Wat doe jij met je notities? Ik heb ze jarenlang verzameld in Evernote. Het werd een soort archief van meer dan 14.000 notities, waaronder heel veel artikelen die ik via de beroemde webclipper van Evernote had verzameld. Ik verzamelde er meer dan ik er echt las. En als ik ze las vroeg ik me vaak af: wat nu? Wat doe ik met deze kennis? Hoe kan ik het ooit terugvinden?
In Evernote kun je teksten highlighten en op een gegeven moment ging ik van die highlights korte samenvattingen maken die ik bovenaan de pagina zette. Inzichten uit die artikelen verzamelde ik in een notitie met ‘inzichten per maand’. Maar nog steeds voelde het allemaal als los zand. Waar zaten de verbanden?
En toen kwam ik in 2020 het boek ‘How to take smart notes‘ tegen van Sönke Ahrens, waarschijnlijk via Tiago Forte, die veel op Twitter publiceert over persoonlijk kennismanagement. In dat boek las ik voor het eerst over het Zettelkastensysteem van NIkals Luhmann, een Duitse socioloog (1927-1998) die met dit systeem als basis bijzonder veel heeft gepubliceerd. Hij was niet de eerste de het gebruikte, maar inmiddels wel de bekendste.
Het bijzondere is dat zijn systeem een papieren systeem was en niet digitaal. En tóch had hij een manier gevonden om zijn notities eenvoudig aan te maken, uit te breiden, terug te vinden en ook nieuwe, onverwachte vondsten te doen in de notities die hij al (veel) eerder had gemaakt. Hij noemde het systeem danook zijn ‘communicatiepartner’.
Een Zettelkasten (in het Engels ‘slip box’) bestaat uit allemaal losse kaarten met notities erop, waarbij op elke kaart slechts één gedachte wordt beschreven in de eigen woorden van de eigenaar van het systeem. Zo’n kaart wordt een Zettel genoemd en omdat het van oorsprong een fysiek systeem is, een kast met smalle laden voor de kaarten, wordt het hele systeem een Zettelkasten genoemd.
Naast de hoofd-Zettelkasten waarin de kaarten zitten met zelfgeformuleerde gedachten is er ook een kast met kaarten voor alle referentie- en literatuurnotities. Dit zijn verwijzingen naar literatuur en belangrijke notities over die literatuur, ook weer in Luhmann’s eigen woorden.
Als Luhmann iets las, noteerde hij de bibliografische informatie op de ene kant van een kaartje en maakte hij korte notities over de inhoud van de literatuur op de andere kant. Dit kaartje bewaarde hij in zijn bibliografische systeem. Niet lang daarna bekeek hij die literatuurnotities opnieuw en probeerde hij ze te relateren aan zijn eigen kennis. Hij formuleerde elk idee dat daaruit voortkwam op een apart kaartje voor zijn hoofdsysteem en vaak deed hij dat met een schuin oog naar de notities die hij al in dat hoofdsysteem had. Ook voegde hij vrijwel altijd verwijzingen toe naar bestaande notities.
Het gebruik van je eigen woorden is een essentieel onderdeel van de Zettelkastenmethode. Ik merk zelf ook dat als ik iets een keer in mijn eigen woorden heb opgeschreven, ik die kennis veel gemakkelijker opnieuw kan gebruiken, ook in gesprekken. Alsof iets niet echt onderdeel is van je eigen kennis als je het nog niet in je eigen woorden hebt verwoord. Die woorden kunnen wel sterk lijken op wat de schrijver heeft geschreven, maar het gaat erom welke woorden je zelf zou gebruiken om het uit te leggen. Daarom is bloggen ook zo’n fantastisch middel om zelf iets te leren.
De vier soorten notities
De terminologie die Sönke Ahrens hanteert wordt veel gebruikt in de ‘wereld’ van persoonlijk kennismanagement. Hij beschrijft vier soorten notities die overeenkomen met de soorten kaarten die in de Zettelkasten zijn gevonden: fleeting notes, literature notes, permanent notes en index notes.
- Fleeting notes (‘Sonstige Zettel’) zijn vluchtige aantekeningen die je verwerkt in je systeem (of niet) en vervolgens weer weggooit. Zie het als je ruwe notities in je inbox.
- Literature notes (‘Bibliographiezettel’) zijn de notities die je maakt van de boeken, artikelen, conferenties, webinars, video’s of podcasts etc. die je leest, kijkt of luistert, met daarbij een duidelijke vermelding van de referentie-informatie van de bron. Literature notes zijn in je eigen woorden geschreven.
