Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Hoe zie jij jouw taken het liefst? In een lijst onder elkaar per project, onderverdeeld in subprojecten, of per dag, of per week? Of zie je ze misschien liever naast elkaar, gegroepeerd in kolommen? Of verschilt het en zie je je taken de ene keer misschien liever onder elkaar en de andere keer naast elkaar? Sinds kort kun je in Todoist beide overzichten gebruiken én kun je heel gemakkelijk switchen tussen die twee overzichten. Een geweldige aanvulling voor deze taakmanager!
De taakmanager Todoist is een van de weinige taakmanagers waar heel regelmatig nieuwe functies aan worden toegevoegd. De afgelopen tijd was het zelfs nauwelijks bij te houden. En het waren echt niet allemaal kleine aanpassingen:
- Sinds de nieuwste iOS-versie (14) kun je widgets op je home screens plaatsen. Hiervoor heeft Todoist dus een aantal nieuwe widgets voor iOS ontwikkeld, waaronder een widget die je taken toont en een widget waarmee je eenvoudig een nieuwe taak toevoegt. Ook zijn er nieuwe spraakopdrachten toegevoegd aan Siri.
- Er is een connector gemaakt voor Microsoft Teams waarmee je vanuit een chat of post in MS Teams direct een taak in Todoist kunt aanmaken met een link terug naar die chat of post. Zo kun je dus vanuit Todoist heel gemakkelijk de informatie terugvinden die bij de taak hoort. Dit is misschien een kleine update maar superhandig voor iedereen die worstelt met de vele berichten in Teams waar je nog iets mee moet doen.
- Het is mogelijk gemaakt om taken direct toe te wijzen aan een sectie van een project.
- En sinds vorige week is ook de langverwachte Kanban-view (‘Boards’) toegevoegd. Daarmee kun je je taken sorteren en naast elkaar weergeven in kolommen, in plaats van in een lange lijst onder elkaar. Je hebt het misschien wel eens gezien in Trello, Microsoft Planner of in Asana.
Wat is een ‘Kanbanbord’?
Een Kanbanbord is heel simpel gezegd een overzicht met een aantal kolommen met daarin verschillende kaartjes. Als je beter kijkt zie je dat deze kolommen een workflow visualiseren: de kaartjes doorlopen een aantal stappen, waarvan de eerste stap in de meest linker kolom staat en de laatste stap in de meest rechter kolom. Binnen een kolom worden de kaartjes dan op prioriteit of logische volgorde gesorteerd. Hieronder zie je een aantal voorbeelden:
Niet Kanban-toepassingen
Je kunt deze weergave in kolommen en kaartjes ook zo inrichten dat ze niet een workflow visualiseren, maar bijvoorbeeld een project met subprojecten. Je verplaatst de kaartjes dan niet van de ene naar de andere kolom, maar vinkt ze gewoon af zodra ze gedaan zijn.
Een ander voorbeeld is een weekplanning. De kaartjes beginnen in de linker kolom ‘Nog Plannen’ en worden van daaruit verplaatst naar vandaag, morgen, deze week of later. Als een taak gedaan is vink je deze af. Als een taak niet wordt uitgevoerd op de geplande dag, kun je deze natuurlijk ook nog weer verplaatsen naar een andere dag, maar de kaartjes ‘doorlopen’ vrijwel nooit alle kolommen van het bord.
Secties worden kolomnamen in Todoist
Toen een jaar geleden de update ‘Todoist Foundations‘ uitkwam was het duidelijk. Vanaf dat moment kon je secties aanmaken in een project en taken verdelen over deze secties. Voor degenen die ook de taakmanager Asana kennen was het onmiskenbaar dat dit de opmaat was naar de Kanbanborden die eerder al waren aangekondigd. De secties leken namelijk exact op de secties van de taakmanager Asana, en die secties in Asana vormen de kolommen als je een project als takenbord bekijkt. Hoe dit in Todoist gebeurt zie je in het korte filmpje aan het begin van dit artikel.
