Ik schreef laatst over het bouwen van een Zettelkasten, een systeem voor persoonlijk kennismanagement. Dat doe ik in Obsidian, een tool waarin je notities kunt maken en aan elkaar kunt linken, zodat je allerlei verbanden kunt leggen en zo een soort ‘web’ van notities bouwt.
Dit is een hele fijne methode als je veel verschillende interesses hebt en als je graag het ene moment werkt aan de ene interesse en het volgende moment aan iets anders. Het wordt vergeleken met ‘tuinieren’ (digital gardening): op sommige plekken ben je een beetje aan het schoffelen om onkruid eruit te krijgen, op een andere plek ben je zaadjes aan het planten, weer ergens anders geef je water of voeding zodat de plantjes groter worden.
Een tool zoals Obsidian of Roam Research is hier ideaal voor en deze manier van werken wordt ook benoemd in het boek ‘How to take smart notes’ van Sönke Ahrens, over de Zettelkasten-methode die werd toegepast door Niklas Luhmann:
I never force myself to do anything I don’t feel like. Whenever I am stuck, I do something else. A good structure allows you to do that, to move seamlessly from one task to another – without threatening the whole arrangement or losing sight of the bigger picture. (p.5)
Sinds de komst van applicaties zoals Obsidian en Roam Research krijgt deze manier voor het opzetten van een notitiesysteem heel veel aandacht. Dit lijkt te komen omdat er eerder geen applicaties waren voor mensen die ‘bottom-up’ denken. Die gewoon notities willen maken en aan elkaar linken zonder van tevoren eerst over een structuur na te denken. Die gaan helemaal niet uitzoeken hoe ze dat bijvoorbeeld in Evernote kunnen doen. Dat kon namelijk best, maar de tool sprak meer de mensen aan die toch enigszins van structuur houden. Technisch gezien kon je in Evernote ook wel links maken tussen pagina’s, maar daarbij kreeg je niet automatisch ook een link terug, wat de nieuwe tools wel doen: ze maken automatisch een link terug van notitie B naar notitie A, op het moment dat je van notitie A naar notitie B linkt. Ook kunnen deze nieuwe tools je notities presenteren in een ‘Graph’: een interactief overzicht van het web van al je notities:
Als je verder inzoomt zie je ook de titels van de notities.
Vier archetypen
Ik heb zelf jarenlang mijn notities verzameld in Evernote. Notities is trouwens een groot woord: het waren vooral artikelen die ik wilde bewaren om te later te lezen, maar daar kwam ik nauwelijks aan toe. Ik was veel meer bezig met ‘scannen’ welke nieuwe artikelen ik interessant vond. Als er dan écht iets heel interessants tussen zat, dan las ik het direct, maakte ik highlights en een samenvatting, of ik haalde er inzichten uit. Maar heel vaak bleef het bij het verzamelen van artikelen.
Volgens Anne Laure LeCunff ben je dan meer een ‘bibliothecaris’ dan een ‘tuinier’. Zij heeft een artikel geschreven waarin zij 3 archetypen van notitie-makers onderscheidt en Tiago Forte heeft daar een vierde aan toegevoegd op basis van de ervaringen in zijn Building A Second Brain-courses:
- Gardener
Maken allerlei notities en leggen verbanden tussen die notities zonder van tevoren te weten waar het naar toe leidt. Een tijd lang wordt aan het ene topic gewerkt en dan ‘ontsporen’ ze ineens bij het onderzoeken van een onderwerp dat er zijdelings mee te maken heeft. Onderweg komen ze andere onderwerpen tegen waar ze kort (of lang) aandacht aan schenken of verwijderen. Ze willen vooral gemakkelijk nieuwe notities kunnen toevoegen en verbanden leggen tussen al die notities, zoals dat kan in tools zoals Obsidian, Roam Research en Logseq. - Librarian
Houden er vooral van om artikelen en andere resources te verzamelen, om ideeën en inzichten op een later moment terug te kunnen vinden. Daarbij houden ze vaak vast aan een bepaalde structuur, om overzicht te houden en om notities en resources snel en gemakkelijk een plek te kunnen geven. Tools zoals Evernote, OneNote, Joplin en Zotero faciliteren dat. - Architect
Willen het liefst alles in één systeem of hebben duidelijke scheidingen tussen de systemen die ze gebruiken. Ze weten al precies hoe hun systeem eruit gaat zien voordat ze de eerste notitie erin zetten. Ze hebben een tool zoals Notion nodig waarin ze veel structuur kunnen aanbrengen. - Student
Studenten zijn vooral gericht op de korte termijn (een project, een essay of een toets) en zijn met veel dingen tegelijk bezig. Ze hebben over het algemeen nog niet veel nagedacht over het maken van notities en gebruiken het liefst eenvoudige tools, zoals Apple Notes, Google Keep, Google Docs, Dropbox Paper of Microsoft Word om hun notities in te verzamelen.
