Vooral bij het versturen van een nieuwsbrief voor een vrijwilligersfunctie, merkte ik dat het heel veel rust gaf als ik zag dat alle vinkjes waren gezet op de checklist voor die nieuwsbrief. Dan wist ik zeker dat ik niets was vergeten en dat ik met een gerust gevoel op de knop Verzenden kon klikken.
Ongeveer één keer per twee weken schrijf ik een blog over productiviteit op mijn andere website OrganizeFlow. Deze keer gaat deze over checklists en templates.
Ik houd ervan om checklists en templates te gebruiken om mijn werk gemakkelijker te maken. Zodra ik merk dat ik met dingen bezig ben waar een bepaald patroon in zit van handelingen, onderwerpen of resultaten, en ik weet dat ik het vaker moet gaan doen, dan probeer ik daar voor mezelf een werkwijze voor te definiëren. Dat kan bijvoorbeeld een lijstje zijn van taken waarvan ik zeker wil weten dat ik ze doe, een aantal gedetailleerde instructies voor taken die ik niet zo vaak doe, een overzicht dat gevuld moet worden of een overzicht van producten die moeten worden opgeleverd.
Dat soort standaardisering lijkt misschien de variatie uit je werk te halen, maar ik merk dat dat juist niet zo is. Als ik weet dat mijn checklists of templates zorgen voor een goede basis en dat ik de belangrijkste dingen niet vergeet, voel ik juist meer ruimte om dingen anders te doen.
Zo’n checklist gebruikte ik ook toen ik voor vrijwilligerswerk maandelijks een nieuwsbrief moest versturen naar behoorlijk wat mensen. Vooral bij dat laatste merkte ik dat het heel veel rust gaf als ik zag dat alle vinkjes waren gezet op de checklist voor die nieuwsbrief. Dan wist ik zeker dat ik niets was vergeten en dat ik met een gerust gevoel op de knop Verzenden kon klikken.
In dit blog gaat het over het maken van checklists en templates in Evernote en Todoist. In een ander blog schreef ik al eens hoe je dit doet in Nirvana.