Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Heb jij ook elke dag op je to-do-lijst allerlei taken staan die als ‘te laat’ zijn gemarkeerd? En betekent dit dan echt dat je je afspraken niet bent nagekomen, of was die einddatum eigenlijk niet zo hard? Was het meer een reminder zodat je zeker wist dat je op tijd naar deze taken zou kijken? En wat doe je nu met die taken? Plan je ze opnieuw of laat je ze gewoon staan?
Als je ze opnieuw een datum geeft, is de kans groot dat hetzelfde weer gebeurt. En als je ze laat staan, wordt de lijst met taken die ‘over tijd’ zijn steeds langer en schuiven je taken die de datum van vandaag hebben steeds verder naar beneden waardoor de kans steeds kleiner wordt dat je die taken wel op tijd doet. Het Vandaag-overzicht biedt dan geen enkele houvast meer en je denkt steeds vaker: “Mijn taakmanager is onoverzichtelijk en ik kan er niet vanuitgaan dat de datums die erin staan echt kloppen.”
Hoe krijg je dat vertrouwen weer terug?
Ik weet uit eigen ervaring dat het lastig is om het gebruik van datums helemaal los te laten, zelfs als je weet dat je je er toch niet aan houdt. Je wilt toch graag die taken in beeld hebben, want je wilt ze wel graag op korte termijn doen. Daarom beschrijf ik in dit blog hoe je je taakmanager zó kunt inrichten dat je die taken toch op het juiste moment ziet, zonder datums te gebruiken.
Prioriteitscodes
Ik gebruik hiervoor de prioriteitscodes van Todoist. Todoist werkt met vier prioriteitscodes: p1, p2, p3 en p4. Als je zo’n code koppelt aan een taak, krijgt het rondje waarmee je een taak kunt voltooien, de bijbehorende kleur (p1 = rood, p2 = oranje, p3 = blauw, p4 = wit):
Zoals je ziet gebruik ik:
- p1 voor de taken die ik vandaag wil doen,
- p2 voor taken die ik deze week wil afronden, en
- p3 voor taken waar ik deze week niet aan toekom, maar die ik wel graag zo snel mogelijk afrond. Tenminste, zoals ik er nu over denk. Bij mijn volgende weekly review kunnen er alsnog andere taken zijn die ik belangrijker vind.
In Todoist kun je een prioriteitscode selecteren bij een taak door op het vlaggetje te klikken zoals je ziet in de bovenstaande afbeelding, of door p1 of p2, etc in de taakomschrijving te zetten. In het onderstaande filmpje zie je wat er dan gebeurt.
Bijpassende overzichten maken
Wat je vervolgens nodig hebt zijn overzichten die je alle taken laten zien die je vandaag moet doen, deze week of volgende week.
Dat lijkt simpel, maar waarschijnlijk wil je hier niet alleen de taken zien waar je p1 aan hebt gekoppeld, maar ook de taken waar echt de datum van vandaag aan is gekoppeld omdat ze echt vandaag moeten gebeuren.
In Todoist kan dit door een filter aan te maken. Je hebt dan wel de premiumversie van Todoist nodig*. In zo’n filter kun je verschillende voorwaarden combineren. Alleen de taken die aan die voorwaarden voldoen, worden in het overzicht van het filter getoond:
In dit filter staan twee voorwaarden waaraan de taken die getoond worden moeten voldoen:
- De taken moeten óf prio 1 hebben (p1), óf een datum van vandaag, óf een eerdere datum (en dus ‘over due (od)’ zijn). ‘Of’ geef je aan met een pipeline |
- EN (&) de taak moet gekoppeld zijn aan het project WORK of een project dat daaronder valt (vandaar de dubbele hashtag ##).
*) werk je met de gratis versie van Todoist? Dan kun je in een taak een link opslaan waarmee je de zoekopdracht uitvoert. Dit doe je door Todoist in je browser te openen en de bovenstaande filterzoekopdracht in te vullen, in het zoekveld midden bovenaan Todoist. Kopieer vervolgens de link in je adresbalk en maak een taak aan met deze link erin. Zet na de link een spatie en dan tussen haakjes de tekst die aanklikbaar moet worden:
http://www.abcdefghij.nl (Zoekopdracht Vandaag Doen)
Voorbeeld:
Als je de gratis versie van Todoist gebruikt kun je deze methode ook toepassen bij de onderstaande filters.
