IFTTT: Slimme workflows maken met verschillende apps

Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.

IFTTT. Volgens het bedrijf zelf spreek je het uit “…als ‘gift’ maar dan zonder de g”. Zelf zeg ik altijd de letters achter elkaar in het Engels: ‘Aai-Ef-Tie-Tie-Tie’ , of ik zeg gewoon wat het betekent: If This, Then That: als dit gebeurt, doe dan dat. Want dat is wat deze applicatie doet.

Als een bepaalde gebeurtenis zich voordoet in de ene app, kun je met IFTTT ervoor zorgen dat dit leidt tot een actie in een andere app. Zo’n gebeurtenis kan ook een bepaald tijdstip zijn, bijvoorbeeld ‘Als het 6 uur ‘s ochtends is, maak dan een notitie voor vandaag aan in mijn journal-notitieboek in Evernote’. Het zijn eigenlijk een soort mini-workflows.

Zo’n combinatie van gebeurtenis en actie wordt in IFTTT een applet genoemd. Een aantal jaren geleden noemden ze het een recipe, een recept. Je komt die term nog steeds tegen als je googelt naar IFTTT.

In de bovenstaande afbeelding zie je een aantal voorbeelden van deze applets en hieronder noem ik er nog een paar:

---

Als ik een afspraak toevoeg aan Google Calendar…

…maak dan een bijbehorende notitie aan in Evernote.

---

Als ik een oproep heb gemist…

…maak dan een taak aan in Todoist met het telefoonnummer erin.

---

Als ik een notitie toevoeg aan het notitieboek Books to read…

…voeg dan in Trello een item toe aan de inboxlijst van het bord Boeken.

---

In dit blog leg ik uit hoe je zo’n applet maakt en vervolgens werk ik de bovenstaande voorbeelden uit, zodat je deze of combinaties die je zelf hebt bedacht, eenvoudig zelf kunt bouwen.

IFTTT toegang geven tot je apps

Met IFTTT zorg je er dus voor dat een actie in de ene app leidt tot een actie in een andere app. Dit betekent dat IFTTT toegang moet hebben tot jouw account in deze apps om zo’n actie voor je uit te kunnen voeren, óf om in de gaten te kunnen houden of er iets gebeurt dat moet leiden tot een actie in een andere app.

Als je bijvoorbeeld wilt dat IFTTT een notitie aanmaakt in Evernote zodra je een afspraak inplant in Google Calendar, dan moet IFTTT toegang hebben tot jouw Evernote-account en tot jouw account in Google Calendar.

Daarom moet je elke app die je gebruikt in IFTTT eenmalig aanmelden als Service:

En dan op het rechter tabblad Services:

Op dit tabblad zie je alle services die je kunt gebruiken. Services zijn dingen die IFTTT kan doen met de apps die je hebt aangemeld, of die het kan doen zonder dat er een app voor nodig is. Bijvoorbeeld de service Date & Time en de service Email. Daarmee kun je ervoor zorgen dat IFTTT op een bepaalde dag en/of tijdstip een e-mail verstuurt. Daar hoef je geen enkele app voor aan te melden.

Als je nog nooit gebruik hebt gemaakt van IFTTT zie je op dit tabblad maar een paar services staan. Klik onder die services op de link All Services om ook de services te zien die pas beschikbaar worden als je de bijbehorende app met IFTTT hebt verbonden.

Laat je niet afschrikken door de vele services waar je uit kunt kiezen, maar gebruik het zoekveld. Typ bijvoorbeeld Office in om te zoeken naar applets voor Office365:

Of typ in Google:

Of Task:

Of Note:

Uiteraard ook deze apps (zoek op Social):

En ook bij deze categorieën vond ik verschillende apps die ik gebruik:

Je kunt telkens weer nieuwe apps koppelen bij Services. Doe dit nu dus alleen voor apps die je daadwerkelijk via IFTTT wilt gaan gebruiken.

Klik op het logo van een app die je wilt koppelen en klik daarna op Connect:

Je ziet dan het inlogscherm van de app. Daar log je in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat je daar normaal ook voor gebruikt. Volg dan de instructies die worden getoond. Dat is voor elke app verschillend. Let op: bij sommige apps moet je een betaald account hebben om de app te kunnen gebruiken via IFTTT.

Zodra je app gekoppeld is kun je Applets aanmaken.

Een nieuwe Applet maken

Om een nieuwe applet te maken klik je links bovenaan weer op My Applets en dan rechts bovenaan op New Applet:

Je ziet nu de woorden ‘if this then that’. Klik op This:

Stap 1: Een service selecteren

Je kunt kiezen uit services voor apps die je hebt aangemeld en services waarvoor je geen app hoeft aan te melden.

