Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Een collega zei vorige week: “Ik ben druk met van alles, maar niets daarvan staat op mijn to-do-lijst. Het zijn wel hele nuttige dingen allemaal, maar het zijn dingen die alleen in mijn hoofd zitten. Ze staan niet op mijn to-do-lijst, en ik ben eigenlijk het overzicht een beetje kwijt.”
Mijn eerste reactie was: “Dan moet je een weekly review doen”
Collega:”Een wat??”
Ik: “Je moet je to-do-lijst langslopen en kijken in hoeverre deze nog up-to-date is.”
Maar toen corrigeerde ik mezelf snel: “Oh wacht, schrijf eerst maar eens op wat je allemaal in je hoofd hebt zitten.”
Collega: “Hmm… ok.”
Hij dacht even na en begon te zoeken in zijn lijst naar het juiste kopje (waarschijnlijk een project of aandachtsgebied) waar hij het onder wilde plaatsen, en begon te typen.
Ik: “Nee, gewoon eerst even alles opschrijven, bovenaan je lijst ofzo, en daarna pas kijken waar het hoort. Niet nu al te veel erover nadenken.”
Collega: “Oh, maar dat is een kleine moeite toch?”
Tja, toen heb ik maar even “Ok.” gezegd en me verder stilgehouden. Ik vond dat hij er op dat moment meer aan had om de dingen uit zijn hoofd op te schrijven, dan om met mij een discussie aan te gaan over de handigste manier om deze ‘mindsweep‘ te doen. Bovendien denkt hij vrij gefocust en gestructureerd. Hij springt niet van de hak op de tak, dus waarschijnlijk zou het hem ook op deze manier wel lukken om in elk geval de belangrijkste zaken weer in z’n to-do-lijst te krijgen.
En die kopjes in zijn to-do-lijst, werkten misschien wel als triggers voor acties die hij zich anders misschien niet meer had herinnerd.
Drie stappen ineens
Wat hij eigenlijk deed was per item de eerste drie stappen van de methode Getting Things Done, allemaal ineens uitvoeren. Dus:
- CAPTURE: noteren/verzamelen; in dit geval via een ‘minddump’
- CLARIFY: verhelderen; wat is het? Wat is de eerstvolgende actie?
- ORGANIZE: organiseren; het item op de juiste plaats in je systeem zetten.
Elk van die stappen vergt een andere mindset:
- Bij het verzamelen schrijf je gewoon op wat er in je op komt; verder hoef je nergens over na te denken; zeker niet als je een mindsweep doet.
- Bij verhelderen bepaal je wat iets betekent, wat de gewenste uitkomst is en wat de eerstvolgende actie is. Dat is pittig denkwerk!
- Bij organiseren bepaal je waar je het item neer gaat zetten zodat je het op het juiste moment weer zult zien of terug kunt vinden. Je kunt het vergelijken met opruimen: dingen op de juiste plek zetten.
Multitasken
Omdat je bij elk van deze stappen een andere mindset gebruikt, kun je het door elkaar doen van deze stappen ook wel multitasken noemen, of wat multitasken eigenlijk is: heel snel switchen tussen verschillende taken.
Ik weet dat het heel verleidelijk is om, zodra je een item noteert, deze ook in je systeem te verwerken. Het kan ook wel als je een keer een los item noteert, maar als je er meerdere hebt, zoals bij een mindsweep, kost het ten eerste veel te veel energie. Ook is het, redenerend vanuit de principes van de methode Getting Things Done, vrij waarschijnlijk dat er meer misgaat:
- Je zet niet alle acties in je systeem die wel in je hoofd zaten, want:
- doordat je ook direct de bijbehorende actie wilt bepalen en organiseren, duurt het te lang voordat je alles dat in je hoofd zat, hebt opgeschreven.
- De kans dat je iets vergeet te noteren wordt daardoor steeds groter. Ook omdat het op deze manier veel energie kost en je misschien al stopt voordat je echt klaar bent.
- Je zet de verkeerde acties op je lijst, want:
- je neemt te weinig tijd om na te denken over de gewenste uitkomst en de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie.
- Daardoor zet je waarschijnlijk niet de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie op je takenlijst, of het is niet de actie die leidt tot de gewenste uitkomst.
- Hierdoor zul je later merken dat je het uitstelt om te beginnen met de taak.
- En op het moment dat je er dan toch aan begint, merk je pas dat je eigenlijk iets anders eerst had moeten doen.
Als je dan geluk hebt kun je dit direct doen en kun je de taak wel gewoon afronden. Maar als je pech hebt moet je wachten op iets of iemand voordat je ermee verder kunt. Iets dat je misschien gisteren of vorige week gemakkelijk had kunnen regelen, als je eerder beter had nagedacht.
