Notities verzamelen en organiseren in OneNote

Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.

Waar bewaar jij je notities? Gebruik je een papieren notitieboek, losse blaadjes, post-its? Of maak je voor elke bespreking aantekeningen in een worddocument? In plaats van met allemaal losse documenten te werken kun je ook gebruikmaken van een notitie-app. Deze zijn echt bedoeld voor het maken en organiseren van notities. Zelf ben ik groot fan van Evernote, wat ik al gebruik sinds 2008. Apple heeft Apple Notes de laatste jaren sterk verbeterd, maar ook Microsoft heeft met OneNote een heel mooi notitieprogramma dat gratis te gebruiken is.

Het feit dat OneNote niet mijn voorkeur heeft, wil niet zeggen dat het geen goede app is. Ik heb gemerkt dat een vooral een kwestie is van smaak. De ene persoon houdt meer van een tool zoals Evernote en de ander vindt OneNote echt fantastisch en absoluut een uitkomst voor het maken en organiseren van notities. Daarom wilde ik er toch graag een blog over schrijven, en vooral ook omdat het in veel organisaties gewoon beschikbaar is om te gebruiken.

OneNote is namelijk één van de Office-applicaties van Microsoft, net zoals Word, Powerpoint, Outlook en Excel. Je kunt OneNote los downloaden en inloggen met een gratis microsoft-account (bijvoorbeeld hotmail.com, msn.com, live.com, outlook.com), maar de kans is ook groot dat de organisatie waar je werkt gebruikmaakt van Microsoft 365 (voorheen Office 365) waardoor je van al deze Office-applicaties (en nog vele andere applicaties) gebruik kunt maken. Ook is OneNote inmiddels standaard aanwezig in Windows 10. Waarschijnlijk heb je het dus al of hoef je het alleen nog maar even te downloaden en installeren om ermee aan de slag te kunnen. Vraag dit na bij je IT-beheerder als je het niet direct kunt vinden.

Wat kun je met OneNote?

Zoals gezegd gebruik je OneNote om notities en aantekeningen te verzamelen en te structureren. Je hebt dan al je notities bij elkaar, in plaats van allerlei losse documenten die je op je harde schijf of in een cloudopslag (zoals Dropbox, GoogleDocs, iCloud, OneDrive of Sharepoint) bewaart. In OneNote ga je heel gemakkelijk van de ene naar de andere map, waardoor je snel kunt schakelen tussen bijvoorbeeld je klanten, projecten, teamvergaderingen, cursussen of thema’s die je onderzoekt.

Wat is de structuur van OneNote?

Notitieboeken

In OneNote worden notities verzameld in een notitieboek. Een notitieboek is een bestand (*.one) dat je kunt bewaren op je harde schijf of in één van de cloudapplicaties die ik hierboven al noemde. In de bovenstaande afbeelding zie je links bovenaan dat het notitieboek ‘My Notes’ is geopend.

Als je klikt op het geopende notitieboek kun je schakelen naar andere notitieboeken (zie de linker afbeelding hieronder). Zoals gezegd wordt elk notitieboek opgeslagen in een OneNote-bestand (*.one; zie de rechter afbeelding hieronder).

Secties en pagina’s

In een notitieboek kun je je notities structureren met behulp van Secties en Pagina’s. De secties zie je in de meest linker kolom. Je kunt secties ook groeperen in Sectiegroepen, zoals je hieronder ziet met Projecten en Reference. Voor beide sectiegroepen staat een pijltje en als je erop klikt zie je welke secties in de groep zitten.

Rechts naast de secties zie je de pagina’s van de geselecteerde sectie. Deze pagina’s bevatten je notities. Rechts naast de geselecteerde pagina zie je de inhoud van de pagina. Er zit geen einde aan zo’n pagina, zowel horizontaal als verticaal niet. Bepaal dus voor jezelf hoeveel informatie je op één pagina zet. Kijk daarbij naar wat je zelf overzichtelijk vindt.

In de bovenstaande structuur zie je ook de verschillende mogelijkheden die je hebt om notities te organiseren:

• Pagina per project: Dit zie je in de sectie ‘Diverse’. In die sectie zie je een pagina voor project C en een pagina voor project D. Voor kleinere projecten heb je meestal niet meer nodig dan dit.
• Sectie per project: Bij grotere projecten kun je een sectie per project aanmaken (zoals Project A en B), met bijvoorbeeld pagina’s voor Plannen, Meeting notes, Actielijsten, Resources, etc.
• Sectiegroep per project: Ook kun je een sectiegroep (zie Projecten en Reference) maken voor een project met daarin secties voor plannen, aantekeningen van vergaderingen of besprekingen, etc. of voor deel-/subprojecten.
• Notitieboek per project: Tot slot zou je voor een project ook helemaal een eigen notitieboek kunnen maken en kun je daarbinnen allerlei secties en sectiegroepen maken om overzicht te houden over alle onderdelen van het project.