In dit voorbeeld maak ik een applet die een taak aanmaakt in Todoist zodra er een notitie is aangemaakt in mijn notitieboek ACTIONSUPPORT in Evernote.

Om deze applet aan te maken selecteer ik dus de service Evernote:

Stap 2: Een trigger selecteren

Zodra je een service hebt geselecteerd kom je in stap 2. Daar selecteer je een trigger. Een trigger is een gebeurtenis die de voorwaarde is voor de actie die IFTTT gaat doen. Het is de als (in het Engels If) in de voorbeelden die ik aan het begin gaf. Hoeveel en welke triggers je hier ziet, is afhankelijk van de service die je hebt geselecteerd. Soms komen er nieuwe triggers bij voor een service. Dit zijn de triggers voor Evernote:

In dit voorbeeld selecteer ik de trigger New note in a notebook. Dus: als er een nieuwe notitie is gemaakt in een bepaald notitieboek, gaat IFTTT de bijbehorende actie uitvoeren.

Soms is alleen het opgeven van een trigger voldoende, bijvoorbeeld als er iets moet gebeuren na een nieuwe tweet, e-mail, of gemiste oproep. In dit geval moet ik echter eerst aangeven welk notitieboek IFTTT in de gaten moet houden:

Nadat je op Create trigger hebt geklikt, of als het niet nodig was om iets in te stellen voor de trigger, kom je weer terug bij de woorden, if this then that. Bij this zie je nu het icoon van de app die je geselecteerd hebt:

Nu klik je op that. Je komt dan in stap 3.

Stap 3: Een service selecteren

Daar selecteer je de service (meestal een app) waarin of waarmee een actie moet plaatsvinden. Voor dit voorbeeld zoek ik de service Todoist:

Stap 4: Selecteer de actie

Nadat je de service hebt geselecteerd geef je in stap 4 aan welke actie er in Todoist moet gebeuren. Voor Todoist is er maar één actie mogelijk:

Stap 5: De actie instellen

Nadat je de actie Create task hebt aangeklikt ga je instellen hoe de actie precies gedaan moet worden.

In dit voorbeeld selecteer ik in welk project de taak moet worden aangemaakt. Todoist ziet de inbox ook als een project. De velden Note (opmerkingen), Due date en Priority laat ik leeg.

In het veld Task content (de omschrijving van de taak in Todoist) kun je eigenschappen gebruiken van de trigger die je eerder hebt geselecteerd.

In dit geval is de trigger een notitie in Evernote. De eigenschappen die je in IFTTT van een Evernote-notitie kunt gebruiken zijn de titel, de datum waarop de notitie is aangemaakt, de link om de notitie te openen, eventueel één of meer labels (tags) en natuurlijk de inhoud van de notitie.

IFTTT noemt deze eigenschappen Ingredients, ingrediënten. Je ziet hier opnieuw de analogie met recepten opduiken.

Via de knop Add Ingredient kun je een ingrediënt selecteren. Je kunt ze ook gebruiken in andere velden van een Todoist-taak, zoals in het notitieveld en in de einddatum.

In de bovenstaande afbeelding zie je dat de taakomschrijving wordt gevormd door de ingrediënten Title en PublicUrl. Ze worden weergegeven in zwarte letters met een witte achtergrond.

In één van mijn vorige blogs leg ik uit hoe je in de omschrijving van een taak in Todoist een link een eigen omschrijving meegeeft. Dat werkt ook als je de taakomschrijving laat invullen door IFTTT. Daarom heb ik de tekst zie ACTIONSUPPORT tussen haakjes achter de link (PublicUrl) gezet. Die tekst wordt aanklikbaar en opent de notitie vanuit de taak.

De PublicUrl is de link naar de notitie in Evernote waarmee ook mensen die geen Evernote hebben, de notitie kunnen bekijken. Zelf gebruik ik liever de klassieke Evernote-notitielink, maar die kun je niet selecteren als ingrediënt. De PublicUrl helpt me in elk geval om de notitie snel te openen. De klassieke link voeg ik dan toe op het moment dat ik de taak uit mijn inbox in Todoist verwerk.

Normaal gesproken checkt deze applet elk uur of er nieuwe notities zijn in het notitieboek ACTIONSUPPORT. Die interval verschilt overigens per service. Door onderaan op Check now te klikken wordt de applet direct een keer uitgevoerd, zodat je kunt testen of het werkt zoals je wilt.