Kaartjes en kolommen verplaatsen
In de nieuwe boards-view kun je kaartjes heel gemakkelijk van de ene naar de andere kolom slepen:
Ook kun je de volgorde van de kolommen wijzigen door ze te verslepen:
Je kunt ook een kolom (sectie) verplaatsen naar een ander project:
Kolommen tussenvoegen en hernoemen
Als je met de muis tussen twee kolommen (secties) gaat staan, wordt automatisch de optie ‘Voeg sectie toe’ getoond:
Door daarop te klikken wordt er een kolom tussengevoegd waarvan je zelf de titel kunt invoeren. Als je van een bestaande kolom de naam aan wilt passen klik je op de naam van die kolom:
Andere aanpassingen
Natuurlijk betekent zo’n grote wijziging ook aanpassingen op andere plaatsen in de app, om ervoor te zorgen dat alles logisch blijft werken. Hieronder lees je welke dat zijn:
Taak direct toevoegen aan sectie van een project
Wat al heel lang mogelijk is, en wat ik ook één van de krachtigste functies vind in Todoist, is dat je bij het aanmaken van een taak direct in de taakomschrijving een label, plandatum, prioriteit en project kunt selecteren, gewoon door tekst te typen en sommige leestekens te gebruiken. Daardoor kun je supersnel nieuwe taken toevoegen die je door het toekennen van die kenmerken ook direct op de juiste plaats in je systeem zet.
Een paar weken geleden, al voordat de Todoist-borden uitkwamen, was er een update die het nu ook mogelijk maakt om taken direct aan de juiste sectie van een project toe te kennen.
Een project als een takenbord aanmaken
In de video aan het begin van dit artikel kon je het al zien: het maakt niet uit hoe je project is aangemaakt, je kunt altijd je project als een takenbord met kolommen bekijken. Toch heeft Todoist ook de mogelijkheid ingebouwd om direct bij het aanmaken van een nieuw project al te kiezen voor de takenbordweergave >>>
Navigatie inklappen om meer kolommen te zien
In Todoist staat standaard aan de linkerkant van het venster een navigatiemenu. Daarin vind je de links naar je Inbox, Vandaag, Aankomend, en links naar de projecten, labels en filters die je in Todoist hebt aangemaakt.
Door bovenaan in Todoist te klikken op het icoon van het navigatiemenu (de drie liggende strepen) wordt het navigatiemenu volledig ingeklapt, zodat er meer ruimte is voor de kolommen in de Boards-view.
Meer voorbeelden
Eerder in dit artikel liet ik al een aantal voorbeelden zien van manieren waarop je deze takenborden kunt gebruiken. Uiteraard heeft Todoist zelf ook een verzameling van voorbeelden gemaakt.
Trello was de eerste taakmanager met takenborden. Het is zelfs de enige manier waarop je taken aanmaakt in deze tool. Deze andere manier van werken, meer visueel, zorgde voor een enorme populariteit van de tool. Daardoor begonnen ook andere taakmanagers, zoals het eerder genoemde Asana, deze functionaliteit te ontwikkelen. En nu dus ook Todoist.
Ook Trello heeft een grote verzameling voorbeelden van het gebruik van takenborden. Niet alleen om taken overzichtelijk weer te geven, maar ook bijvoorbeeld om een smoelenboek te maken, een informatiebord voor nieuwe medewerkers (dit wordt ‘onboarding’ genoemd, het ‘aan boord komen’ van nieuwe medewerkers), maar ook verzamelingen van allerlei kennis over verschillende onderwerpen.
Ook Asana heeft diverse voorbeelden van het gebruik van borden.
Hoewel Trello het eerst was met borden, vind ik het vooral mooi dat je in Todoist (en ook in Asana) zelf kunt kiezen hoe je je taken weergeeft. In Asana wordt echter altijd eerst standaard de lijstweergave getoond, terwijl in Todoist de laatstgekozen instelling per project onthoudt.
Ik ben benieuwd wat jij van deze nieuwe takenborden vindt en hoe jij denkt dat je ze gaat gebruiken. Laat het hieronder weten door een reactie achter te laten.
