Het is alweer twee maanden geleden dat de scholen dicht gingen. Mijn laatste blog schreef ik in het eerste weekend van de lockdown. Nu is er eindelijk wat tijd en rust om terug te blikken.
Donderdagmiddag 12 maart was er de persconferentie van de regering met de eerste lockdown-maatregelen. Er mochten geen lessen meer aan grote groepen worden gegeven. De school liet daarop aan de studenten weten dat er in elk geval tot 31 maart geen lessen meer op locatie zouden worden gegeven en dat de school zich al enige tijd voorbereidde op het geven van online onderwijs. De opdracht voor onze afdeling ICT & Onderwijs was duidelijk: vanaf dinsdag 17 maart wilde Saxion klaar zijn om alle lessen online te geven, en de Saxion Parttime School wilde zelfs ‘s maandagsavonds al online. Als instructional designers lag er voor ons een belangrijke rol bij het opleiden en begeleiden van docenten in deze mega-operatie.
Samenwerken in Microsoft Teams
Sinds september 2019 hadden alle medewerkers van Saxion al toegang tot Teams, het nieuwe multifunctionele online samenwerkplatform van Microsoft. Er werd echter nog niet heel massaal gebruik van gemaakt. De meesten hadden contact via telefoon of e-mail en gebruikten dat ook voor het versturen van bestanden. Bij sommige academies waren we nog bezig met het geven van trainingen over Teams en sommige academies moesten zelfs nog een trainingsplan maken, maar de structuur stond inmiddels en de belangrijkste teams waren aangemaakt.
Tijd voor trainingen was er dus niet meer. Het werd ‘Learning by doing’. En ook daarbij fungeerde onze afdeling als belangrijke vraagbaak, aangezien wij er al meer dan een jaar intensief gebruik van maakten.
Blackboard als leeromgeving
Ook belangrijk om te weten: alle modules die bij Saxion worden gegeven maken al gebruik van de online leeromgeving Blackboard. De ene docent maakt meer gebruik van de mogelijkheden van de leeromgeving dan de ander, maar vrijwel alle docenten zijn gewend om deze omgeving te gebruiken.
Wat veel docenten echter nog niet kenden was de virtual classroom Blackboard Collaborate die standaard in iedere omgeving kan worden gebruikt. Het is alleen een kwestie van een linkje toevoegen in het menu van elke cursusomgeving. Dat kon niet geautomatiseerd, dus dat was de eerste belangrijkse instructie die vanuit onze afdeling naar de academies ging: voeg deze functie toe en geef het de naam ‘online lesson’, want dat is de omschrijving die we bij al onze instructies zullen gaan gebruiken.
Op vrijdag 13 en maandag 16 maart werkten we nog vanuit de hogeschool (in het weekend ertussen werd thuis doorgewerkt door veel collega’s). Op 16 maart verzorgden wij voor elke academie een webinar via Teams en Blackboard Collaborate, over online lesgeven via Blackboard Collaborate. Docenten namen hier massaal aan deel. Die avond werden al de eerste lessen gegeven door de Saxion Parttime School en vanaf dinsdag 17 maart volgden de andere academies. Bijzonder om mee te maken:
Massaal aan de slag
Dat is wat er gebeurde: docenten gingen massaal aan de slag. Vanuit hun eigen huis zocht elke docent alleen of samen met één of meer collega’s uit hoe ze hun eerste online les gingen geven. Dat deden ze aan de hand van de webinars die wij ‘s maandags gaven en alle instructies die we in nauwe samenwerking met collega’s van Functioneel beheer hadden gemaakt. Deze instructies konden door onze functioneel beheerders heel gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt via het supportsysteem Eesysoft dat we al langer gebruiken voor instructies over Blackboard. Als docenten inlogden in de leeromgeving kregen ze direct een informatiepagina te zien die ze naar de supportpagina’s leidde over online lesgeven. Natuurlijk waren ook alle andere instructies nog steeds beschikbaar.
