Ik werk nu bijna 13 jaar met Evernote en ik heb er inmiddels meer dan 12.500 notities in verzameld. Meer trouwens, want ik heb er in die jaren ook bijna 4.000 weggegooid. Dat moeten er echter nog veel meer worden. Het is tijd voor een echt grote schoonmaak.
Dat heb ik in al die jaren namelijk nooit echt gedaan. Ik heb vooral heel veel notities verzameld. Evernote maakt dat ook heel gemakkelijk. Bijvoorbeeld met behulp van de webclipper, waarmee je in twee klikken een perfecte weergave van een artikel kunt opslaan in Evernote. Maar ook doordat je snel een nieuwe notitie aanmaakt waarin je maar een paar woorden typt om een idee op te slaan dat je bedacht, gehoord of gelezen hebt.
Notities die je in Evernote typt worden vrijwel direct opgeslagen en gesynchroniseerd met de online versie van je notities, en daardoor voelt Evernote voor mij altijd heel betrouwbaar. Bovendien, hoe meer notities je in Evernote gaat bewaren, hoe meer je de kracht van deze app gaat zien.
Een tijd geleden zag ik echter dat een andere enthousiaste Evernote-gebruiker zijn notities had teruggebracht van 5000 naar minder dan 800. Hierdoor zag hij vrijwel alleen nog maar relevante notities als hij iets zocht. En dat is wel mijn grootste struikelblok op dit moment: hoe goed de zoekfunctie van Evernote ook is en hoe goed ik ook omga met het labelen van mijn notities; het gebeurt steeds vaker dat ik te veel artikelen over een onderwerp te zien krijg. Aan de ene kant is het geweldig om zo’n grote eigen ‘bibliotheek’ van interessante artikelen te hebben, maar ik merkte dat het me steeds vaker dwarszat bij het terugvinden van informatie.
Dat ligt natuurlijk niet aan Evernote, maar komt doordat ik er te veel ‘ingooi’ en vervolgens nooit meer deze notities naloop om te bepalen of ze nog steeds van waarde zijn.
Ook heb ik nog een aantal workflows die niet lekker lopen, zoals het verzamelen van blogideeën en inzichten uit artikelen, boeken, podcasts en video’s en het gemakkelijk toegankelijk maken van notities die ik regelmatig raadpleeg, zoals huisstijlkleuren, links die ik veel gebruik en een overzichten van online cursussen en discussiefora die ik volg.
En dan nog mijn projectnotities. Die waren een behoorlijke chaos geworden. Projecten in mijn taakmanager Todoist die geen notitie hadden in Evernote en andersom. Projecten die in Evernote wel een projectnotitie hadden, maar geen label om alle notities van dat project bij elkaar te vinden. En labels voor projecten waarvoor nog geen projectnotitie was en die mogelijk ook nog geen project hadden in Todoist. Bovendien vroeg ik me af of sommige projecten wel projecten waren, of eigenlijk meer doelen die ik door middel van verschillende projecten wilde halen. Kortom, een grote chaos die vrij nauwgezet moest worden uitgezocht en vooral uiteengerafeld.
Inmiddels heb ik een hele waslijst van acties die moeten gebeuren, maar de grootste klus is natuurlijk het langslopen van al mijn oude notities.
Aanpak bij het beoordelen van oude notities
Mijn strategie voor het nalopen van mijn oude notities is als volgt:
Ik klik op ‘Alle notities’ en sorteer deze op de datum ‘Bijgewerkt op’. De notities die ik het langst niet heb ‘aangeraakt’ komen dan bovenaan te staan. Als ik deze wil bewaren verander ik er een klein beetje aan door bijvoorbeeld een spatie toe te voegen of ik maak echt een paar verbeteringen in bijvoorbeeld de titel, subkoppen of in de verdere opmaak van de notitie. Ook kijk ik welke labels eraan hangen en in wel notitieboek de notitie staat. Door de aanpassingen in de notitie wordt de datum ‘Bijgewerkt op’ gewijzigd in de datum van vandaag en komt de notitie automatisch onderaan in de lijst te staan. Daarna kan ik verder met de volgende notitie die bovenaan staat. En dat moet dus voor ongeveer 12.500 notities gebeuren…
Geen Soms plaats voor nostalgie
Dat is trouwens wel bijzonder om te doen. Je komt zo allerlei oude notities tegen en soms is het best lastig om notities weg te gooien die er niet meer toe doen. Notities waarvoor geen enkele reden meer is om ze te bewaren, behalve een nostalgische. Heel soms gaat er daarom iets naar het archief, maar ik probeer er natuurlijk zoveel mogelijk weg te gooien.
Notities samenvoegen
Gelukkig heeft Evernote ook een handige functie om notities samen te voegen. Deze vind je terug in het menu Notities, maar ziet deze ook onderaan het scherm zodra je meerdere notities hebt geselecteerd:
Zo heb ik bijvoorbeeld heel wat vacatures die ik ooit heb gevonden, per jaar gebundeld. Hoewel de vacatures zelf niet meer relevant zijn kunnen ze nog steeds ideeën geven voor mijn loopbaan, mocht dat toch nog een keer nodig zijn.