Wat is de beste indeling?

Welke indeling je kiest is vooral afhankelijk van de hoeveelheid notities die je verwacht te maken over een onderwerp of project. Als het maar een paar pagina’s zijn dan kun je ze in één sectie van een notitieboek verzamelen. Bij tientallen pagina’s is het handig om een sectiegroep te maken en de pagina’s te verdelen over meerdere secties, en als je honderden pagina’s hebt over één onderwerp of project, dan kun je er beter een eigen notitieboek voor maken.

Om te bepalen voor welke onderwerpen je je notities in hetzelfde notitieboek wilt bewaren, kun je bedenken welke notities je tegelijk gebruikt. Je recepten gebruik je bijvoorbeeld niet als je aan het werk bent (ook niet als je vanuit huis werkt). De recepten kunnen dus in een apart notitieboek.

Pagina’s verplaatsen

Gelukkig hoef je niet direct de perfecte structuur op te zetten in OneNote. Je kunt pagina’s namelijk verplaatsen, zowel binnen een sectie, maar ook naar een andere sectie of zelfs naar een ander notitieboek.

Dit betekent dat je ook met een INBOX kunt werken. Een plaats waar je je notities aanmaakt en van waaruit je ze later verplaatst naar de juiste sectie of het juiste notitieboek.

Een pagina verplaatsen naar een andere sectie kan door de pagina naar die andere sectie te slepen. Het kan ook door met de rechter muisknop op de pagina te klikken en te kiezen voor ‘Pagina verplaatsen naar…’ . Op die manier kun je een pagina ook verplaatsen naar een ander notitieboek dat je geopend hebt. Deze zelfde functie kun je gebruiken via de sneltoetscombinatie Cmd+Shift+M (Mac) of Ctrl+Shift+M (Windows).

Wat kun je allemaal vastleggen in een notitie in OneNote?

In de onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van wat je zoal kunt vastleggen in een OneNote-notitie:

• De titel van de notitie (pagina) wordt ook de titel van de pagina in de lijst die er links naast staat. Als je de titel van de pagina wijzigt, verandert ook de titel in de lijst ernaast.
• Bij het aanmaken van een pagina wordt automatisch de datum en het tijdstip vastgelegd. Deze staan direct onder de titel.
• Een pluspunt van OneNote ten opzichte van veel andere notitie-apps is dat je overal op de pagina een tekstblok kunt plaatsen. Ook kun je tekstblokken verslepen op een pagina.
• Je kunt kopteksten gebruiken van verschillende grootte (kop 1, kop 2, etc) en andere opmaakmogelijkheden gebruiken die je ook gewend bent van Word, zoals kleur, vet- en/of schuingedrukt, (on)genummerde lijstjes, etc.
• Iedere alinea met tekst kun je een tag geven. Zo kun je takenlijstjes maken, belangrijke tekst markeren met een ster, vragen met een vraagteken, contactgegevens met het icoon van een telefoon, etc.
  Via de zoekfunctie (het vergrootglas in de balk aan de linkerkant) kun je alle notities zoeken waarin een bepaalde ‘tag’ voorkomt.
• Je kunt ook tekenen, teksten markeren en werken met tabellen. Verwacht bij dat laatste geen Excel-achtige functies, maar meer zoals Word.

Artikelen bewaren in OneNote

Net zoals Evernote heeft ook OneNote een webclipper-functie. Dat is een tooltje (‘extensie’) dat je kunt installeren in je browser, zodat je erop kunt klikken als je een interessant artikel tegenkomt:

Die webpagina (of alleen het artikel, als je de optie ‘Artikel’ selecteert) wordt dan inclusief tekst, plaatjes en links doorgestuurd naar een door jou geselecteerd notitieboek en sectie in OneNote:

Dit is een geweldige manier om artikelen te verzamelen over onderwerpen waar je je verder in wilt verdiepen. In OneNote kun je de tekst highlighten, vetgedrukt maken of een andere kleur geven, of er een samenvatting boven schrijven. Ik raad je aan om je teksten altijd binnen te laten komen in een notitieboek dat je INBOX noemt, zodat je het snel kunt opslaan zonder er al te veel bij na te hoeven denken. En dan kun je van daaruit bepalen wat je er verder mee moet doen (lezen, highlighten, samenvatten) en in welk notitieboek en welke sectie je het uiteindelijk wilt bewaren.

