Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Ik schrijf vaker over het opzetten van een systeem voor je taken en afspraken dat je helpt om te voorkomen dat je iets belangrijks vergeet. Dat gaat vooral over de dingen die je moet doen. Maar hoe zit het met alles dat je moet weten? Hoe ga je om met alle informatie die op je afkomt? Niet om te bepalen wat je ermee moet doen, maar om ervan te leren en bij te blijven op je vakgebied.
Eigen verantwoordelijkheid
Het idee dat we alleen leren in de periode van ons leven vóórdat we aan het werk gaan, is al lang achterhaald. Veranderingen en nieuwe ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op dat we ook tijdens ons werk continu blijven leren. Aan de ene kant zijn we ons daar bewust van, maar vervolgens lijken we niet echt na te denken over wat dit betekent voor onze dagelijkse praktijk. We zien ‘leren’ nog te veel als iets dat plaatsvindt tijdens een training of andere geplande activiteiten. Als iets dat georganiseerd wordt door het bedrijf waar we werken. Ik vind echter dat we hierin ook vooral een eigen verantwoordelijkheid hebben. Leren we eigenlijk niet elke dag? Komt er niet dagelijks interessante informatie voorbij over ons vakgebied en onze andere interesses? Wat doen we daarmee?
Harold Jarche, expert op het gebied van leren en werk, heeft hiervoor een framework bedacht dat hij ‘Personal Knowledge Mastery’ noemt (voorheen ‘Personal Knowledge Management’). Hij omschrijft dit als:
“Balancing the curiosity and the resolve to solve complex problems by learning from our teams, communities and networks.”
Harold Jarche (September 2019)
Ook zijn eerdere definitie spreekt mij nog steeds aan, omdat die het veel breder trekt dan alleen ons werk:
“…a set of processes, individually constructed, to help each of us make sense of our world, work more effectively and contribute to society”.
Harold Jarche (Learning Technologies Conference, 2017)
Seek, Sense, Share
Volgens Jarche bestaat Persoonlijk Kennismanagement uit drie processen: Seek, Sense en Share.
Seek
Ten eerste gaat het om de manier waarop informatie tot je komt. Welke informatie zoek je, hoe zoek je naar die informatie en hoe maak je daarbij gebruik van je netwerk? Hoe goed is de informatie die jouw netwerk spontaan met je deelt? En krijg je ook informatie als je erom vraagt?
Sense
Met alleen informatie ben je er uiteraard niet. Het gaat erom dat je bepaalt wat je aan die informatie hebt en of je het kunt inpassen in datgene wat je al weet. Bovendien is kennis op zich niets waard als je er verder niets mee doet. Je hebt er pas iets aan als je de nieuwe inzichten uitprobeert en toepast.
Share
Tot slot gaat het erom je bronnen, ideeën en ervaringen te delen met anderen en ze te gebruiken op het moment dat je met anderen samenwerkt. Daarvoor moet je ze ook gemakkelijk terug kunnen vinden en ze zodanig opslaan dat je ze gemakkelijk kunt delen.
Bepaal daarbij voor wie iets waardevol is en deel het via de juiste kanalen. Probeer daarbij ook aan te geven waarom je het waardevol vindt om dit te delen, bijvoorbeeld met een quote of korte weergave van interessante punten. Het geeft meer context voor degene met wie je het deelt, zodat zij beter kunnen bepalen of het ook voor hen interessant is.
Tools voor Persoonlijk Kennismanagement
Net zoals bij een systeem voor je persoonlijke productiviteit, zijn er ook tools die je kunt gebruiken bij het opzetten van een systeem voor je persoonlijke kennismanagement. Waarschijnlijk gebruik je er al een aantal.
Tools voor Seeking
Om informatie te zoeken lees je misschien vakbladen, bezoek je seminars, luister je podcasts, heb je een netwerk op LinkedIn, Twitter of andere sociale media of volg je een aantal websites of RSS-feeds. En je maakt ongetwijfeld regelmatig gebruik van Google en YouTube om informatieve artikelen of video’s te vinden.
Tools voor Sense-making
Sense-making speelt zich vooral af in je hoofd, maar net als bij productiviteit kun je ook hierbij gebruikmaken van een extern systeem om overzicht te houden, verder te bouwen op bestaande inzichten en informatie, kennis en inzichten terug te vinden.
