PKM staat voor persoonlijk kennismanagement. Een onderwerp dat me al zo’n 10 jaar bezighoudt, en waar ik op dit blog al wel vaker over heb geschreven. Ik was echter nog nooit ‘live’ mensen tegengekomen die dit ook interessant vinden, laat staan een hele groep mensen met wie je twee dagen lang hierover kunt praten. Tot 22 en 23 maart van dit jaar. Toen was in Utrecht de eerste Europese PKM Summit. Dat is al even geleden, maar ik wilde er toch nog een blog over schrijven.
Ik zag het volgens mij in december of januari ergens voorbijkomen in een mail van Martijn Aslander – één van de organisatoren van de summit – en toen ik zag wie er allemaal zouden komen wist ik: daar wil ik naar toe! Ik heb mezelf toen nog gedwongen om er een paar weken over na te denken, maar ik bleef maar ‘stuiteren’ bij het idee om twee dagen lang bij allemaal anderen te zijn die dit interessant vinden. Ik kon verder ook niet eens bedenken wat ik ervan op wilde steken of welke problemen ik wilde tackelen voor mijn eigen systeem; ik wilde gewoon de mensen ontmoeten.
Programma met open spaces
Er was een indrukwekkend programma opgesteld met allerlei sprekers die ik al langere tijd volg of waar ik wel eens dingen van gelezen heb, zoals Tiago Forte (online), Nick Milo (live!), Harold Jarche (online), Nicole van der Hoeven (live), Zsolt Viczián (live), Anne-Laure LeCunff (online), Arjan Broere, Marieke van Vliet, Ernst-Jan Pfauth, Chris Aldrich, Ton Zijlstra en natuurlijk Martijn Aslander zelf.
Maar het werd nog veel mooier, want er waren ook nog open plekken in het programma waarvoor mensen zichzelf mochten aanmelden als ze ook graag iets wilden delen. Diverse deelnemers maakten daar ook daadwerkelijk gebruik van met mooie eigen bijdragen, en werden er ook spontane combinaties gemaakt van bekende sprekers, zoals Nick Milo met Zsolt Viczián, en Zsolt Viczián met Nicole van der Hoeven.
Naast de bekendere sprekers waren er ook een aantal bij die voor mij nog nieuw waren, zoals Beth McClelland, John Dhaeseleer, Christian Vanhenten en Dr. Stefan T. Siegel & David Lohner.
Grote verrassing!
In de loop van de vrijdagochtend verscheen ook ineens David Allen (bedenker van de methode Getting Things Done) op het programma met een online sessie. Ik maakte nog een grapje tegen iemand: “Goh, hij zou best langs kunnen komen hier, want hij woont tegenwoordig in Amsterdam…” Maar het stond dus gepland als een online sessie. En nog tot vlak voor de sessie twijfelde ik of ik er naar toe zou gaan, want zijn verhaal ken ik. Ik heb al zoveel materiaal van hem gelezen, bekeken en beluisterd en het zou gaan over GTD voor teams, waar niet mijn focus ligt. En er waren op dat moment ook andere interessante sessies. Maar iets trok mij toch naar de online sessie. Het leek me namelijk ook wel mooi om hem ‘live’ online te kunnen zien, net zoals ik ook bij de online sessie van Harold Jarche was geweest, omdat het zíjn werk was dat mij in 2014 op het spoor heeft gebracht van persoonlijk kennismanagement.
En toen gebeurde het. Terwijl ik met de anderen zat te wachten in de ‘Global Room’ tot de online sessie met David Allen zou beginnen, zag ik hem opeens midden door de ruimte van achter naar voren lopen. Ik keek hem dus op de rug, maar wist direct wie ik zag. “Wow, dat is hem! Hij is gewoon hier!” Ik kon mijn ogen niet geloven. En ook tijdens de sessie dacht ik een aantal keer: “Ik kan niet geloven dat ik hier nu zit… Ben ik hier echt?”
