Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Trello is een taakmanager die heel anders werkt dan de taakmanagers die ik hier tot nu toe heb besproken. Toch wil ik deze zeker benoemen, want Trello is erg populair bij veel mensen. Volgens mij komt dit vooral door het visuele overzicht dat Trello geeft. Je kunt het ook voor veel meer zaken gebruiken dan alleen taak- en projectmanagement. Bovendien heeft de gratis versie eigenlijk alles dat je nodig hebt.
In de onderstaande afbeelding zie je een Trello-bord. In je eigen Trello-account kun je meerdere van deze borden aanmaken.
Lijsten
Een bord bestaat uit één of meerdere lijsten. In het bovenstaande bord zie je een workflow volgens de methode Getting Things Done. Het bevat lijsten zoals Inbox, Projecten en lijsten voor je next actions (computer, calls, home, etc), waiting for en someday/maybe. Op een Trello-bord bepaal je zelf hoe je de lijsten noemt en in welke volgorde je de lijsten zet.
Kaartjes
Aan een lijst voeg je kaartjes toe. Een kaartje kun je zien als een taak. Je kunt kaartjes binnen een bord van de ene naar de andere lijst slepen, of naar een ander bord verplaatsen (via Acties > Verplaatsen).
Dubbelklik op een kaartje om deze te openen en er informatie aan toe te voegen. Je ziet dan wat sommigen ook wel vergelijken met de ‘achterkant’ van het kaartje. Daar kun bijvoorbeeld een omschrijving, subtaken, een vervaldatum, bijlage(n) en één of meer labels toevoegen.
Workflows managen
De borden in Trello worden ook wel Kanban-borden genoemd. Kanban is een methode om werkprocessen te visualiseren, waardoor beter te volgen is wat er gebeurt en waardoor eventuele knelpunten beter zichtbaar worden.
Een Kanban-bord bevat lijsten die de verschillende stappen of statussen in een workflow weergeven. Doordat je in Trello zelf borden kunt inrichten met verschillende lijsten, is Trello uitermate geschikt voor deze methode.
Een simpel voorbeeld is een workflow van taken van een project, met de statussen: To do – Doing – Done. Een projecttaak bevindt zich altijd in één van deze drie statussen. Naast deze drie statussen wordt meestal ook een aparte lijst gemaakt voor taken die On Hold staan, waardoor je het onderstaande bord krijgt.
Terwijl je werkt aan het project verplaats je de kaartjes van To Do naar Doing en vervolgens naar Done. De lijst On Hold gebruik je als je even niets met een taak kunt doen omdat deze wacht op iets of iemand anders. Deze methode wordt ook veel door ontwikkelteams gebruikt die volgens de Scrum-methode werken. Eén van de uitgangspunten van Scrum is transparantie over de voortgang. Dat is op zo’n bord heel duidelijk zichtbaar.
Samenwerken in Trello
Trello wordt veel gebruikt om samen te werken in duo’s of kleine teams. Je geeft anderen toegang tot je bord via de knop Uitnodigen, die midden bovenaan een bord staat. Daarvoor heeft die ander alleen maar een Trello-account nodig.
In de gratis versie kun je met zoveel mensen samenwerken als je maar wilt. Je kunt ook zelf teams definiëren en binnen een team meerdere borden aanmaken.
Via de knop Leden wijs je iemand toe aan een kaartje. De profielafbeelding van die persoon wordt dan zichtbaar op het kaartje. Zo zie je bij projecten die je met meerdere mensen doet precies wie verantwoordelijk is voor welke kaartjes (taken).
Kaartjes als voltooid markeren
Archiveren
De normale manier in Trello om een kaartje als voltooid te markeren, is door deze te archiveren. Dit doe je door op een kaartje te klikken en aan de rechterkant bij Acties op Archiveren te klikken. Het kaartje verdwijnt dan van het bord.
Via het menu van het bord > Meer > Gearchiveerde items, kun je een gearchiveerd kaartje weer terugzetten op het bord.
Via de vervaldatum
Een andere manier is een vervaldatum toevoegen aan een kaartje. Naast de datum verschijnt dan een vinkje. Je markeert het kaartje als voltooid door deze aan te vinken. De vervaldatum op het kaartje wordt dan groen.
Dit is ook zichtbaar aan de ‘voorkant’ van het kaartje:
Via een label ‘Voltooid’
Een andere manier om kaartjes als ‘voltooid’ te markeren is door er een label genaamd ‘voltooid’ aan te koppelen.
Je maakt een label aan, door in een taak op de knop Labels te klikken. In de lijst met labels die dan getoond wordt, klik je op het pennetje achter een leeg label en vul je een naam in voor dat label. Of je klikt op de link Maak een nieuw label aan, vult een naam in voor het label en selecteert een kleur.