Voor mijn persoonlijke taken geldt dat de taak NIET (!) gekoppeld moet zijn aan het project WORK of een project dat daaronder valt >>>
<<< In het overzicht met taken van deze week neem ik naast de taken met prio 2 ook de taken mee met een datum in de komende vijf dagen, maar niet die van vandaag (want die stonden al in het vorige overzicht)
En stel dat ik deze week enorm productief ben en alles af heb, dan kan ik het derde overzicht opvragen, waarin alleen taken met prio 3 staan en met een datum die niet eerder dan over 6 dagen is en niet later dan over 11 dagen >>>
Zo heb ik altijd overzicht over de taken die ik verwacht de komende twee weken te doen.
Misschien is het je opgevallen dat ik bij de filters dezelfde kleur selecteer als Todoist hanteert voor de bijbehorende prioriteiten. Zo blijven ze gemakkelijk herkenbaar en is de betekenis overal hetzelfde.
Sorteervolgorde met prioriteiten
In Todoist kun je taken sorteren op datum (d), op naam (n) en op prioriteit (p). Als je je taken sorteert op prioriteit, komen de taken met een prioriteitscode boven de taken met een datum te staan. Taken met zowel een priorteitscode als een datum, staan helemaal bovenaan. Vervolgens houdt Todoist de volgorde aan van je projecten. Taken van projecten die hoger in de lijst staat, worden ook hoger getoond in je overzicht.
Een prioriteitscode én een datum gebruik ik alleen als de taak echt op een bepaalde dag gedaan moet zijn.
Labels gebruiken
Als je de prioriteitscodes liever ergens anders voor gebruikt, zou je de bovenstaande overzichten in Todoist ook kunnen maken met behulp van labels. Deze kun je zelf aanmaken als je een premiumabonnement hebt, door in de linker zijbalk op de + achter het woord Labels te klikken >>>
<<< Zodra je de labels hebt aangemaakt en van de gewenste kleur hebt voorzien, kun je ze eenvoudig selecteren door in de omschrijving van de taak een @-teken te typen en vervolgens (een deel van) de naam van het label
De filters voor deze overzichten zijn vrijwel identiek als wanneer je de prioriteitscode gebruikt In plaats van de prioriteit gebruik je nu de naam van het label:
- (@today|od|vandaag) & ##WORK
- (@deze-week|5days & !today) & ##WORK
- (@next-week|11days &!6days) & ##WORK
Let wel: deze zoekopdrachten kun je niet gebruiken als je met de gratis versie van Todoist werkt.
Toevoegen aan favorieten
Het is handig om je belangrijkste filters toe te voegen aan je favorieten, zodat je deze overzichten snel kunt opvragen. Je voegt ze toe door achter de naam van het filter op de drie puntjes te klikken en dan op Toevoegen aan favorieten. Je favorieten zie je direct onder de standaardlijsten Inbox, Vandaag en Komende 7 dagen. De filters komen daar in dezelfde volgorde te staan als de volgorde waarin ze staan onder het kopje Filters. Bijvoorbeeld zo:
Het is altijd goed om je systeem wekelijks te updaten. En dat geldt helemaal als je werkt met deze labels of prioriteitscodes. Iedere week moet je immers opnieuw bepalen welke taken prio 2 of 3 of het label ‘deze week’ of ‘next week’ krijgen.
Wekelijkse updaten en dagelijks kort reviewen
Ook is het aan te raden om dagelijks te bepalen welke taken je prio 1 geeft of het label @today (of @vandaag, @now, @focus). Dat kun je ‘s ochtends doen, maar ook aan het eind van de dag, zodat je de volgende dag direct kunt beginnen. Zo’n dagelijkse review is natuurlijk heel kort en alleen gericht op het selecteren van de taken die je die dag (of de volgende dag) gaat doen.
De ervaring van mensen die dagelijks een korte review doen is trouwens ook dat ze veel minder tijd nodig hebben voor hun wekelijkse update. Een mooie bijkomstigheid, naast het hebben van meer overzicht door minder (overbodige) datums te gebruiken.