Zo’n systeem kan bestaan uit losse notities en documenten die je bewaart in bijvoorbeeld Evernote, OneNote, GoogleDrive of Dropbox, maar ook door je experimenten en inzichten te beschrijven of weer te geven in blogs, infographics, mind maps, sketch notes, video’s (vlogs) of podcasts. Ook relevante bookmarks verzamelen en categoriseren, of artikelen bewaren om ze later te lezen, zijn vormen van ‘sense-making’. Voor bookmarks gebruik je bijvoorbeeld Diigo of Pinboard, en om artikelen te bewaren die je op een later moment wilt lezen kun je gebruikmaken van apps zoals Pocket en Instapaper.
Tools voor Sharing
Om je bronnen, ideeën en ervaringen te delen kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van e-mail, een blog en sociale media, maar ook van het interne sociale netwerk van je organisatie, zoals Teams, Slack en Yammer, en samenwerkomgevingen zoals Sharepoint, Office365 en GoogleDrive.
Mijn eigen PKM-tools
In de onderstaande afbeelding zie je welke tools ik zelf gebruik voor persoonlijk kennismanagement.
Mijn tools voor Seeking
Ik gebruik Inoreader om de RSS-feeds van blogs te volgen, zodat ik altijd automatisch de nieuwste blogs kan lezen. Natuurlijk zoek ik ook via Google en YouTube naar informatie en volg ik mensen uit mijn netwerk via Twitter en LinkedIn.
Op mijn werk worden ook interessante artikelen en video’s gedeeld via een kanaal in Microsoft Teams. Daarnaast volg ik podcasts via Podcast Addict (voor Android) en Apple podcasts, en lees ik e-books via de Kindle Reader en de Kobo-reader (afhankelijk van waar ik het e-book heb gekocht). Interessante artikelen sla ik op in Evernote via de webclipper.
Mijn tools voor Sense-making
Voor sense-making is Evernote absoluut mijn belangrijkste tool; zowel op mijn werk als thuis. Naast allerlei aantekeningen en uitwerkingen van ideeën, bewaar ik daar ook interessante artikelen. In Diigo bewaar ik voornamelijk links naar complete websites. Daar voorzie ik ze van labels, zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn. Ik ben van plan om daar ook links op te slaan naar een aantal artikelen die ik in Evernote heb staan, maar die ik dusdanig belangrijk vind dat ik ze op meer manieren wil kunnen delen.
Ik gebruik Xmind om af en toe mind maps te maken. Soms heb ik dat nodig om mijn gedachten rondom een onderwerp te structureren. Verder gebruik ik Pocket en Instapaper om artikelen te bewaren die ik op een later moment wil lezen, maar waarvan ik nog niet zeker weet of ik ze in Evernote wil bewaren. En naast Evernote gebruik ik ook WordPress om de concepten van mijn blogs te schrijven.
Mijn tools voor Sharing
Op mijn werk werken we veel samen via Microsoft Teams. Het wordt gebruikt voor korte berichten, voor vergaderingen met mensen op verschillende locaties en om informatie met elkaar te delen, zoals links naar websites of video’s, maar ook naar bestanden die we delen op Sharepoint of naar notities die we delen in OneNote. Er wordt minder gemaild, en Outlook wordt daarnaast vooral gebruikt om besprekingen, workshops en andere sessies te plannen.
Persoonlijk deel ik mijn kennis, inzichten en resources via (WordPress-)blogs, e-mail en sociale media zoals Twitter en LinkedIn. Ook reageer ik af en toe op berichten in LinkedIn-groepen en in andere online discussiefora.
Meer dan tools
Persoonlijk kennismanagement is natuurlijk meer dan alleen de tools die je ervoor gebruikt, maar het leek mij wel een mooi startpunt om voor jezelf in kaart te brengen op welke manier je momenteel gebruikmaakt van PKM. Dan kan ik in een volgend blog nog wel eens dieper ingaan op de afzonderlijke processen.
Overigens, net als productiviteit is ook persoonlijk kennismanagement geen statisch proces dat je eenmalig vaststelt. Je werk verandert, je inzichten veranderen, je organisatie verandert en de tools waar je mee werkt veranderen ook regelmatig. Of de manier waarop je die tools gebruikt. Het zijn processen die je continu probeert te verbeteren.
Beschrijf dus om te beginnen eens welke tools jij momenteel gebruikt voor jouw persoonlijk kennismanagement, bijvoorbeeld door hieronder een afbeelding, blog of gewoon een reactie te plaatsen.
Kijk ook eens naar voorbeelden van beschrijvingen of tekeningen die anderen hebben gemaakt van hun PKM-tools en -routines. In én onder één van Jarche’s blogs vind je een hele verzameling: What’s your PKM-routine?
