Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Je productiviteitssysteem bevat onder andere een agenda en een taakmanager. De agenda gebruik je voor je afspraken en de taakmanager gebruik je voor je taken. In digitale agenda’s kun je vaak schakelen tussen dag- week- en maandoverzichten, maar de volgorde waarin je afspraken gegroepeerd en gesorteerd zijn staat vast, namelijk op datum en tijd. Die volgorde bepaalt wat je als eerste doet.
Hoe zit dat eigenlijk met je taakmanager? In welke volgorde en in welke overzichten toont die eigenlijk jouw taken? En helpen die overzichten je ook daadwerkelijk om te bepalen waar je aan gaat werken?
Ik houd van taakmanagers waarmee je allerlei verschillende overzichten van je taken kunt maken op basis van eigenschappen die je bij die taken kunt selecteren, zoals labels, projecten, aandachtsgebieden, prioriteit, datum, tijd of energieniveau. Dit kan met taakmanagers zoals Todoist, Remember the Milk, Toodledo, Asana, Doit.im, 2Do en Omnifocus.
Nog mooier wordt het als je je taken niet alleen in lijsten onder elkaar kunt bekijken, maar ook naast elkaar in kolommen. Dat kon al in de taakmanager Asana en sinds dit jaar is dit ook mogelijk in Todoist. Bovendien heeft Todoist de afgelopen weken nog meer nieuwe sorterings- en groeperingsopties toegevoegd. Deze nieuwe functies geven je als gebruiker nóg meer mogelijkheden om de overzichten te maken die je nodig hebt om te bepalen aan welke taken je gaat werken.
Eerder schreef ik al blogs over hoe je verschillende overzichten kunt maken en hoe je taken kunt filteren op basis van tijd en energie.
Welke overzichten heb je nodig?
Leuk natuurlijk al die mogelijkheden, maar hoe bepaal je welke overzichten je nodig hebt? Dat ‘kwartje’ viel bij mij nog niet eens zo heel lang geleden. In een podcast of webinar hoorde ik David Allen zeggen “It’s all about creating the right maps.” Het gaat erom dat je díe overzichten hebt die jij nodig hebt om keuzes te maken of die aangeven wat er gedaan MOET worden. En die overzichten zijn voor iedereen anders. Denk na over hoe je werkt. Hoe ziet je dag eruit en wat heb je nodig om gedurende je dag te bepalen waar je aan werkt?
- Werk je per project een aantal taken achter elkaar af?
- Kun je zelf bepalen wanneer je waar aan werkt of ben je bij veel taken afhankelijk van de aanwezigheid van anderen, de plaats waar je je bevindt of van het gebruik van bepaalde software die niet altijd en/of vanaf iedere locatie beschikbaar is?
- Of vind je het gewoon fijn om je taken te bundelen per tool of applicatie, zoals je telefoontjes, emails, administratieve taken, excel, bijwerken van klantgegevens, etc?
- Of heb je een bepaald ritme van opeenvolgende werkzaamheden? Zoals direct na elk klantgesprek de notities uitwerken en volgende acties definiëren; elke ochtend om 11.00 uur je e-mail verwerken of je dagelijkse telefoontjes afwerken; ‘s ochtends je high energy taken en later op de middag de taken waarbij je minder gefocust hoeft te zijn? Of wissel je high en low energy taken juist graag af? Weet je eigenlijk wat je gemakkelijk afgaat en wat niet?
En wat heb je nodig om te bepalen wat je gaat doen als:
- Er ineens een afspraak uitvalt?
- Er nog een half uurtje over is voordat je volgende afspraak begint?
- Je bezig bent om je komende dag, week of maand te plannen?
Denk dus eens goed na in welke situatie je welke overzichten nodig hebt.
Niet alleen wat, maar ook hoe
Bij het maken van overzichten kan het zo zijn dat het voor jou niet alleen van belang is wat je ziet (welke taken) in je overzicht, maar ook hoe je overzichten eruit zien. Zie jij je taken graag in één lijst onder elkaar staan, of zie je ze liever in kolommen naast elkaar? En wat bepaalt de verdeling van de taken in de lijst of over de verschillende kolommen? Zijn dat aandachtsgebieden of projecten? Dagen (vandaag, morgen, deze week)? Prioriteit (1, 2, 3 of must, should, could)?
De laatste tijd heb ik veel met deze laatste groepering gewerkt. Ik heb een overzicht gemaakt met vier kolommen: Must, Should, Could en Waiting For. Ik vind het fijn om naast de taken die ik MOET doen, ook te zien wat ik verder nog wil of zou kunnen doen. Doordat ik kan afwisselen tussen de verschillende taken kan ik mijn energie beter verdelen. De ‘must’-taken prioriteer ik ook nog eens, zodat ik direct kan zien wat de belangrijkste ‘must do’-taak is.