- Permanent notes (‘Notizzettel’) zijn de belangrijkste notities van de Zettelkasten. Het zijn de notities waarop je jouw kennis kernachtig beschrijft in je eigen woorden in korte, precieze statements; alsof je ze voor iemand anders schrijft. In deze notities neem je ook één of meer verwijzingen op naar aanverwante notities, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.
Ik vind zelf de term ‘permanent note’ nog niet zo fijn om te gebruiken. Het klinkt alsof zo’n notitie onveranderlijk is en ik wil de inhoud van die kaartjes gewoon kunnen aanpassen als mijn inzicht verbetert. Ik gebruik daarom liever de term ‘notion’, zoals Ton Zijlstra dat ook doet, wat in het Nederlands ‘notie’ betekent en wat me doet denken aan de gezegdes: ‘Daar heeft hij geen notie van’ en ‘daar heeft hij wel enige notie van’, als in ‘ergens een idee van hebben, ergens gedachten over gevormd hebben’. Want dat is ook wat de notities zijn: de gedachten die je tot nu toe over een onderwerp hebt gevormd. - Index notes (‘Schlagwortregisterzettel’) geven een overzicht van links naar verschillende notities over een onderwerp dat al dusdanig ontwikkeld is dat een index behulpzaam is om overzicht te krijgen over het onderwerp. Nick Milo noemt dit ook wel een Map of Content.
Momenteel wordt de hele Zettelkasten van Luhmann gedigitaliseerd en is deze te bekijken via het Niklas Luhmann Archiv. Alle notities worden ingescand en alle notities worden weergegeven in digitale tekst. Alle titels waar je een vinkje achter ziet staan zijn inmiddels volledig gedigitaliseerd. Voor andere notities is een schatting afgegeven wanneer ze worden gedigitaliseerd.
De kracht zit in de structuur
Cruciaal voor het papieren systeem is de flexibele nummeringsstructuur die Luhmann had bedacht. Door elk kaartje een eigen nummer te geven kon hij vanaf het ene kaartje naar het andere verwijzen en dus van het ene naar het andere onderwerp.
Om notities te linken in een digitaal systeem is het niet nodig om ze te nummeren. Toch is het wel interessant om een nummer toe te voegen. Sommigen gebruiken een combinatie van datum en tijd waarop een notitie is aangemaakt, dus 20240622151000 voor een kaartje die op 22 juni 2024 om precies 15:10 is aangemaakt. Zo krijg je een mooi inzicht in de volgorde waarin de notities zijn ontstaan.
Het nummeringssysteem dat Niklas Luhmann gebruikte voor zijn fysieke notities lijkt nog iets meer op te leveren. Luhmann zelf noemde het zijn ‘communicatiepartner’, omdat hij zijn systeem ervaarde als een zelfstandige entiteit waarvan hij zelf van tevoren niet precies wist welke informatie naar voren zou komen. Dat gebeurt als je zoveel notities verzamelt dat je op een gegeven moment niet meer precies weet wat er allemaal in je systeem zit. De volgorde waarin die notities staan en hoe ze naar elkaar verwijzen is dan bepalend voor wat je ‘ontdekt’ als je naar een bepaald onderwerp gaat zoeken.
De nummering van Luhmann werkte als volgt: hij plaatste een nieuwe notitie direct achter de bestaande notitie waar de nieuwe notitie het beste bij paste. Als de bestaande notitie nummer 30,1 had, dan kreeg de nieuwe notitie nummer 30,2. Als notitie 30,2 al bestond kreeg de nieuwe notitie nummer 30,1a. En als hij op een gegeven moment een notitie onder 30/1a wilde toevoegen en 30,1b bestond al, dan kreeg de notitie nummer 30,1a1. Zo creëerde hij telkens een nieuw ‘subniveau’ door afwisselend een cijfer of een letter toe te voegen, zodat je bijvoorbeeld de code 30,1a15c4 krijgt. Op het kaartje van het ‘hoofdnummer’ 30 maakte hij een index van de belangrijkste kaartjes onder dat nummer. Soms maakte hij ook extra indexkaartjes aan: 30(1) , 30(2) , etc.