Meer voorbeelden

In het begin van dit artikel beschreef ik al een aantal andere voorbeelden van applets. Hieronder laat ik je in het kort zien hoe je bijbehorende triggers en actions instelt in IFTTT.

Voor elke afspraak in Google Calendar een notitie in Evernote

Ook kun je ervoor zorgen de notities door deze applet in een specifiek notitieboek worden aangemaakt en/of één of meer tags krijgen.

Een taak in Todoist nadat je een telefoontje hebt gemist

Deze trigger werkt alleen met een Androidtelefoon waarop je de IFTTT-app geïnstalleerd hebt. De afbeeldingen spreken volgens mij voor zich:

Elke ochtend om 6:00 uur een journal-notitie in Evernote

Dit doe je met een service die al aanwezig is in IFTTT, namelijk Date & Time. Door de trigger Every day of the week te selecteren in plaats van Every day, kun je ook DayOfWeek als ingrediënt gebruiken in de titel van je notitie.

Eenvoudige code gebruiken voor opmaak

De notitie voor mijn journal bestaat uit een vast aantal vragen. Door deze al in het veld Body te zetten in de IFTTT-applet, worden deze vragen automatisch iedere dag toegevoegd aan de notitie die klaar wordt gezet in mijn jounal-notitieboek.

En door ook een paar eenvoudige opmaakcodes op te nemen in de tekst die wordt klaargezet, worden de vragen vetgedrukt en de tekst die ik eronder typ, normaal weergegeven. Daardoor blijven deze notities overzichtelijk.

Om tekst vetgedrukt weer te geven zet je direct vóór het eerste woord dat vetgedrukt moet worden de code <b> (van bold), en direct na het laatste woord zet je </b>

Om de antwoorden op de vragen vervolgens in een normaal lettertype weer te geven, dus niet vetgedrukt, kun je het beste elke vraag in een nieuwe alinea zetten. Dat doe je door vóór de <b> ook nog een <p> toe te voegen (van paragraph) en achter de </b> een </p>

Wat daarbij belangrijk is, is dat je eerst de alinea begint en dan pas de vetgedrukte tekst, en dat je vervolgens eerst het einde van de vetgedrukte tekst aangeeft en dan pas het einde van de alinea. Dus:

<p><b>Vraag 1</b></p>

Iedere nieuwe paragraaf wordt automatisch op een nieuwe regel begonnen dus de code <br> die je zag in een eerder voorbeeld, heb je hier niet nodig.

De bovenstaande code resulteert een notitie in Evernote die er zo uitziet:

Op het moment dat ik deze notitie invul, wijzig ik de titel in:
2019-05-26 – Zondag , dus volgens het format:
jjjj-mm-dd - Weekdag.

Dit maakt het gemakkelijker om de notities te sorteren.

Voeg tweets die ik leuk vind toe aan een Evernote-notitie

Deze applet maakt gebruik van de actie Append to note. Dat betekent dat in plaats van telkens een nieuwe notitie aan te maken, elke gelikete tweet aan dezelfde notitie wordt toegevoegd. Dit gebeurt totdat de notitie groter is geworden dan 2 Mb. Dan wordt er een nieuwe notitie aangemaakt om volgende gelikete tweets in te verzamelen.

Voeg artikelen die ik opsla in Pocket ook toe aan een Google Spreadsheet

Voor deze applet heb je de services Pocket en Google Sheets nodig. Pocket is, net zoals Instapaper, een app waarin je artikelen kunt bewaren die je later wilt lezen.

In het veld Formatted row geef je aan welke eigenschap van het opgeslagen artikel in Pocket, in welke kolom van de spreadsheet komt te staan. Tussen elke kolom zet je drie pipelines ||| met een spatie ervóór en erachter. Het pipeline-teken vind je op je toetsenbord direct links naast de entertoets.

Naast artikelen die je doorstuurt naar Pocket of Instapaper, kun je met IFTTT ook artikelen die je via de webclipper van Evernote opslaat, toevoegen aan deze sheet.

Om dat te doen voeg je een herkenbaar label (tag) toe aan elk artikel dat je via de Evernote Webclipper opslaat. Vervolgens stel je bij de trigger in IFTTT in dat alle notities in Evernote die dat label hebben, ook moeten worden toegevoegd aan de spreadsheet.