Beter labelen
Ook wil ik de labels van mijn notities nalopen. Die labels zijn in de afgelopen jaren natuurlijk wel eens veranderd. Ik probeer die wijzigingen dan altijd wel zo goed mogelijk door te voeren in mijn bestaande notities, maar ongetwijfeld zal ik er daar ook wel eens wat over het hoofd hebben gezien. Dus het is ook de moeite waard om nog eens kritisch naar de labels van elke notitie te kijken.
Volgorde van interesse in onderwerpen
Wat ook interessant is om te zien, is de volgorde waarin ik geïnteresseerd ben geraakt in bepaalde onderwerpen. Dat is te achterhalen door mijn notities te sorteren op de volgorde waarin ze zijn aangemaakt. Voordat ik notities weggooi, leg ik vast vanaf wanneer ik welk label ben gaan gebruiken. Natuurlijk klopt dat niet 100%, omdat ik labels ook wel eens heb hernoemd, maar toch verwacht ik dat het een heel aardig beeld zal geven. En het zou ook kunnen helpen met het in kaart brengen en structureren van mijn kennis en inzichten met betrekking tot die onderwerpen.
Projectnotities-chaos
Wat helemaal een bijzondere ervaring opleverde was het herstructureren van mijn projectnotities. Zoals ik al aangaf was het een behoorlijke chaos geworden. Dat komt enerzijds doordat ik lange tijd heb gezocht naar een werkwijze die ik consequent kon volhouden, waarbij ik telkens twijfelde waar ik de taken moest laten die op dat moment nog niet konden worden uitgevoerd. Ik ben gewend om toekomstige taken van een project in mijn taakmanager Todoist te zetten zonder er een label aan te hangen. Dat levert echter wel allerlei ‘ruis’ op in Todoist doordat ik dan steeds taken zie die ik nog niet kan uitvoeren. Een andere optie is om deze taken in de projectnotitie in Evernote te laten staan en alleen de actieve taken (next actions) in Todoist te plaatsen. Voorlopig probeer ik het laatste en dat betekent dus dat ik de toekomstige taken moet overzetten van Todoist naar de projectnotitie in Evernote.
En daarmee kom ik op het andere probleem dat de chaos veroorzaakte, namelijk: welke notitie is nu precies dé projectnotitie? Als een project niet lekker loopt, begin ik namelijk heel vaak opnieuw met het maken van een lijstje van taken en ideeën. Ik probeer het dan vanuit een andere hoek te benaderen of ik probeer het op te schrijven zoals het op dát moment in mijn hoofd zit en ga van daaruit weer verder. Het gevolg is natuurlijk dat ik van sommige projecten wel drie of vier grote notities en een aantal kleinere had die eigelijk allemaal tot dezelfde uitkomst moesten leiden. Van sommige projecten was het een enorme puzzel om alle ideeën die ik al eens had genoteerd voor het project, samen te brengen tot één goede projectnotitie. Het was echt ongelooflijk op hoeveel manieren ik hetzelfde project had proberen te structureren en welke gedachtenkronkels ik daarbij had gemaakt.
Naast gestructureerde projectnotities heb ik nu ook een betere structuur voor de andere notities die bij projecten horen:
- Project notes: aantekeningen van overleggen, webinars, lessen, doorgewerkte stappenplannen, etc.
- Project deliverables: concepten en definitieve uitwerkingen van producten van het project.
- Project resources: artikelen met informatie die relevant is voor het project.
Elk van deze groepen heeft een eigen notitieboek en alle notities van hetzelfde project hebben in Evernote een label met de naam van het project. En zelfs die projectlabels heb ik dus allemaal moeten nalopen omdat deze labels niet synchroon liepen met mijn projecten in Todoist en mijn projectnotities in Evernote.
Stap voor stap
Vorig jaar heeft dit project ook nog enige tijd stilgelegen. Dat kwam doordat ik heb gekeken wat ik met Notion en RoamResearch wilde, twee andere notitie-apps waar ik zeker nog over zal schrijven. Pas toen ik dat wist (door er echt mee te gaan werken), kon ik bepalen wat ik in Evernote zou blijven doen en hoe ik Evernote dus wilde inrichten.
En dus komt er nu stap voor stap weer meer structuur in Evernote. Structuur die ik enerzijds heel erg nodig heb om overzicht te houden en waar ik anderzijds heel veel moeite mee heb om me eraan te houden. Daar kwam ik ook bij het schrijven van dit blog weer achter. Dit was namelijk één van de blogs die ik vorig jaar al heb geschreven, maar nog nooit had gepubliceerd (zie mijn vorige blog). En tijdens het aanvullen en herschrijven van dit blog las ik ineens dat ik daadwerkelijk al was begonnen met het weggooien van oude notities. Dat was ik dus helemaal vergeten. Ik dacht dat ik eerst mijn labels had nagelopen om in kaart te brengen in welke volgorde en vanaf wanneer ik in welke onderwerpen geïnteresseerd was geraakt, en dat ik nog moest beginnen met weggooien. Ja echt, zo’n chaoot ben ik dus. En daarom heb ik dus een goed werkende structuur nodig in Evernote, één actielijst per project, en zo veel mogelijk opgeschoonde notities en artikelen, want hoe minder afleiding, hoe beter. 🙈