Waar herken ik mijzelf in?
Ondanks dat ik jarenlang artikelen heb verzameld in Evernote en een hele structuur bedacht had om ze weer terug te kunnen vinden, denk ik niet dat ik een echte Librarian ben. Ik heb mij namelijk juist heel lang afgevraagd hoe ik de kennis uit de artikelen die ik bewaarde in Evernote, beter aan elkaar kon linken als ik ergens verbanden zag. Ik dacht echter niet aan notities die losstaan van de artikelen zelf. Ik maakte ze boven de titel van een artikel dat ik bewaard en gehighlight had in Evernote. Belangrijke inzichten zette ik wel in een aparte notitie, maar dat was dan een notitie met ‘inzichten van deze maand’. Behalve dat ik daarmee wel een beetje een ontwikkeling van mijn inzichten kon volgen, kon ik er verder weinig mee.
Het is nu haast niet meer voor te stellen dat ik niet zelf had bedacht om er allemaal kleine losse notities van te maken. Toen ik ‘How to take smart notes’ las in 2020 was dat zo’n allesverhelderend inzicht. Samen met het inzicht dat ik aan notities van verschillende onderwerpen tegelijk kan werken en dat ik verder kan gaan als ik even geen energie meer voel voor datgene waar ik mee bezig ben. Het voelde dus eigenlijk alsof ik al lange tijd op zoek naar die ‘tuin’, maar pas toen ik het boek van Sönke Ahrens las, begreep ik hoe ik zelf zo’n tuin kon gaan opzetten.
En toch herken ik mij ook in de Architect. Naast de structuur die ik in Evernote had bedacht van notitieboeken voor mijn notities en allerlei soorten labels die ik in aan een notitie koppelde, probeerde ik ook een eigen ‘Dashboard’-notitie te maken: een soort uitvalsbasis van waaruit ik gemakkelijk de projecten kon vinden waar ik mee bezig was, cursussen, discussiefora, bookmarks, boeken, etc. Ik ben daar zelfs ooit in Outlook al mee begonnen en later in iGoogle en NetVibes. Ook in Notion heb ik al eens een heel systeem opgezet voor doelen, areas of focus, projecten, taken, resources, blogideeën, quotes, personen, courses en discussiefora die ik volg. En het trekt mij nog steeds om zo’n systeem te gebruiken.
Pas geleden had ik het voorrecht om tijdens een online sessie vragen te kunnen stellen aan Notion-expert Marie Poulin en ik vroeg haar hoe zij het ondanks het feit dat ze ADHD heeft, voor elkaar krijgt om niet alleen zulke mooie systemen in Notion te bouwen, maar om ook heel consequent te zijn in het gebruik ervan. Zelf bedenk ik ook regelmatig nieuwe (onderdelen van) workflows, maar vergeet ik ook heel snel weer wat ik heb bedacht. Of het betekent dat ik allerlei notities moet nalopen om er een bepaald kenmerk aan toe te voegen. Daar begin ik dan vol goede moed aan, maar vervolgens vergeet ik dat ik ermee bezig ben. Haar antwoord was om ervoor te zorgen dat je minder plekken hebt om te kijken en alles op maar een paar pagina’s te concentreren die je helpen om precies datgene te doen waar je voor komt. Bijvoorbeeld een pagina voor een review die echt met stap 1, stap 2, stap 3 laat zien hoe je dat doet, ondersteund met de juiste tabellen en de juiste views die op die plekken getoond worden. Ik geloof echt dat daar iets in zit. Het moet ‘in my face’ staan, want bij mij geldt: ‘Out of sight’ = ‘out of mind’.
Op haar YouTube-kanaal staan een aantal prachtige voorbeelden hiervan. Ik heb er per video een screenshot uitgehaald, maar in beide gevallen is de hele video erg inspirerend.
Dit screenshot vind je op 8:12
Dit screenshot vind je op 13:55
Wat je in deze video’s wel duidelijk ziet is hoeveel er al van tevoren is nagedacht over alle eigenschappen van een notitie die nodig zijn om de juiste filters en views te kunnen maken. En dat je ook goed moet nadenken voor welke notities je een nieuwe tabel maakt. Toch zie je haar ook zelfs tijdens de demo nog views en filters aanpassen, en je kunt ook gaandeweg nieuwe views en templates aanmaken, net zoals in Obsidian.
