Overzicht houden met al je to-do-lijstjes, afspraken, notities, ideeën, en andere info

Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.

Dagelijks komt allerlei informatie binnen die interessant of belangrijk voor je kan zijn. E-mails van klanten of collega’s over projecten waar je aan werkt, uitnodigingen voor vergaderingen of seminars, maar ook interessante artikelen, video’s, nieuwe producten, en zelf heb je ook allerlei ideeën en bedenk je dingen die moeten gebeuren.

Al die informatie moet je op de één of andere manier vertalen in afspraken waar je naar toe moet, taken die je moet doen of delegeren en naslagmateriaal dat je daarbij kunt gebruiken. En de rest kan weg.

Is jouw productiviteitssysteem zo ingericht dat je dit onderscheid gemakkelijk en heel consequent kunt maken en alles een eigen plek kunt geven? Of blijven bij jou ook regelmatig je taken tussen je notities van vergaderingen staan, staan er notities en ideeën tussen je taken en bevat je agenda naast afspraken ook allerlei taken, ideeën en andere notities? En waar laat je (project)documenten en vergaderstukken?

In dit blog lees je waarom het belangrijk is om deze verschillende soorten informatie goed van elkaar te scheiden en hoe dit je helpt om je systeem beter te gebruiken.

Wat bewaar je waar? Maak een duidelijk onderscheid

In de inleiding gaf ik het al aan: maak een duidelijk en consequent onderscheid tussen verschillende soorten informatie, en bepaal welke informatie je waar bewaart:

• Wat gebruik je voor je notities en andere (project)documenten?
• Wat gebruik je als agenda voor je afspraken en deadlines?
• Waar zet je de taken neer die je op korte termijn wilt doen?
• En de taken die je gedelegeerd hebt of die wachten op anderen?
• Waar staan je actuele projecten?
• En waar zet je taken en projecten neer die je later of misschien wilt doen?

Je zult hiervoor verschillende apps gebruiken, zoals een agenda, taakmanager en notitie-app, maar dat betekent niet automatisch dat deze verschillende soorten informatie goed van elkaar gescheiden worden. Daar zul je zelf goed op moeten letten. Ook binnen de apps zul je verschillende lijsten of overzichten moeten maken om het onderscheid duidelijk te houden.

Organiseer door betekenis te geven aan je apps

Georganiseerd zijn betekent dat dingen zich op een plaats bevinden die overeenkomt met hun betekenis. Denk maar eens aan je keuken. Daar heb je een la voor bestek, een la of kastje voor pannen, en ook borden, kopjes, schaaltjes, koffie, thee, etenswaren, hand- en theedoeken hebben elk een specifieke plek in de keuken. Stel je eens voor dat sommige borden in het ene kastje liggen en sommige in een ander kastje… Dan zoek je je telkens een ongeluk als je iets nodig hebt.

En de organisatie van je keuken gaat nog verder, want ook in de kastjes en laden is de inhoud vaak netjes gesorteerd: alle messen liggen bij elkaar, alle vorken, lepels, en misschien liggen zelfs ook de grote messen, vorken en lepels apart van de kleinere. Ook de borden staan waarschijnlijk netjes op grootte bij elkaar. Hoe beter alles gesorteerd is, hoe sneller je het juiste kunt vinden. Handig als je druk aan het koken bent.

Dit werkt precies hetzelfde voor de organisatie van je productiviteitssysteem. Ook dan is het belangrijk om een goede scheiding te houden tussen alle verschillende soorten informatie die je erin verwerkt.

Je agenda is je vaste landschap

Het helpt daarbij om je agenda te zien als je vaste landschap: wat daarin staat moet gebeuren. Als je daar te vaak van afwijkt zal je brein minder gaan vertrouwen op alles dat erin staat, waardoor er weer meer in je hoofd blijft rondspoken.

Laat geen taken tussen je notities staan

Gebruik je taakmanager voor alles dat je moet of kunt doen op momenten dat je geen afspraken hebt en gebruik je notities en documenten als naslagmateriaal of als werk dat in ontwikkeling is.

Zorg ervoor dat er geen taken meer in je notities of in andere documenten staan. Zet al je taken op je takenlijst zodat je daar één overzicht krijgt.

Zet al je taken in je taakmanager

Soms is het slim om fysiek materiaal te gebruiken als reminder. Als je iets mee moet nemen dat je absoluut niet mag vergeten, leg het dan bij je sleutels of zet het voor de voordeur, zodat je er zowat over struikelt als je weg wilt gaan. Dat werkt prima, vooral als je ‘s ochtends nog niet helemaal wakker bent.

