In je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit plaats je vooral je taken, afspraken en notities. Het gaat echter niet alleen om je eigen taken, maar ook om de taken van anderen. Dat lijkt misschien onzinnig, maar wat nou als jij afhankelijk bent van wat anderen voor je doen, of als je wacht op hun input of hun antwoord? Dan is het best handig om overzicht te hebben over wat anderen doen om te weten wat jij zelf nog moet doen.
Hoe houd je overzicht over alles waarbij je op anderen wacht? En hoe zorg je ervoor dat jouw werk niet in het nauw komt als een ander zijn of haar taken niet op tijd af heeft?
Vooral bij het versturen van een nieuwsbrief voor een vrijwilligersfunctie, merkte ik dat het heel veel rust gaf als ik zag dat alle vinkjes waren gezet op de checklist voor die nieuwsbrief. Dan wist ik zeker dat ik niets was vergeten en dat ik met een gerust gevoel op de knop Verzenden kon klikken.
Ongeveer één keer per twee weken schrijf ik een blog over productiviteit op mijn andere website OrganizeFlow. Deze keer gaat deze over checklists en templates. Ik houd ervan om checklists en templates te gebruiken om mijn werk gemakkelijker te maken. Zodra ik merk dat ik met dingen bezig ben waar een bepaald patroon in zit van…
This week, I joined the ‘Personal automation challenge’ by Asian Efficiency. For this challenge, they shared a very interesting video from their new upcoming course, with some very useful tips. The first part of the video contains tips for Mac users, and from 12:48 there are tips for Windows users.
After watching this video, I re-ordered my Finder’s navigation bar and added some new folders to it, I added the Split PDF quick task and I created a smart folder to find all ePub-files that I have on my Mac somewhere.
Today I also created a shortcut that opens Gmail in my browser. I already had a bookmark for it in my bookmarks bar, but then I always first had to open a new tab in my browser, and then click on the bookmark. I often forgot to create that new tab, so it loaded in the tab I was working in, which I actually didn’t want to leave at all. Each time this happened, I first had to go back to the page that I was on, then open a new tab and then click on the Gmail-bookmark. ☹️😤😫
By starting the Gmail-bookmark via a shortcut, I noticed that it automatically opens on a new tab in my Chrome browser. So that doesn’t make the process just one step shorter, but at least two steps (and the feeling of frustration about forgetting to open a new tab).
Vaak willen we onszelf belonen als we proberen onze gewoonten te veranderen. Als we de gewoonte een bepaalde tijd hebben volgehouden vinden we dat we een beloning ‘verdiend’ hebben.
Welke taak je op welk moment oppakt, is niet alleen een kwestie van prioriteit. Ook tijd en energie spelen een rol, naast beschikbare tools, locatie en personen.
Een lange lijst met taken is onoverzichtelijk. Hoe kies je welke taak je gaat doen? Er wordt vaak gedacht dat je die keuze alleen maakt op basis van prioriteit. Dat klopt als er geen sprake is van andere beperkende factoren. Bijvoorbeeld als je gewoon op je werkplek zit, met al je collega’s in de buurt, met volop energie en zonder afspraken in je agenda, waardoor je de hele dag aan de dingen kunt werken die voor jou het belangrijkst zijn.
Maar als je net uit de zoveelste vergadering van die dag komt, of als je tussen twee afspraken door even een half uurtje tijd hebt om iets op te pakken, dan wil je niet je hele takenlijst te hoeven doorspitten om te zien wat je het beste kunt gaan doen. De kans is dan groot dat je daar al je tijd aan besteedt of dat je al snel die poging staakt en maar een beetje gaat scrollen op sociale media.
Hoe zorg je er nou voor dat je ook op die momenten waarop je even weinig energie of weinig tijd hebt, ook slimme keuzes maakt? Daarover gaat mijn nieuwste blog op mijn andere website, OrganizeFlow: Taken kiezen op basis van tijdsduur en energieniveau.
Leuk, het Getting Things Done-werkboek is vertaald door @awbruna Nu nog platte tekst maar straks net zo mooi als de US-editie. Ik ga t met veel plezier lezen en zien of t GTD-jargon klopt. pic.twitter.com/YTvWa8W2oa
“You head is a terrible office.”
“Recent cognitive science research shows that the number of things you can mentally prioritize, manage, retain, and recall is . . . (hold on) . . . four! If you park any more than that in your head, you will sub-optimize your cognitive functioning. You will be driven by whatever is latest and loudest—rather than by strategy, intuition, or objective assessment.”
“I discovered the value and impact of unloading the mind of all tasks, to-dos, projects, and plans when a mentor had me do a complete ‘Mind Sweep’.”
“Distribute your cognitive load not only to relieve yourself of all that stressful remembering and recalling, but also so you can experience the joy of thinking creatively and solving problems, as your brain is optimized to do.”
Aan de ene kant kun je fantastische dingen doen met je brein:
Without effort, you recognize patterns and store and retrieve information to make sense of the myriad inputs coming at you twenty-four seven.
Maar:
Yet you go to the store to get lemons, and you come back with six things and no lemons.
Hoe dat kan?
Your head is a terrible office.
Je brein maakt geen onderscheid tussen de verschillende dingen die je wilt onthouden. Het heeft geen idee van betekenis of prioriteit, niet van de omgeving waarin je je bevindt, of van de tijd en energie die je beschikbaar hebt.
Daar heb je een extern systeem voor nodig waar je brein op kan vertrouwen. Dit zorgt voor meer rust en ruimte in je hoofd, waardoor je beter kunt nadenken en creatiever wordt.
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay De afgelopen dagen heb ik een blog geschreven over het gebruik van verschillende lijsten in je taakmanager. Als je begint met een taakmanager dan is er meestal één lijst aanwezig waarop je al je taken neer kunt zetten. Echter, als je dit doet wordt het binnen de kortste keren een onoverzichtelijk lange…
Momenteel lees ik samen met anderen via een online bookclub het boek Refuse to Choose van Barbara Sher. Het gaat over Scanners; mensen die veel verschillende onderwerpen interessant vinden. Ik ben inmiddels aanbeland bij een mogelijke verklaring daarvoor.
Om beter te kunnen bepalen wat belangrijk is en wat niet heb je overzicht nodig over alles dat op dit moment ‘op je bord ligt’. Hoe zorg je voor dat overzicht? En hoe compleet is je overzicht eigenlijk?