Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Ik schreef al eerder over de taakmanager Nirvana. Eerst over hoe je taken en projecten aanmaakt en werkt met verschillende overzichten, en later nog eens over notities, subtaken, checklists en templates. In dit nieuwe blog laat ik je graag kennismaken met de verschillende instellingen in Nirvana en met het opschonen van de app.
Voorkeuren instellen
Nirvana is een app die al helemaal is ingericht volgens de productiviteitsmethode Getting Things Done. De belangrijkste lijsten zijn al aanwezig (zoals Next, Waiting en Someday). Je hoeft alleen nog maar de labels, areas en contactpersonen zelf aan te maken. Hoe je dat doet vind je terug in mijn vorige blog over deze app. Overigens is het niet verplicht om al die functies te gebruiken en kun je ook prima met Nirvana werken als je niet werkt volgens Getting Things Done.
Daarnaast kun je via de Preferences een aantal zaken instellen. Dat scherm zie je hieronder. Je opent het door op je naam te klikken, rechts bovenaan in het scherm, en dan op Preferences… :
Hieronder bespreek ik de verschillende instellingen en het effect dat ze hebben op de werking van Nirvana.
Omgeving filteren op één Area (aandachtsgebied)
Om onderscheid te maken tussen verschillende aandachtsgebieden (zoals werk en privé) kun je in Nirvana gebruikmaken van Area’s. Het is mogelijk om de hele omgeving te filteren op één aandachtsgebied, zodat je alleen nog taken en projecten ziet die daaraan gerelateerd zijn:
Je moet er dan echter wel op kunnen vertrouwen dat je aan elke taak zo’n Area koppelt. Als je zeker weet dat je dit altijd doet, of als je regelmatig checkt of er geen taken zijn zonder Area, dan kun je bij Global Area Filtering het Nirvana zo instellen dat taken zonder Area niet worden getoond (optie: exclude). Anders kies je de optie include, zodat taken zonder Area altijd zichtbaar zijn.
Inbox and Areas: Automatisch de geselecteerde Area koppelen
Als je bij Global Area Filtering de optie include hebt geselecteerd en je filtert je takenlijst op een specifieke Area, dan kan het dus zo zijn dat er taken getoond waar die Area nog niet aan is gekoppeld.
Je kunt ervoor zorgen dat alsnog de geselecteerde Area automatisch aan een taak wordt toegekend op het moment dat de taak van de inbox verplaatst wordt naar een andere lijst (Next Actions, Later, Waiting, Scheduled of Someday). Dit doe je door bij Inbox and Areas de optie Assign tasks to current area te selecteren. Wil je niet dat de geselecteerde Area automatisch wordt toegewezen, selecteer dan Move tasks without assignment.
Opzet en opmaak van het scherm
Bij het onderdeel Look & Feel ziet hier enkele opties waarmee je in kunt stellen:
- hoeveel ruimte er is tussen de items in het scherm,
- of er een lichte of donkere achtergrond gebruikt moet worden,
- welk lettertype je voorkeur heeft.
Eerste dag van de week
In sommige landen zijn ze gewend dat zondag de eerste dag van de week is op de kalender. Vandaar dat je dit kunt instellen bij Calendar week.
Aantal taken wel of niet tonen
Standaard (optie: Default) toont Nirvana alleen het aantal taken op de lijst Waiting en Focus. Als je echter in de Preferences bij het onderdeel Task Counts de optie All tasks selecteert, worden deze aantallen bij alle lijsten getoond. Hetzelfde geldt voor het aantal taken van een lijst met een einddatum van vandaag of eerder. Die aantallen worden naast het totale aantal items getoond in een roodgekleurd vlakje.
Snel taken toevoegen
Selecteer bij het onderdeel Rapid Entry de optie Show om in elke lijst (ook in projecten) snel taken te kunnen toevoegen:
Einddatum als omschrijving of als datum
Geef bij Due dates aan of je wilt zien over hoeveel dagen de taak voltooid moet zijn, of op welke datum. Het aantal dagen wordt alleen getoond als dit minder is dan 7.
Eén next action per project
Bij het onderdeel Projects van de instellingen geef je aan of er meerdere taken van één project op de Next-lijst worden getoond (optie: parallel), of alleen de eerste taak van een project (optie: sequential). Dit zal de standaardinstelling worden voor nieuwe projecten, maar je kunt hier per project wel van afwijken.