Dit doe je door bij de instellingen van de Webclipper een label tte selecteren dat standaard wordt gekoppeld bij elke pagina die je vastlegt via de Webclipper. Je stelt dit in door op het icoon van de Webclipper in je browser te klikken. De Webclipper wordt dan getoond, en onderaan klik je op het tandwiel Instellingen. Daar selecteer je één of meer labels die voortaan standaard worden geselecteerd bij elke nieuwe notitie die je via de webclipper vastlegt:

Daarnaast maak je deze applet in IFTTT:

Let erop dat beide applets dezelfde gegevens in dezelfde kolommen van de sheet zetten, zodat alles netjes onder elkaar komt te staan. Bij de artikelen die vanuit Pocket worden doorgestuurd kun je daarom de kolommen voor de ingrediënten Excerpt en ImageUrl verwijderen:

{{CreatedAt}} ||| {{Title}} ||| {{Tags}} ||| {{Url}}

Of je zou twee lege kolommen kunnen toevoegen in de applet voor de webclipper-artikelen:

{{CreatedAt}} ||| {{Title}} ||| *** ||| *** ||| {{Tags}} ||| {{PublicUrl}}

Ook artikelen die je vanuit een RSS-reader zoals InoReader hebt doorgestuurd naar Evernote, kun je door IFTTT toe laten voegen aan de spreadsheet. Deze krijgen namelijk automatisch het label from Inoreader, zodat IFTTT ze gemakkelijk kan herkennen.

Zo krijg je één overzicht met alle artikelen erin die je bewaard hebt.

Maak een nieuw item in Trello als ik een notitie toevoeg in Books to Read in Evernote

Tips die ik krijg noteer ik normaal gesproken in mijn Evernote-inbox. Dat geldt voor alle tips, dus ook als ik een tip of idee krijg voor een boek. Mijn boekenlijst houd ik echter bij in Trello, en ik vergeet telkens dat ik een nieuwe boekentip niet alleen in Evernote in het notitieboek Books to Read moet toevoegen, maar ook aan mijn Trellobord Boeken. Daarom gebruik ik de volgende IFTTT-applet:

Bij deze actie kun je ook nog personen, labels en een bijlage toevoegen aan de kaart in Trello. Echter, aangezien ik die velden in deze situatie niet gebruik, heb ik ze weggelaten in de afbeelding.

Applets van anderen gebruiken

In dit artikel heb ik een aantal voorbeelden gegeven van zelfgebouwde applets in IFTTT. Daarnaast kun je kijken naar wat een ander heeft gebouwd en deze overnemen naar je eigen account.

Kijk maar eens rond op de homepage van IFTTT, of selecteer een service waar je een applet voor zoekt. Je ziet dan allerlei applets die anderen al gemaakt hebben voor deze service. Als er één tussen zit die je handig lijkt, kun je die toevoegen aan je eigen account door op Turn on te klikken:

Op de website van IFTTT vind je nog veel meer voorbeelden van applets. Deze kun je eenvoudig inschakelen en instellen om zelf te gebruiken.

Soortgelijke diensten

Naast IFTTT is Zapier een soortgelijke dienst en ook Microsoft Flow. IFTTT is gratis te gebruiken. Zapier is gratis zolang je niet meer dan 5 zaps (applets) gebruikt die uit niet meer dan 2 stappen bestaan (net zoals de applets van IFTTT). In de betaalde versie van Zapier kun je workflows maken die uit meer stappen bestaan.

Microsoft Flow heeft ook een gratis versie, naast een betaalde. In de gratis versie zijn niet alle services beschikbaar, wordt er elk kwartier gecontroleerd in plaats van elke 3 of 5 minuten, en kunnen de flows (applets) ‘maar’ 750 keer per maand worden uitgevoerd. En net als bij Zapier is in de gratis versie het aantal acties per applet beperkt tot één.

Zapier is iets complexer om in te stellen dan IFTTT. Tot voor kort gebruikte ik het alleen om voor elke e-mail die ik via de mobiele Gmail-app een ster had gegeven, een taak aan te maken in Todoist. Dat is echter niet meer nodig sinds de nieuwe Gmail-addons.

Microsoft Flow heb ik tot nu toe nog niet gebruikt, maar waarschijnlijk komt daar binnenkort verandering in omdat ik ook voor mijn werk de komende tijd meer en meer gebruik ga maken van de Office365-omgeving. Ik verwacht dat Flow daar beter op aansluit dan IFTTT, omdat Flow van Microsoft zelf is.

Maak jij ook gebruik van dit soort handige workflow-apps? Ik ben benieuwd welke applets, zaps of flows jouw werk regelmatig een stukje sneller en/of gemakkelijker maken. Laat het me weten door hieronder een reactie achter te laten.