Volg de drie stappen
Het is dus niet slim om de eerste drie stappen die David Allen heeft gedefinieerd in zijn methode, allemaal in één keer te doen. Zeker niet als er nog zoveel in je hoofd rondzwerft. Doe dan gewoon de drie stappen achter elkaar:
- Schrijf eerst alles op dat in je hoofd zit.
- Bekijk item voor item wat het is en wat de eerstvolgende actie is.
- Zorg ervoor dat het op de juiste plaats in je systeem komt.
Verhelderen en organiseren: ook apart, of toch tegelijk?
Stap twee en drie, verhelderen en organiseren, worden vaak wel in één keer gedaan. Dit kan naarmate je je systeem beter georganiseerd hebt voor jezelf. Het bepalen van de juiste plaats voor nieuwe items voelt dan bijna als een automatisme: het kost maar weinig extra energie om direct te bepalen waar je het neer moet zetten.
Ik heb echter ook al wel eens gehoord over iemand die tijdens het ‘verhelderen’ eerst de nieuwe eerstvolgende acties onder elkaar op een aparte lijst zette. Zo kon hij deze nieuwe taken beter vergelijken met de taken die al in zijn systeem stonden, en bepalen welke nieuwe taken echt vandaag of morgen moesten gebeuren, of dat ze konden wachten tot later die week of zelfs volgende week. Zo bekeken, kan het dus ook heel waardevol zijn om verhelderen en organiseren in twee aparte stappen te blijven doen.
Neem tijd voor een review
Nadat je je hoofd hebt leeggemaakt en de nieuwe items in je systeem hebt gezet, is het natuurlijk wel zaak om op korte termijn een Weekly Review te doen, zodat je hele systeem weer up-to-date is.
Dit was eigenlijk ook de eerste tip aan mijn collega in de situatie die ik beschreef in het begin van dit blog. Normaal gesproken is dát wat je gaat doen, op het moment dat je merkt dat je te veel in je hoofd probeert te onthouden, of als je de lijsten in je systeem niet meer vertrouwt.
Het leegmaken van je hoofd is daar een onderdeel van. David Allen noemt 3 fases in de complete Weekly Review die hij in zijn boek beschrijft:
- Get clear (hoofd en inboxen leegmaken)
- Get current (systeem updaten)
- Get creative (uitgestelde taken en projecten, en ideeën voor later)
Pas als alles in je systeem zit, kun je de verschillende taken tegen elkaar gaan afwegen en bepalen waar je de komende week het beste op kunt focussen. Als je die tweede en derde stap niet doet, zul je de komende week nog steeds niet kunnen vertrouwen op je systeem en zul je opnieuw vooral vanuit je hoofd blijven werken.
3 soorten werk
Dit alles doet me ook denken aan wat David Allen in zijn boek Getting Things Done ’the three-fold-nature of work’ noemt, oftewel: drie soorten werk:
- werk dat plotseling tussendoor komt en direct moet gebeuren;
- werk dat je gepland had om te doen;
- het plannen van je werk.
De eerste twee soorten herken je vast als werk waar je je dagelijks mee bezighoudt. Voor de derde soort wordt echter nauwelijks tijd gemaakt. En als dit al gebeurt, zijn we er meestal ’s avonds of in het weekend mee bezig. Alsof het niet echt bij ons werk hoort…
Intuïtief reageren vanuit vertrouwen
Het plannen van je werk, bepalen wat er nou écht gebeuren moet, zorgt voor betere beslissingen, meer overzicht en vooral voor meer rust in je hoofd.
Als je erop kunt vertrouwen dat de juiste dingen in je systeem staan en dat ze op een plaats staan waar je ze op het juiste moment zult zien, dan kun je beter omgaan met nieuwe, onverwachte zaken die voorbijkomen. Je kunt intuïtief reageren, of je kunt snel een paar lijsten raadplegen om de impact te bepalen en je voelt je zekerder over de keuzes die je maakt.
Zolang je dat overzicht en dat vertrouwen niet hebt, blijft je je continu afvragen of je niet iets belangrijks over het hoofd ziet. En dat zorgt voor stress, afleiding en onrustige nachten.
Voldoende aandacht geven
Blijft er toch nog iets ‘rondhangen’ in je hoofd, ondanks dat je alles netjes hebt opgeschreven en verwerkt in je systeem? Kijk er dan nog eens goed naar en vraag jezelf af wanneer je dit zou kunnen laten rusten. Wanneer kun je het van je af zetten? Wat heb je nog niet helder voor jezelf?
“If you don’t pay appropriate attention to what has your attention, it will take more of your attention than it deserves.” ~ David Allen