Als je alleen de eerste actie van een project wilt zien in je Next-lijst, klik dan rechts bovenaan in het scherm op de drie puntjes (Next View Options) en selecteer de optie sequential next actions.
Voor de volledigheid: Met de optie Unified List zie je alle acties op je Next-lijst gewoon onder elkaar. En met de optie Group by Project worden ze gegroepeerd per project.
Zelf vermoed ik wel eens dat de functionaliteit om alleen de eerste actie te tonen, voortkomt uit een behoefte van iemand die niet heeft begrepen wat een next action is. Alsof een project altijd maar één eerstvolgende actie kan hebben.
Wat mij betreft (en ook volgens de methode Getting Things Done) kan een project altijd meerdere next actions hebben. Een next action is elke actie van het project die je direct zou kunnen uitvoeren als je je in de juiste context bevindt, met voldoende tijd en energie. Ik zou projecten dus altijd instellen op parallel.
Wil je dit toch een keer aanpassen voor een project dan klik je op het project met de rechter muisknop en selecteer je Project Behaviour > Sequential.
Voltooide taken naar het logboek verplaatsen
Taken waarbij je hebt aangegeven dat ze voltooid zijn, komen in je lijsten onder het kopje Done te staan. Je kunt ze daar laten staan, maar op een gegeven moment wordt zo’n lijst veel te lang en onoverzichtelijk.
Daarom is er de mogelijkheid om voltooide taken naar het logboek te verplaatsen. Dit wordt verderop in dit artikel uitgelegd onder Nirvana opschonen.
In de Preferences van Nirvana geef je aan of je wilt dat voltooide taken automatisch naar het logboek worden verplaatst, of handmatig.
Kies je voor handmatig dan blijven voltooide taken zichtbaar onderaan je lijsten totdat je ze zelf naar het logboek verplaatst.
Verderop in dit artikel lees je meer over hoe je taken handmatig verplaatst naar het logboek.
Later-lijst
In Nirvana zet je een taak op één van de lijsten die gedefinieerd zijn in Getting Things Done: Inbox, Next actions, Waiting, Scheduled, Someday. Het is echter ook mogelijk om taken op een Later-lijst te zetten. Daarmee creëer je een extra laag tussen Next actions (eerstvolgende acties) en Someday items (dingen die je ooit of misschien wilt doen).
Door taken op een Later-lijst te zetten geef je in feite aan dat ze wel moeten gebeuren, maar nog niet nu direct. Eigenlijk zijn het projecttaken die je nu nog niet kunt doen. David Allen pleit ervoor dat je deze gewoon in je projectplannen laat staan totdat ze actueel worden, maar in Nirvana zou je ze dus ook op je Later-lijst kunnen zetten.
Als je de Later-lijst wilt gebruiken klik je rechtsboven in het scherm op je naam en vervolgens op Preferences… Je ziet dan het instellingenscherm en helemaal rechts onderaan vind je de optie waarmee je de Later-lijst kunt inschakelen:
In de linker zijbalk wordt dan een nieuwe lijst toegevoegd:
Nirvana opschonen
Zodra je in Nirvana een taak voltooit, vind je deze terug onder het kopje Done. Deze staat onderaan elke lijst en elk project in Nirvana. Door voltooide taken te verwijderen of naar het Logboek te verplaatsen houd je de Done-lijst overzichtelijk.
Vanuit het Logboek worden ze in de mobiele app na 14 dagen automatisch verplaatst naar het archief. In de web-app gebeurt dit na 30 dagen (gratis versie) of 90 dagen (betaalde versie).
Zowel de items die in het logboek staan als de gearchiveerde items, worden meegenomen bij het maken van een export. Verwijderde items vind je daar niet in terug.
Het logboek en de prullenbak
Zowel het Logboek als de prullenbak vind je in het menu Cleanup links onderaan het scherm:
Voltooide projecttaken
Bij een project blijven voltooide taken altijd zichtbaar onder het kopje Done, ook als ze naar het logboek zijn verplaatst. Ze blijven zelfs zichtbaar als het project ook voltooid is en verplaatst is naar het logboek. Je vindt de voltooide projecten en bijbehorende taken altijd weer terug onder de projectenlijst.