Los het op met je eigen taakmanager
Ik heb dit overzicht gemaakt met de nieuwe board-view in Todoist. Dat betekende echter wel dat ik alle taken in één project moest zetten in Todoist, want alleen dan kun je de ‘board-view’ gebruiken. Dat gaat niet als je je taken van een specifiek label of filter bekijkt. Om de projectnaam wel te kunnen blijven zien heb ik deze verwerkt in de titel van de taak. Daarnaast vind ik het altijd wel fijn om te zien voor welke academie (lees: aandachtsgebied) de taak is, en welk soort werk het is, zoals onderzoeken, schrijven, reviewen of applicatie-inrichting. Daarvoor heb ik labels gebruikt.
Ik heb dus geprobeerd om een oplossing te vinden in mijn eigen favoriete taakmanager, Todoist. In een andere taakmanager, zoals bijvoorbeeld Asana, had ik wél de projectrelatie in stand kunnen houden. Daarin kan ik een taak aan meerdere projecten koppelen waardoor ik dezelfde taak de ene keer per project zou kunnen bekijken en de andere keer in een kolommenoverzicht. Toch besluit ik in zo’n geval niet om alles over te zetten naar Asana, maar ga ik op zoek naar een oplossing in Todoist, omdat bijvoorbeeld ook veel waarde hecht aan het gemak waarmee je taken in Todoist kunt toevoegen en organiseren. Als ik goed naga hoe ik werk, dan is dát heel belangrijk en is het helemaal niet zo relevant om in Todoist mijn taken per project te kunnen zien. Daar kan ik beter Evernote voor gebruiken.
Wat heb je echt nodig?
Ik werk vrijwel nooit achtereenvolgens aan meerdere taken van hetzelfde project. Meestal is het één taak die gedaan moet worden en daarna moet ik wachten op reactie, feedback of een volgende meeting voordat ik kan bepalen wat de volgende taken zijn die moeten gebeuren. En bij projecten waarbij ik veel taken zelf doe, zijn deze taken vaak opeenvolgend in plaats van parallel uitvoerbaar, en kan de eerstvolgende actie vaak pas worden bepaald nadat de vorige actie is gedaan. Taken die wel vooraf bedacht zijn voor een project kunnen in de projectnotitie in Evernote blijven staan totdat ze een eerstvolgende actie zijn, en gaan daarna pas naar Todoist.
Naast grotere projecten zijn er veel ‘lopende issues’ waarbij ik een advies heb gegeven op basis van een probleem dat zich heeft voorgedaan en waarbij alleen in het geval van een negatieve reactie een vervolgactie moet worden bedacht voor het issue. Bij een positieve reactie kan het issue direct worden afgerond. Dit zijn dus heel kortlopende projecten die soms niet eens een projectnotitie hebben.
Ook de context (tool, persoon of locatie) die nodig is om een taak uit te voeren, is voor mij nauwelijks van belang, aangezien alle werkzaamheden vanuit huis op mijn laptop kunnen worden gedaan. Toch vind ik het wel fijn om een context erbij te vermelden die aangeeft om welke soort werkzaamheden het gaat, zonder dat ik dat ook echt als filters gebruik.
Je zou dan nog kunnen kijken naar tijdsduur en energieniveau, maar dat vind ik te omslachtig om per taak bij te houden. Wel gebruik ik het label easy om snel te kunnen filteren op eenvoudige taken voor momenten dat ik minder gefocust ben.
Bij mij komt het onderscheid dus vooral aan op prioriteit en dat is precies wat ik in mijn overzicht heb verwerkt. Ik beoordeel die prioriteit alleen voor de eerstkomende week door taken op het overzicht Deze week te plaatsen en vervolgens ken ik dagelijks prioriteiten toe aan de must-taken. Gedurende de week kan ik daar ook direct taken aan toevoegen. Alle taken die dan nog niet relevant zijn, staan nog in een projectnotitie of onder een aandachtsgebied.
Als je ook gebruik wilt maken van prioriteitsaanduidingen, doe dit dan niet bij te veel taken, want ook prioriteiten moet je continu tegen elkaar afwegen en kunnen meerdere keren per week veranderen. Gebruik ze alleen als ze je helpen bij het maken van keuzes.
Houd het eenvoudig
Zorg ervoor dat je je taken eenvoudig kunt blijven organiseren. Dat je niet al te veel eigenschappen aan je taken hoeft toe te kennen om ze in de juiste overzichten te kunnen laten verschijnen. Bedenk dat je op een regenachtige zondagmiddag heel anders tegen je systeem aankijkt dan tijdens een drukke werkdag. En vooral tijdens die drukke werkdag moet je heel snel, soepel een eenvoudig met je systeem kunnen werken. Anders blijven je taken in je inboxen staan en ga je telkens weer vanuit je mailbox werken.
Herken je dat laatste? Dat is écht een belangrijk teken dat je achterliggende systeem nog niet op orde is, en dat het te lastig is om alles te organiseren. Aan de slag dus en bedenk welke overzichten jij op welk moment nodig hebt om te bepalen waar je aan gaat werken.