Ondanks die verbazing is het me ook nog gelukt om hem een vraag te stellen toen daar de gelegenheid toe was, namelijk of hij bij GTD voor teams ook (net zoals bij GTD) een soort stappenplan had ontdekt dat werkt om een heel team aan de slag te krijgen met de methode. Dat bleek helaas niet het geval te zijn. Het boek dat hij binnenkort gaat uitbrengen bevat blijkbaar allerlei best practices die je hiervoor kunt toepassen. Geen stappenplan dus, maar ik was wel blij dat ik vraag had kunnen stellen, want meestal lukt het me in zo’n situatie al niet om een vraag te bedenken, laat staan om er op een goed moment tussen te komen om de vraag te stellen.
Na de sessie kon ik natuurlijk ook niet de kans voorbij laten gaan om te vragen of ik met hem op de foto kon. Helaas heb ik er niet aan gedacht om iemand anders de foto te laten maken, dus het is een ‘selfie’ geworden.
Maar David Allen heeft eigenlijk toch niets met persoonlijk kennismanagement te maken?
Dat klopt. Getting Things Done gaat veel meer over het beheren van je taken en agenda om je aandacht te focussen op de dingen waarvan je belangrijk vindt dat ze gedaan worden. Notities (referentiemateriaal) zijn daar wel een onderdeel van, maar David Allen stelt gewoon voor om ze per onderwerp op te slaan in alfabetisch gesorteerde mappen. Als je echter je notities niet alleen als referentiemateriaal wilt opslaan, maar er ook echt kennis en inzichten uit wilt halen, dan kom je op het spoor van kennismanagement en persoonlijk kennismanagement.
Zelf legde ik deze link voor het eerst in 2014 door een paper van Harold Jarche die mij liet zien dat kennismanagement niet op organisatieniveau begint, maar bij de personen die er werken. Het jaar daarna las ik het werk van Tiago Forte die de ‘PARA-methode‘ voorstelde voor het ordenen van je notities en vervolgens ook ‘Progressive summarization‘ en ‘intermediate packets‘ als manieren om respectievelijk de belangrijkste stukken van je notities te kunnen identificeren en hergebruiken. En zo komen we dus bij het persoonlijk kennismanagement waar het op deze Summit over ging: het beheren van je eigen notities en het leggen van relaties tussen notities die zorgen voor nieuwe inzichten die je vervolgens weer met anderen deelt en waarop je feedback ontvangt.
En zo zijn er vele anderen die via de GTD-methode van David Allen bij persoonlijk kennismanagement zijn uitgekomen. Dat heeft de organisatie van de Summit heel goed beseft. Dit is ook zijn publiek en ze waren net als ik bijzonder aangenaam verrast dat hij live aanwezig was.
De andere sessies
Bij persoonlijk kennismanagement gaat het veel over ‘het systeem’ dat je gebruikt. En hoewel een belangrijk voorbeeld van zo’n systeem (de Zettelkasten van Niklas Luhmann) een papieren systeem was, wordt er nu vrijwel alleen nog maar naar digitale systemen gekeken omdat dat veel beter doorzoekbaar is en je alles gemakkelijker aan elkaar kunt linken.
De informatie die online gedeeld wordt over PKM gaat daarom vaak over de digitale tools waarmee je zo’n systeem kunt bouwen, zoals Notion, Logseq, Roam Research, Evernote en vooral Obsidian, en de wijze waarop je die tools kunt inrichten en gebruiken. De sessies op de summit gingen niet alleen over systemen, maar ook over het in de praktijk brengen van effectieve gewoonten voor persoonlijk kennismanagement. Ik heb zoveel mogelijk sessies bijgewoond waarvan ik verwachtte nieuwe inzichten te horen op dat gebied. Ook ben ik naar een aantal sessies geweest omdat ik de spreker gewoon een keer live (of ‘live’ online) wilde horen.