De eerste dagen werden wij daarbij helemaal platgebeld, gemaild, ge-appt, zelfs ge-sms’t en werd er veel gecommuniceerd via Teams. Met name collega’s die al langer werken als instructional designer voor ICT&O en dus contacten hebben met heel veel docenten, kregen vragen van alle kanten en via alle communicatiekanalen.
Eerste- en tweedelijns helpdesk
Vanaf de dinsdag hadden we daar iets op gevonden: het instellen van een eerste- en tweedelijns helpdesk bij elke academie. Bij elke academie vormde een klein aantal ICT-minded medewerkers de ‘eerste lijn’. Daar konden de docenten als eerste hun vragen neerleggen. En wij, de instructional designers van ICT&O vormden de ‘tweede lijn’ en werden ingeschakeld als de ‘eerste lijn’ er niet uitkwam.
Elke academie maakte in hun academie-brede Microsoft Teams-omgeving een extra kanaal aan genaamd ‘Online Education’ (of iets soortgelijks) waarin de docenten hun vragen konden stellen aan de eerstelijns helpdesk. Natuurlijk gingen ook nog steeds veel vragen via telefoon en e-mail, maar we probeerden zoveel mogelijk iedereen naar dat kanaal in Teams te leiden. Daarbij hielp het natuurlijk dat ook het management van elke academie dit zo communiceerde naar hun medewerkers.
FAQ’s
Zo kregen we steeds meer een centrale plaats waar de vragen binnenkwamen. Wij, als instructional designers konden ook meekijken in deze Teams en vragen beantwoorden. In het kanaal Online Education werd ook een FAQ-document gemaakt (gewoon in Word), waarin veelgestelde vragen per academie werden verzameld. Natuurlijk doe je dan wel eens dingen dubbel, maar zo hadden we bij elke academie een document met antwoorden waar we steeds vaker naar konden verwijzen of waar docenten zelf al het antwoord op hun vraag konden vinden. Ook plaatsten we deze FAQ’s in het Eesysoft supportsysteem in Blackboard.
Het was ook geweldig om te zien trouwens hoe docenten elkaar gingen helpen via dit kanaal, elkaars vragen beantwoordden en tips gaven.
Chatgroepen eerste-/tweedelijns
Op de achtergrond hadden wij als instructional designers bij elke academie een chatgroep in Teams met de mensen van de eerstelijns helpdesk. Via die chatgroep konden zij vragen aan ons doorspelen.
Die structuur bracht heel veel rust in het proces en zorgde in elke academie voor een groep mensen met veel kennis op het gebied van ICT-onderwijsondersteuning.
En alles bleef draaien 🙏🏻
Wat natuurlijk cruciaal was voor het succes, was dat alle systemen gewoon bleven draaien. Daar was vanuit onze afdeling al weken eerder navraag naar gedaan en uitgebreid over overlegd met Blackboard, maar als het dan zover is dan zit je toch stiekem met gekruiste vingers heel erg te hopen dat het ook echt allemaal blijft werken.
En dat deed het gelukkig.
Het werkte en het bleef werken. Natuurlijk waren er studenten, docenten en andere medewerkers die problemen hadden met hun beeld of geluid. Maar dat lag dan aan eigen instellingen of apparatuur; niet aan de online leeromgeving. In de tweede week was er op één ochtend een storing in heel Europa als gevolg van een update die Blackboard ‘s nachts had gedraaid. Nadat ze die update binnen een uur (!) hadden teruggedraaid konden de lessen gewoon weer verder gaan.
Deze stabiliteit gaf docenten veel vertrouwen en het maakte ons werk een heel stuk gemakkelijker en plezieriger. Zo konden we echt verder en telkens een stap voorblijven op de vragen die vanuit de academies kwamen. Want ondanks dat de hele overgang over het algemeen heel goed verliep, doemde het eerstvolgende grote issue alweer op bij het naderen van het einde van het kwartiel (eind april): Hoe gaan we om met de toetsing? Met name de toetsen die normaal gesproken onder gecontroleerde omstandigheden zouden plaatsvinden in een toetslokaal waarbij studenten alleen toegang hebben tot de toets en eventueel enkele bronnen in een verder volledig afgeschermde omgeving… Daarover meer in een volgend blog.
