan dus ook een artikel bevatten dat ik direct vanuit mijn browser in Evernote kan opslaan. De notities kun je ordenen in notitieboeken en je kunt er labels aan hangen zodat je ze gemakkelijker terug kunt vinden. 

Continue readingOpschonen