Pas als je voorbeelden bekijkt van Luhmann’s notitiestructuur krijg je een idee van wat dit betekent. Je ziet hoe de begrippen en gedachten elkaar opvolgen. In de afbeelding hieronder worden trouwens alleen de ingangen opgesomd waar de meeste kaartjes achter zaten (zie het nummer tussen blokhaken erachter), vandaar dat er ‘gaten’ zitten in de nummering. Toch krijg je ook zo wel een aardig beeld van de structuur. Online kun je zelf door alle tussenliggende kaartjes klikken.
Ondanks de nummering is het een hele flexibele structuur waarin je altijd notities kunt blijven tussenvoegen. Toch zou je kunnen denken dat je zo’n structuur ook zonder nummers kunt maken. Het zou dan veel gemakkelijker zijn om een notitie van plaats te veranderen, omdat er geen nummer veranderd hoeft te worden. Het is echter onwaarschijnlijk dat de notities die in de structuur ‘onder’ een notitie hangen die je wilt verplaatsen ook zomaar op de nieuwe plek in de structuur zullen passen. Omdat ze ook gerelateerd zijn aan andere bovenliggende notities die niet mee-verplaatsen.
Wat overigens opvalt is dat de bibliografische notities helemaal geen nummer hadden (je ziet geen nummers op de kaartjes). Ik dacht eerst dat dat niet nodig was omdat je deze altijd alfabetisch kunt bewaren en je naar een bibliografische notitie kunt verwijzen via de achternaam en het jaartal. De bibliografische notities bleken echter helemaal niet in alfabetische volgorde te staan.
Geen top-down structuur, maar bottom-up
Als je oppervlakkig kijkt naar de nummering van de ‘permanent notes’, dan lijkt het alsof alles onder een aantal grote hoofdonderwerpen is ingedeeld. Zo begon ik ook met mijn eigen eerste indeling: ICT, Kunst, Self Development, Professionele ontwikkeling , Fitness & Health, Educational Technology, Human Resource Development, Schrijven, Wetenschap, Maatschappij, Productiviteit, Persoonlijk Kennismanagement, etc. Voor mij zijn het allemaal grote onderwerpen waar ik in de loop der tijd (wel in deze volgorde) behoorlijk intensief mee bezig ben geweest. In totaal zijn het er tot nu toe 15.
Echter, als je beter naar de lijst van Luhmann kijkt dan zie je dat er wel héél veel ‘hoofdonderwerpen’ in staan. In de eerste Zettelkasten staan er meer dan 100 en in de tweede Zettelkasten zijn het er meer dan 70 (ze zijn daar anders genummerd). Het blijkt dus ook dat de hoofdonderwerpen die hij gebruikte lang niet zo overkoepelend zijn als ik in eerste instantie dacht. Zijn structuur van hoofdonderwerpen was veel gedetailleerder dan ik tot nu toe had gedacht. Hij begon in zijn structuur eigenlijk al vrij snel met een nieuw onderwerp op het hoofdniveau. Ik vraag me wel af of het zo handig is om zo veel verschillende hoofdonderwerpen te hebben, omdat veel van die onderwerpen ook weer aan elkaar gerelateerd zijn terwijl ze in zijn structuur niet per se bij elkaar kwamen te staan.
Ik vraag me af of deze onderwerpen overeenkomen met mijn eigen ‘subonderwerpen’. Qua aantal komt Zettelkasten I overeen met het aantal subonderwerpen dat ik zelf in mijn structuur heb: 102. Echter, als ik die in de volgorde ga zetten waarin ze zijn ontstaan, dan komen notities van bijvoorbeeld Educational Technology, Productiviteit en Persoonlijk Kennismanagement veel meer door elkaar te staan. Ergens ben ik daar wel nieuwsgierig naar, maar aan de andere kant vraag ik me ook af hoe je dan het overzicht houdt over welke notities je al hebt en waar je nieuwe notities het beste kunt tussenvoegen?
Waar begin ik?