Wat wél verandert, zowel bij taken als bij projecten die naar het logboek zijn verplaatst, is het vinkje dat ervóór staat. In de onderstaande afbeelding zie je twee voltooide taken, waarvan de bovenste verplaatst is naar het logboek en de onderste niet:
Als je deze voltooide taken niet telkens wilt zien onderaan je projecten, klik je op het kopje Done om de lijst in te klappen, net zoals dit in de bovenstaande afbeelding is gedaan bij Later en Waiting.
Automatisch of Handmatig verplaatsen
Afhankelijk van wat je hebt ingesteld bij de Preferences worden deze voltooide taken ofwel automatisch verplaatst naar het logboek (zie de uitleg hierboven), ofwel handmatig.
Als je kiest voor handmatig verplaatsen kun je aan het eind van de dag, week of maand eerst zien welke taken je in die periode hebt voltooid, voordat je ze verplaatst naar het logboek. Zo begin je telkens een nieuwe dag, week of maand weer met een lege Done-lijst.
Er zijn verschillende mogelijkheden om voltooide items op een zelfgekozen moment (dus handmatig) te verplaatsen naar het logboek.
Eén taak naar het logboek of verwijderen
Om één taak te archiveren klik je op het pijltje achter de taak. In het menu dat dan getoond wordt, klik je op Move > Logbook:
In het menu zie je onder Logbook de optie Trash. Selecteer deze om de taak te verwijderen.
Meerdere taken tegelijk naar het logboek of verwijderen
Trek, terwijl je de linker muisknop ingedrukt houdt, een rechthoek om de taken die je wilt verplaatsen naar het logboek. Laat de linker muisknop los en klik dan met de rechter muisknop op de zes puntjes van één van de geselecteerde taken:
Je ziet dan het taakmenu met bovenaan het aantal taken dat je hebt geselecteerd. Via Move > Logbook (net zoals bij een enkele taak) verplaats je de geselecteerde items naar het logboek. En via Move > Trash verwijder je de geselecteerde items.
Alle voltooide taken archiveren
Via de knop Cleanup in de blauwe balk, of via de knop Collect Completed Items die je bovenaan in het Logboek vindt, kun je alle voltooide taken ineens verplaatsen naar het Logboek:
Items uit het logboek terugzetten
Om een item terug te halen uit het logboek, sleep je dat item vanuit het logboek terug naar één van de lijsten aan de linkerkant. Het item wordt dan weer onder het kopje Done van die lijst geplaatst.
Prima app, ook zonder GTD
Nirvana wordt eigenlijk veel te weinig besproken in de wereld van productiviteitstools, en naar mijn mening is dat onterecht. Als Todoist, de taakmanager die ik zelf gebruik, morgen ineens offline zou gaan, dan is de kans heel groot dat ik overstap op Nirvana.
Een groot voordeel ten opzichte van Todoist is bijvoorbeeld dat je taken een startdatum kunt geven. Vóór die datum vind je de taak onder het kopje ‘Scheduled’. Pas vanaf deze datum wordt het een Next action.
Ook houd ik ervan dat de taken in een project worden getoond per status:
Bovendien kun je door het gebruik van Areas je werktaken beter van je privé-taken onderscheiden; iets dat in Todoist veel lastiger is.
Elke keer als ik naar Nirvana kijk beginnen mijn ‘handen weer te jeuken’, maar ik blijf bij Todoist omdat:
- Todoist een betere integratie heeft met Gmail, Evernote en IFTTT;
- Todoist een eigen Mac-app heeft, terwijl Nirvana alleen een web-app, en een app voor iOS en Android heeft;
- overstappen naar een andere app ook weer tijd kost, omdat je dan al je taken moet overzetten en eventuele links met andere tools zoals IFTTT moet veranderen.
- ik zo gewend ben aan het werken met Todoist dat ik er veel sneller mee werk dan welke andere tool ook. Het kost tijd om ook Nirvana weer zo goed te leren kennen.
Tot slot nog even over de methode Getting Things Done (GTD). Want hoewel de app specifiek gebouwd is voor mensen die volgens die methode willen werken, kun je deze app ook heel goed gebruiken zonder hier ook maar een letter over te hebben gelezen. Je zet je taken dan op de Next-lijst. Dat is misschien even een naam waar je aan moet wennen, maar vervolgens bepaal je helemaal zelf of je de andere statussen gebruikt, en de projecten, areas en/of labels. Nirvana is daarin net zo flexibel als elke andere app.