Marieke van Vliet gaf bouwstenen om een eigen ‘breinpaleis’ te maken en tips over hoe je niet je aandacht verliest in alle afleidingen van tegenwoordig. Bijvoorbeeld door een meer strikt gebruik van je devices, door niet te lezen op je smartphone, maar die vooral te gebruiken voor communicatie en je iPad gebruiken om te lezen. Zo help je je brein bij het focussen op de juiste taak.
Zowel Nicole van der Hoeven als Beth McClelland spraken over de impact van zelf publiceren op een blog of via YouTube, wat mij ook weer nieuwe inspiratie gaf om weer blogs te gaan schrijven. Ook vroeg Beth McClelland o.a. naar bijzondere dingen die we in ons eigen PKM-systeem hadden. Eén van de deelnemers die reageerden, vertelde dat hij een lijst met ‘blames’ had gemaakt met de daarbij behorende onderliggende behoefte van de ander (partner, collega). Zo werd hij steeds beter in het herkennen van de onderliggende behoefte van de ander, als die hem ergens van ‘beschuldigde’.
John Dhaeseleer haalde in zijn verhaal over het maken van Daily notes ook de term ‘permissie’ aan, in relatie tot je waarom (je motivatie) en je kennis (wát je kunt doen). Naast motivatie en kennis, heb je namelijk ook ‘permissie’ nodig om iets te kunnen doen op de manier zoals jij het wilt doen. Ook sprak hij over het doen van experimenten: dingen uitproberen. “En bij experimenten hoort een hypothese.” Tja, daar wordt het uitproberen dan ineens een stuk gestructureerder van. Dat zou best wel eens nuttig kunnen zijn voor mij, omdat ik vaak het gevoel heb dat ik van alles probeer, maar in kringetjes rond blijf draaien.
De sessie van Christian Vanhenten was een pittige start van de zaterdagochtend. Hij had een heel interessant maar ook wel complex verhaal over hoe we bij PKM eerst leren over de tools, dan over de methode, maar dat er nauwelijks aandacht is voor de dingen die ons het meest tegenhouden om ons systeem echt goed te gebruiken: onze ‘limiting beliefs’. De dingen die we onszelf vertellen waardoor we blijven doen wat we doen en geen nieuwe dingen proberen. Ook sprak hij over het zetten van ‘intenties’, bijvoorbeeld in een boekwinkel op zoek gaan naar één boek – in plaats van ‘kijken wat er allemaal is’ – en daarbij je ’12 favoriete problemen’ in het achterhoofd houden. Een goede strategie tegen ‘information overload’.
Tegelijkertijd was er een discussie van Dr. Stefan T. Siegel en David Lohner over ‘Debunking Myths about Knowledge Management’ die ik dus helaas heb moeten missen, net zoals de presentatie die ditzelfde duo op vrijdag over dit onderwerp hield. Die heb ik ook laten schieten, want ik vond dat ik bij de (online) sessie van Harold Jarche moest zijn, omdat het voor mij allemaal bij hem is begonnen. Jarche vertelde over de twintig jaar dat hij al bezig is met PKM.
(beeld afkomstig uit een video-opname die gedeeld is met de community; zelf zit ik links vooraan)
Aan het eind van de middag was er nóg een sessie over de geschiedenis van persoonlijk kennismanagement, waarin Chris Aldrich heel mooi liet zien hoe PKM, en het bijhouden van een ‘commonplace book’ (waarin je notities bewaart van gebeurtenissen, quotes, etc) al heeeeeel lang bestaat. Ton Zijlstra voegde daar nog heel mooi aan toe dat het feit dat niet alleen bekende figuren uit de geschiedenis, maar ook hele ‘gewone’ mensen dit deden, een belangrijke invloed heeft gehad op onze ontwikkeling, omdat ook zij zo hun inzichten en ervaringen met anderen deelden.
