Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Je kent het wel: met veel plezier koop je een nieuwe plant. Trots zet je hem voor het raam of ergens anders in de kamer, keuken of in de hal. Je geeft hem regelmatig water, maar na een paar weken, dan vergeet je het een keer en je denkt er pas weer aan als de grond volledig is uitgedroogd en de bladeren slap hangen. Oh nee, weer mislukt. Je doet een aantal weken nog wat pogingen om het plantje te ‘redden’, maar de glans is eraf en je weet dat het niet meer goedkomt.
Routineklusjes
Naast planten water geven heb je meer van dit soort ‘routineklusjes’. Van die klusjes die gewoon gedaan moeten worden. Je wordt er zelf niet beter van, het levert niets op, het meeste moet na een week gewoon weer, maar als je het niet doet dan wordt het een puinhoop, worden dingen vies of gaan ze kapot.
Even tussendoor: dit doet me denken aan een mooie podcast die ik deze week heb geluisterd van De Correspondent over Onderhoud (zie Lynn Berger, 28-11-2018, ‘Hé innovators…’). Niet sexy, zoals Innovatie, maar wel steeds belangrijker.
Terug naar ons probleem. Hoe kun je er nou voor zorgen dat je dit soort klusjes niet meer vergeet? En dat je ook weet of je ze gedaan hebt of niet?
Terugkerende taken
Daar kun je je taakmanager voor gebruiken. Normaal gesproken kun je in een taakmanager namelijk terugkerende taken aanmaken. Er zijn wel wat verschillen in hoe taakmanagers ermee omgaan, maar het komt erop neer dat zodra je zo’n taak afvinkt, deze automatisch opnieuw wordt gepland volgens het schema dat je hebt ingesteld bij die taak.
Met schema bedoel ik bijvoorbeeld:
- elke dag
- elke werkdag
- elke zaterdag
- elke 1e vrijdag van de maand
- elke maandag, woensdag en vrijdag
- elke 3 maand vanaf 20 januari
Hoe stel je dit soort taken in?
Terugkerende taken instellen in Todoist
In Todoist kun je op twee manieren een schema instellen bij dit soort taken. De ene manier is dvia het veld Inplannen dat achter de beschrijving staat. Daarin omschrijf je gewoon wanneer je de taak wilt plannen:
Of je zet het direct in de taakomschrijving:
Bij een taak die met een bepaalde regelmaat gedaan moet worden, maar niet perse op een specifieke dag kan Todoist de nieuwe datum bepalen aan de hand van de datum waarop de vorige taak is voltooid.
Als je op maandag een taak aanmaakt en aangeeft dat deze elke week herhaald moet worden, en je voltooit deze pas op een dinsdag, dan wordt de volgende taak toch weer op maandag ingepland.
Als je bij deze taak echter aangeeft dat deze elke! week moet worden herhaald (dus met een uitroepteken achter het woord elke) en je voltooit de taak pas op dinsdag in plaats van maandag, dan wordt de taak opnieuw ingepland op de dinsdag daarna, in plaats van op maandag. Of als je de taak al eerder voltooit, bijvoorbeeld op zaterdag, dan krijgt de volgende taak de eerstvolgende zaterdag als einddatum.
Zo kun je taken ook bijvoorbeeld elke! 2 weken of elke! 3 dagen plannen.
Todoist geeft het aan als hij niet snapt wat je bedoelt en geeft daarbij een link naar de pagina op de website van Todoist waar je meer uitleg en tips vindt:
En als de taak wel is gepland kun je gemakkelijk controleren of deze goed is gepland door met je muis op de datum te gaan staan. Todoist toont dan vanzelf het ingestelde schema:
Terugkerende taken instellen in Remember the Milk
In Remember the Milk kun je bij het toevoegen van een taak op het icoon klikken voor een herhalende taak, of je typt een * in de taakomschrijving:
Je kunt dan een schema selecteren of via de optie Geavanceerd… zelf een schema instellen.
Ook kun je het schema zelf omschrijven achter het sterretje in de taakomschrijving:
Net als in Todoist kun je bij een taak ook aangeven dat de planning van de herhaling afhankelijk is van datum waarop de huidige taak voltooid wordt:
Terugkerende taken instellen in Nirvana
In Nirvana moet je een Scheduled taak aanmaken om een herhalingsschema in te kunnen stellen. Dit doe je door een nieuwe taak aan te maken, op de status van de taak te klikken en vervolgens Scheduled > Make repeating… te selecteren:
Vervolgens kun je het herhalingsschema instellen. Dit lijkt veel op andere taakmanagers:
Er is echter wel een verschil. Nirvana maakt namelijk een nieuwe taak aan voor iedere keer dat de taak volgens het schema moet worden gepland. Ook als de vorige taak nog niet voltooid is. Dit kan resulteren in de volgende Focuslijst in Nirvana.