Als ik zo’n structuur zou willen opbouwen op basis van alle 14.000 notities die ik sinds 2008 heb opgeslagen in Evernote en de notities die ik sinds 2020 voornamelijk in Roam Research en Obsidian heb opgeslagen, dan zou ik deze stuk voor stuk moeten doorlezen en mijn inzichten eruit destilleren. Natuurlijk zullen daar ook veel dubbelen tussen zitten: onderwerpen waar ik telkens weer in duik, ondanks dat ik ze eerder al eens heb uitgezocht, maar omdat ik nooit duidelijke notities heb gemaakt van mijn kennis over die onderwerpen en die verwerkt heb in een systeem zoals de Zettelkasten, komt het onderwerp vaak na een jaar nóg eens voorbij, en een jaar later nóg eens. En zo heb ik dus vaak het gevoel dat ik in kringetjes ronddraai. Alleen al om dát probleem op te lossen, zou misschien best wel het vele extra werk waard zijn om al die notities nog eens door te spitten. Toch vermoed ik ook dat veel ‘oude’ onderwerpen me nu veel minder interesseren, waardoor ik op een gegeven moment geen motivatie meer heb om verder te gaan met het nalopen van een onderwerp. En omdat de volgorde waarin ik de structuur opbouw belangrijk is kan ik er niet kriskras doorheen gaan op basis van welk onderwerp mij op welk moment interesseert.
Of is die oorspronkelijke volgorde toch niet zo belangrijk als ik nu denk? Voor mijn gevoel heb ik de oorspronkelijke structuur nodig omdat ik terug wil kunnen zien hoe mijn kennis en inzichten zich in de loop van de tijd hebben ontwikkeld. Als ik nu zomaar zou beginnen met wat me nu interesseert voelt het alsof er een basis ontbreekt.
Een andere optie is dat ik een structuur opbouw waarin ik wel naar mijn oude notities kijk, maar alleen de notities meeneem die ik op dit moment nog interessant vind. Dat is de snelste weg naar een complete structuur zoals Luhmann die ook had, maar het houdt geen rekening met reeds bestaande kennis. Tussen die twee ideeën word ik telkens heen en weer geslingerd.
Ik heb nu een soort middenweg ontwikkeld op basis van de ‘interest index’ die ik in 2019 al eens heb gemaakt. De term interest-index is afkomstig van de tool ‘interest-index binder’ die Barbara Sher in haar boek ‘Refuse to Choose‘ aanraadde voor mensen die zich wel met veel verschillende maar wel telkens terugkerende thema’s bezighouden. Een interest-index binder is een ‘multomap’ met daarin minimaal één blad per onderwerp/interesse dat je erbij kunt pakken op het moment dat je met die interesse aan de slag gaat. Voorin de map zit een index van alle onderwerpen in de map en dat is wat ik de interest-index noem. Nu ik het beschrijf merk ik dat het me ook doet denken aan de Topic Journals van Derek Sivers.
De interest-index die ik zelf heb ontwikkeld is een lijst van alle onderwerp-labels die ik ooit in Evernote heb gebruikt. Door mijn notities in Evernote te sorteren op aanmaakdatum en deze allemaal langs te lopen van oud naar nieuw, zag ik in welke volgorde welke labels voor het eerst gebruikt werden. Telkens als een label voor het eerst gebruikt werd voegde ik het label toe aan een lijst en zette ik erbij in welk jaar en welke maand dat was.
Ik gebruikte ‘geneste labels’ in Evernote, dus een onderwerp-label had sublabels en sub-sublabels (zie onderstaande afbeelding). Dat zie je ook terug in de interest-index hierboven: bij elk label dat ik toevoegde aan de lijst noteerde ik ook het hoofdonderwerp en de hoger liggende subonderwerpen.
Voor mijn eigen Zettelkasten-systeem heb ik de volgorde aangehouden van de interest-index die ontstond op basis van mijn Evernotelabels en -notiities, en heb ik deze aan de voorkant aangevuld met de onderwerpen van de bookmarks die ik sinds het begin van mijn studie (1996) verzameld heb.
Daarbij heb ik er wel voor gekozen om een aantal ‘grote hoofdonderwerpen’ te definiëren (zoals eerder aangegeven), zodat ik mijn notities gemakkelijk via die hoofdonderwerpen terug kan vinden.
Ik heb er veel zin in om deze structuur te gaan vullen, want bij het opzetten ervan merkte ik al dat ik eigenlijk over elk onderwerp in de structuur wel iets kan vertellen. Dit zijn ‘mijn’ onderwerpen en nu heb ik eindelijk een structuur waarin alles een plek kan krijgen. En bij het uitwerken van de onderwerpen kan ik ook mijn notities in Evernote erbij pakken en zelf onderwerpen tussenvoegen als ik dat nodig vind. Bovendien kan ik nu, doordat er al een basisstructuur staat, wél zelf bepalen wanneer ik met welk onderwerp bezig ga.