Combineren?
Ik denk wel eens dat ik mijn ‘gardening’-tool Obsidian misschien moet combineren met de ‘Architect’-tool Notion. Ik vind Notion namelijk niet erg geschikt voor een Zettelkasten. Je kunt alleen links maken naar bestaande notities en niet alvast een link aanbrengen naar een notitie die nog niet bestaat. Dat kan in Obsidian wel en dat is belangrijk om allerlei onderwerpen in beeld te krijgen die je kunt ontwikkelen. Maar Notion is weer heel goed in het maken van allerlei dwarsdoorsnedes. Dat kan ook in Obsidian (met ‘dataview’), maar ik ben daar altijd heel lang mee aan het prutsen en dan krijg ik nóg niet voor elkaar wat ik wil, terwijl dat in Notion heel gemakkelijk gaat.
Het nadeel van Notion is echter dat de notities in verschillende tabellen staan, terwijl je in een tool zoals Obsidian op al je notities ineens kunt zoeken en filteren, waardoor de kans groter is dat er toevallig iets naar mee ‘naar boven’ komt dat onverwachte inzichten en ideeën geeft.
Het probleem van combineren is dat ik sommige notities het liefst in beide systemen zou willen hebben, bijvoorbeeld mijn boekenlijst. In Obsidian heb ik daar drie ‘boards’ voor gemaakt (één ervan zie je deels hieronder), omdat ik de boeken die ik gelezen heb of nog wil lezen op topic wil kunnen sorteren en de boeken die ik momenteel lees liever in ‘now’, ‘next’ en ‘on hold’ sorteer. In Notion kan dat allemaal in één tabel met allerlei verschillende views. MAAR… Ik heb de highlights van mijn boeken allemaal in Obsidian en wil deze graag direct vanuit de tabel kunnen openen (wat kan via het Obsidian-board). Als ik deze vanuit Notion wil openen in Obsidian, moet de link beginnen met obsidian:// in plaats van met https:// en in tegenstelling tot bijvoorbeeld een tool zoals mijn taakmanager Todoist, kan Notion daar niet mee omgaan. Ik zou natuurlijk mijn highlights ook allemaal naar Notion kunnen verplaatsen, maar dan zou ik eerst eens een tijdje moeten ‘schaduwdraaien’. Ik denk dat ik de flexibiliteit van Obsidian dan tóch ga missen.
Ik heb ook al eens gedacht om alles dat met persoonlijk kennismanagement te maken heeft in Obsidian te blijven doen en alles dat met doelen, projecten, acties enzo te maken heeft, in Notion te doen. Ik heb momenteel al een projectenlijst voor mijn werk in Notion en dat bevalt vrij goed. Vanuit die lijst kan ik direct de notitie openen en het logboek of informatie- en statusvelden bijwerken. Ik werk eigenlijk nog helemaal niet met filters en views, alleen met een lijst van notities die ik direct vanuit de tabel kan openen. Ik kan daar vast ook een takenlijst aan linken, waarbij de belangrijkste taken bij elkaar in één view worden getoond; iets dat ik de laatste tijd op papier bijhoud.
Bij het combineren van twee systemen loop ik ook nog tegen een ander probleem aan: waar maak ik mijn dagelijkse notities?
Momenteel maak ik die in Obsidian. Deze bestaan ook vaak uit dingen die ik gelezen, gekeken of geluisterd heb en waarvan de aantekeningen in Obsidian moeten worden verwerkt. Maar zoals je misschien in de bovenstaande video’s hebt gezien kun je in Notion juiste weer veel gemakkelijker dan in Obsidian allerlei data en gewoonten bijhouden van een dag en die vervolgens weer tonen in verschillende views. De vraag is dus: waar maak ik mijn startpunt van de dag en hoe zorg ik ervoor dat het één workflow wordt die me helpt om mijn taken en projecten uit te voeren én om mijn notities voor persoonlijk kennismanagement te beheren?
Ik denk dat ik toch maar eens ga proberen om zo’n combinatie te maken. Want telkens als ik naar (mooie video’s van Marie Poulin over) Notion kijk, dan wil ik dat gebruiken (bovendien houd ik heel erg van het ‘prutsen’ met systemen (tweaken) , maar ook het eenvoudige ontwikkelen van een kennissysteem in Obsidian voelt heel logisch en vertrouwd. Eens kijken of ik daar voor mezelf één workflow van kan maken of desnoods ‘schaduwdraaien’ met de ontwikkeling van een Zettelkasten in Notion om te zien hoe dat bevalt.
Hoe heet zo’n type zoals ik eigenlijk? Een architecting gardener?