Nick Milo & Zsolt Viczián gaven de sessie ‘Exploring Productivity and Sense-Making in PKM: A Visual Comparison’ waarbij we met een ‘double bubble map’ een vergelijking maakten (overeenkomsten in het midden en verschillen aan de buitenkanten) van productiviteit en sense making (betekenis geven aan de informatie die je tot je neemt). Daarbij miste ik nog wel de functie van zo’n double bubble map (of misschien had ik het niet gehoord). Ik merkte namelijk dat het wel handig was geweest om de begrippen eerst te definiëren, voordat we overeenkomsten en verschillen gingen benoemen, maar aan de andere kant is zo’n double bubble map dan ook weer een mooi begin om te kijken welke verschillende opvattingen er bestaan van de twee begrippen die worden vergeleken.
(beeld afkomstig uit een video-opname die gedeeld is met de community)
(beeld afkomstig uit een video-opname die gedeeld is met de community)
Ik was ook bij de sessie van Jurrien Mammen over het gebruik van AI bij persoonlijk kennismanagement. Hij liet een aantal prompts zien (opdrachten aan generatieve AI-tools) en de bijbehorende output, bijvoorbeeld om een boek te analyseren volgens de methode van ‘How to read a book’, of om een coachgesprek te voeren over zijn eigen ‘limiting beliefs’.
En tot slot was er een sessie waarin Martijn Aslander liet zien hoe zijn geschiedenis met PKM eruit ziet. Dat hij altijd overal documenten had liggen en dat hij die op een gegeven moment allemaal in Miro zette om ze meer visueel te ordenen. Daarnaast maakt hij notities in Drafts en gebruikt hij Hazel om die notities automatisch naar de juiste plek in zijn systeem in Obsidian te verplaatsen. Ook liet hij zien hoe hij een eigen fysiek notitieboek heeft gemaakt voor zijn daily notes waarin hij ook allerlei persoonlijke statistieken bijhoudt. Dat laatste lijkt mij onhandig omdat je ze regelmatig moet digitaliseren omdat je ze anders niet kunt doorzoeken of dwarsdoorsnedes kunt maken op basis van de data, maar voor hem werkt het blijkbaar prima. Het is altijd leuk om verschillende oplossingen te zien.
En nu: online verder in de community, sessies terugkijken en podcasts luisteren
Het was geweldig om twee dagen lang met mensen samen te zijn die zich ook heel graag bezighouden met dit onderwerp. Je kunt er gewoon eens over spreken met anderen zonder dat je eerst van alles uit hoeft te leggen. Of je weet in elk geval dat datgene wat je uitlegt niet met een glazige blik van onbegrip wordt ontvangen, maar met nieuwsgierigheid en nieuwe vragen die je nog weer een stap verder kunnen brengen.
Het enige dat ik jammer vind is dat ik niet veel systemen van anderen heb gezien. Ik had mijn laptop meegenomen, maar die heb ik voornamelijk gebruikt om notities te maken tijdens de sessies. Niet om samen met anderen naar mijn of hun systemen te kijken. Dat wil ik de volgende keer graag wat bewuster gaan doen, in plaats van elk uur naar een sessie te gaan.
En nu is het wachten tot de editie van volgend jaar (waarvoor ik me direct weer heb opgegeven). Ondertussen gaan we online verder in de community-omgeving. Rondom de summit waren er al redelijk veel berichten in die omgeving en na de summit zakte dat natuurlijk wel wat weg, maar er wordt toch nog regelmatig wel iets geplaatst. Ook is er maandelijks een online ‘PKM Campfire’-sessie waarbij je nog eens in gesprek kunt gaan met één van de sprekers die bij de summit aanwezig waren of anderen die ook hierover publiceren. De eerste sessie met Beth McClelland was erg leuk en voelde weer net zoals tijdens de summit. De volgende is met Marie Poulin. Ook is er de podcast Digital Fitness (de organisatie van de summit) waar je je op kunt abonneren.
In de community-omgeving zijn ook video’s gepost van een aantal sessies die ik nog niet heb gezien, dus ik heb de eerste tijd nog van alles in te halen. Maar het belangrijkste is natuurlijk om aan mijn eigen systeem te werken en hopelijk hier ook weer vaker nieuwe blogs te schrijven.