E-mails doorsturen naar OneNote

Als je gebruikmaakt van Outlook voor Windows dan kun je gemakkelijk via de knop OneNote een e-mail doorsturen naar OneNote. Dat kan vanuit het hoofdvenster, maar ook als je een e-mail geopend hebt. Klik hiervoor op de knop Send to OneNote / Verzenden naar OneNote.

Je kunt een e-mail ook echt als e-mail doorsturen, bijvoorbeeld als je geen gebruikmaakt van Outlook of als je de web- of Mac-versie van Outlook gebruikt. Je moet dan eenmalig het e-mailadres instellen waarmee je e-mails doorstuurt naar je OneNote-account. Daarbij geef je ook aan in welk notitieboek en welke sectie de e-mail moet worden opgeslagen. Net zoals bij de webclipper zou ik hierbij kiezen voor een sectie die je INBOX noemt.

Details van vergaderafspraken

Een andere hele mooie functie voor OneNote is de knop ‘Notities bij vergadering’ die je in Outlook vindt. In de linker afbeelding zie je hoe deze eruit ziet in Outlook voor Windows en in de rechter afbeelding zie je hoe dit eruit ziet in de gratis web-app of in de web-app van Microsoft 365.

Dit zorgt ervoor dat er in OneNote een pagina wordt aangemaakt waarin verschillende gegevens zijn overgenomen van de agenda-afspraak, zoals de titel van de afspraak, de datum en het tijdstip, de organisator en de deelnemers. En via een link kun je weer terug naar de agenda-afspraak in Outlook. Let wel dat als je in Outlook nogmaals op de knop OneNote drukt vanuit dezelfde agenda-afspraak, er een nieuwe notitie wordt aangemaakt in OneNote.

Onder de gegevens staat automatisch de kop ‘Notities’, zodat je direct kunt beginnen met het maken van de vergadernotities.

Meer tips

Zelf kernwoorden toevoegen

Omdat je in OneNote geen labels kunt gebruiken zoals in Evernote, zou je aan elke pagina een aantal zoektermen kunnen toevoegen. Dit doe je gewoon in de tekst van de pagina, bijvoorbeeld direct onder de titel en datum. Verwacht niet dat het onderwerp altijd wel in de tekst wordt genoemd. Zo kun je bijvoorbeeld een artikel opslaan dat over Holacracy gaat, terwijl het woord ‘organisatievorm’ er niet in voorkomt en dat wel een term is waarop je het artikel later zou willen terugvinden.

Zoeken doe je via het vergrootglas dat je in de linker zijbalk vindt.

Linken naar een OneNote-pagina

In veel taakmanagers (zoals Todoist) kun je aan een taak een link toevoegen naar een website, of naar een notitie in bijvoorbeeld Evernote. Ook notities in OneNote kun je linken aan taken. Daarvoor haal je eerst de link op van de notitie. Dat doe je door met je rechter muisknop op de notitie te klikken en dan op Koppeling naar pagina kopiëren.
Als je deze koppeling plakt in je taakmanager krijg je bij een OneNote-notitie twee links, direct achter elkaar:

https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=66E99E864FCBFCE0%21569&id=documents&wd=target%28INBOX.one%7CB0F8E38B-6AE0-7941-B633-72220DDAE845%2FVoorbeeldnotitie%7C0382ABB9-782C-1A47-9B65-90799BF63DF3%2F%29
onenote:https://d.docs.live.net/66e99e864fcbfce0/OneNote/My%20Notes/INBOX.one#Voorbeeldnotitie&section-id={B0F8E38A-6AE0-7941-B633-72220DDAE845}&page-id={0382ABB9-782C-1A47-9B65-90799BF63DF3}&end

Als je even goed kijkt dan zie je dat de eerste link begint met https://ondrive.live.com. Dit betekent dat als je die link gebruikt, de notitie wordt geopend in de webversie van OneNote.

De tweede link begint met onenote:https://d.docs.live.net. Dat betekent dat de notitie wordt geopend in de OneNote-app als je die hebt geïnstalleerd op het apparaat waar je de link aanklikt.

Laat dus alleen de link staan die je wilt gebruiken en zet daarachter tussen haakjes de titel van de taak, bijvoorbeeld:

Heb jij nog meer tips voor het gebruik van OneNote of heb je een vraag? Laat het dan weten door hieronder te reageren.