Vaak gebruiken we fysiek materiaal echter ook als een reminder aan taken die we nog moeten doen. Je laat het dossier van een project op je bureau liggen omdat je daar nog iets voor moet doen, of je laat een stapel documenten in het zicht liggen omdat je die nog door moet nemen, of een oude lamp of batterijen waarvoor je nieuwe moet halen.

Daar wordt ten eerste je bureau of tafel thuis niet overzichtelijker van, maar het betekent ook dat je takenlijst niet compleet is, waardoor je geen goede afweging kunt maken tussen wat je wel en niet moet doen, of tussen wat nu moet gebeuren en wat later kan. Bovendien leiden de fysieke items telkens je aandacht af van datgene waar je op dat moment mee bezig bent.

Gebruik dus geen stapels of losse voorwerpen om je aan bepaalde taken te herinneren, maar zorg ervoor dat al je taken op één plaats staan: in je taakmanager.

Wat moet nu en wat kan later?

Binnen je taakmanager maak je nog weer onderscheid tussen je actuele taken en projecten, en de taken of projecten die je later of misschien gaat doen. Welke taken en projecten op je actuele lijst staan bepaal je tijdens je wekelijkse onderhoud. De rest zet je op de ‘later/misschien’-lijst in je taakmanager. Op die manier is je to-do-lijst overzichtelijk en actueel, en kun je erop vertrouwen dat je met je belangrijkste werk bezig bent.

Gebruik inboxen om snelheid te houden in je systeem

Ik kan me wél voorstellen dat als je druk aan het werk bent of als je in een vergadering zit en je wilt snel even iets noteren om te onthouden, het niet handig is om telkens na te moeten denken over wat je waar vast moet leggen, en om telkens te moeten switchen naar de juiste app of het juiste overzicht. Gelukkig is daar een oplossing voor: maak gebruik van inboxen.

Een inbox is een plaats waar je alles verzamelt dat mogelijk interessant is. Je kunt er snel iets vastleggen, zonder zeker te weten of je er iets mee gaat doen en wat dat dan is. Op het moment dat je het vastlegt hoef je dus ook nog niet te bepalen op welke plaats het moet komen in je systeem. Daar denk je pas over na als je je inbox leegmaakt.

De meeste taakmanagers hebben zo’n inbox en ook in notitie-apps zoals Evernote en OneNote is het mogelijk om één notitieboek de naam INBOX te geven. Deze inboxen gebruik je net zoals als de inbox van je mail: je laat er nieuwe items in binnenkomen en je verwerkt ze van daaruit op een later moment naar de juiste plaats in je systeem.

Bij het verwerken van deze items bepaal je (kortgezegd) of het een afspraak, taak, project of naslagmateriaal is. Dus als je bijvoorbeeld in de inbox van je taakmanager snel iets hebt vastgelegd dat bij het leegmaken van je inbox gewoon een notitie blijkt te zijn, dan kun je deze alsnog verplaatsen naar je notitie-app, of andersom.

Denk ook aan de info die in je notities staat

Als je notities maakt van een vergadering, zul je daarin ook taken noteren die gedaan moeten worden, of afspraken over deadlines of volgende bijeenkomsten. Je hoeft dan niet tijdens het maken van de notities, dus tijdens de vergadering, te switchen tussen je notitie-app en je taakmanager of agenda. Dat zou veel te veel tijd en concentratie kosten.

Probeer in plaats daarvan zo snel mogelijk na de vergadering je notities te verwerken in je systeem. Bewaar je notities eerst gewoon in de inbox van je notitie-app, totdat je even de tijd hebt om de acties die erin staan over te zetten naar je taakmanager en gemaakte afspraken in je agenda te noteren.

Overzicht over je systeem

Dit lijkt misschien allemaal heel complex, maar bedenk dat het eerste onderscheid eigenlijk maar om drie dingen gaat: afspraken, taken, en de notities of documenten die je nodig hebt om die taken uit te voeren. Vervolgens maak je onderscheid tussen actuele taken en projecten, gedelegeerde taken en taken of projecten die je later of misschien wilt doen.

Je zult merken dat als je je systeem zó hebt ingericht dat dit onderscheid heel duidelijk is, het veel gemakkelijker wordt om nieuwe informatie uit je inboxen in je systeem te verwerken. Je kunt dan namelijk snel de juiste keuzes maken over wat je in welke app en op welke lijst zet.

Je systeem blijft dan overzichtelijk en je lijsten zijn volledig. Dat zoekt gemakkelijker en dat werkt gemakkelijker. Als je brein erop kan vertrouwen dat de lijsten in je systeem volledig zijn en dat alles op de juiste plaats staat, ontstaat er ruimte voor je brein om met nieuwe ideeën te komen of om complexe informatie te verwerken. Pas dan kun je je brein ten volle benutten voor datgene waar het echt goed in is.