Je ziet hier onder andere drie keer de taak Hardloophorloge opladen die we zojuist hebben aangemaakt. Dit komt als volgt:
- 19 en 23 februari zijn al geweest en die taken zijn nog niet afgerond. De datum van deze taken wordt daarom rood weergegeven in de Focuslijst.
- De eerstvolgende keer dat de taak moet worden uitgevoerd volgens ons schema is aanstaande dinsdag 26 februari.
- Deze is alvast aangemaakt omdat we hadden ingesteld dit twee dagen van tevoren moet gebeuren.
Je ziet hier ook het verschil tussen herhalende taken waarbij de optie Each copy has a due date wél is aangevinkt, zoals bij de taak Hardloophorloge opladen en de taak Boodschappen halen waarbij deze optie niet is aangevinkt. Die taak zie je ook drie keer, maar de plandata zie je pas als je klikt op het pijltje achter de taak. Dat is nogal een verschil.
In Nirvana kun je overigens geen herhalingsschema instellen via de omschrijving van de taak.
Herhalende taken instellen in Toodledo
Om in Toodledo een herhalende taak in te kunnen stellen moet je er eerst voor zorgen dat het veld Repeat zichtbaar is. Dit doe je door op de + te klikken in de donkerblauwe balk met de kolomtitels of via je accountsettings: Profiel > Tandwiel > klik op Edit bij Fields/Functions Used.
Om bij een nieuwe taak een herhaling in te stellen vul je eerst bij Due Date de datum in waarop de taak voor het eerst moet worden voltooid.
Vervolgens geef je in het veld Repeat aan wanneer de taak herhaald moet worden. Dit kan door een eenvoudig schema te selecteren:
Of door via tekst een aangepast schema aan te geven:
Net als in Todoist en Remember the Milk wordt de volgende taak pas aangemaakt als de huidige taak is voltooid. En ook kun je in Toodledo aangeven of je de volgende taak wilt aanmaken op basis van de ingestelde einddatum, of op basis van de datum waarop de voorgaande taak is voltooid.
Deze optie kon ik overigens alleen vinden bij bestaande taken, door in de takenlijst op de waarde in het veld Repeat te klikken:
In Toodledo kun je geen herhalingsschema aangeven via de taakomschrijving.
Criterium voor selectie van een taakmanager
Ik heb gemerkt dat het best vervelend is als je een taakmanager hebt die niet genoeg flexibiliteit biedt bij het instellen van herhalende taken. Het lijkt misschien niet zo belangrijk, maar aangezien het om herhalende taken gaat, word je er telkens weer aan herinnerd dat dit niet zo lekker werkt in je taakmanager.
Het weegt voor mij bij de selectie van een taakmanager dus vrij zwaar mee. Sommige dingen zijn niet zo erg. Als ik bijvoorbeeld niet kan aangeven dat een taak op maandag én woensdag gepland moet worden, dan maak ik gewoon twee taken aan waarvan ik de ene op maandag laat herhalen en de andere op woensdag. Zodra dat eenmaal is ingesteld, werkt het gewoon.
Maar het is wel fijn om te weten dat bijvoorbeeld de taak voor mijn btw-aangifte (elke 3 maanden op de 3e vrijdag) altijd automatisch goed gepland wordt. Als dat niet het geval is, dan moet de taakmanager verder wel hele grote voordelen hebben, wil ik deze overwegen om te gaan gebruiken.
Gewoonten
Je kunt herhalende taken ook goed gebruiken om je te herinneren aan bepaalde gewoonten die je voortaan iedere dag wilt doen, zoals:
- Journaling
- Mediteren
- Schrijven (bijvoorbeeld 500 / 1000 woorden)
- Flossen
- Bed opmaken
- Plan voor de dag maken
- Inbox leegmaken
- Lezen (bijv. 10 pagina’s)
Meer voorbeelden
Tot slot wil ik je, naast de voorbeelden die ik al heb genoemd in dit artikel, nog wat voorbeelden geven van herhalende taken die je zou kunnen instellen. Mogelijk geven ze je ideeën voor nog meer van dit soort taken. En vraag je bij elke taak die je instelt af of je deze op een specifieke dag wilt doen, of telkens een vast aantal dagen na het voltooien van de voorgaande taak:
- Grijze bak / Groene bak / Plastic bak / Papierbak aan de straat zetten
- Stofzuigen
- Stof afnemen
- Bedden verschonen
- Matrassen omdraaien
- Filters vervangen
- Auto wassen
- Oven schoonmaken
- Ramen lappen
- Administratie bijwerken
- Backup maken
- Wekelijkse review van je takenlijst
- …