Door te klikken op een label wordt deze gekoppeld aan het kaartje. Je ziet een vinkje bij alle labels die aan de taak gekoppeld zijn.
Een bord filteren op basis van labels, leden en vervaldata
Om op een bord alleen de kaartjes te tonen met een bepaald label, of toegewezen aan bepaalde personen of met een bepaalde vervaldatum, klik je rechts bovenaan een bord op Laat menu zien en daarna op Filter kaarten.
Je kunt dan de gewenste labels, leden en/of vervaldata selecteren en gebruiken als filters:
Checklists: Subtaken en Voortgangsindicatie
Aan een kaart kun je één of meerder checklists toevoegen. Een checklist bevat in feite subtaken:
Je kunt checklists ook gebruiken om de voortgang van een taak (of project) bij te houden. Hieronder zie je een voorbeeld van een checklist die ik heb gemaakt om mijn voortang in een boek bij te houden. Ik wilde graag twee boeken per maand lezen en uitgaande van 28 dagen per maand betekent dit dat ik per dag ongeveer 7% van een boek moest lezen (reken maar na). Ik werk hierbij trouwens met een percentage, omdat dit ook in de e-reader apps van Amazon (Kindle) en Bol.com (Kobo) wordt aangegeven, in plaats van het aantal bladzijden.
Zoals je hierboven ook ziet, kun je een checklist die je voor het ene kaartje hebt aangemaakt, kopiëren naar een ander kaartje (op hetzelfde bord).
Op de ‘voorkant’ van het kaartje wordt het aantal voltooide subtaken weergegeven en het totaal aantal subtaken van het kaartje:
Taken e-mailen naar een Trello-bord
Net als in andere taakmanagers kun je ook taken e-mailen naar een Trello-bord. Elk bord heeft een ander e-mailadres.
Je vindt het e-mail adres van een bord door rechtsbovenaan te klikken op Laat menu zien en vervolgens op Meer. Door vervolgens te klikken op E-mail-naar-bordinstellingen wordt het betreffende e-mailadres getoond. Selecteer daar ook in welke lijst van het bord de gemailde taken terecht moeten komen en of ze bovenaan of onderaan die lijst worden toegevoegd.
Link naar een Trello-bord of -kaartje
In hetzelfde menu vind je ook de link naar dat bord. Door deze link te kopiëren en vervolgens te plakken in een kaartje van een ander bord, kun je eenvoudig van het ene naar het andere bord ‘springen’. Je kunt de link ook plakken bij een taak in je eigen taakmanager.
In de onderstaande afbeelding zie je een link naar het bord Onboardingprogramma. Deze kun je kopiëren en plakken in het kaartje van ditzelfde project in de lijst met Projecten van het GTD-bord dat je zag aan het begin van dit artikel:
Zo kun je direct vanuit je projectenlijst ‘springen’ naar de borden van de bijbehorende projecten.
Ook een kaartje heeft een eigen link. Deze vind je door een kaartje te openen en bij Acties op Delen te klikken.
Meer voorbeelden van Trello-borden
Er zijn nog veel meer toepassingen te bedeken van Trello-borden. Naast workflows voor allerlei processen (niet alleen taakmanagement) kun je ze bijvoorbeeld ook gebruiken om informatie te structureren. Hieronder vind je diverse voorbeelden.
Andere workflow voor taakmanagement
In het onderstaande bord zie je een andere workflow voor taakmanagement, met lijsten voor taken die vandaag, deze week of later moeten gebeuren. Dit is niet volgens de methode Getting Things Done, maar het is wél een veelgebruikte variant.
Bord met gedelegeerde werkzaamheden
Hieronder zie je een bord voor werkzaamheden die je bijvoorbeeld uitbesteedt aan een assistent, met dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse taken, enzovoort.
Borden voor specifieke workflows
Informatie of ideeën structureren
Naast workflows kun je Trello-borden ook gebruiken voor het geven van informatie. Op de site van Trello staat een mooi voorbeeld voor het wegwijs maken (‘onboarding’) van nieuwe medewerkers.
Of om ideeën te structureren, zoals in dit voorbeeld:
Of een boekenlijst:
Op de site van Trello vind je nog veel meer voorbeelden van Trello-borden.
Ik gebruik Trello vooral náást mijn taakmanager. Bijvoorbeeld voor een boekenlijst zoals je hierboven ziet, maar ook voor een blog-worklow of voor projecten met veel verschillende taken waar ik overzicht over moet houden.
Misschien is het voor jou ook een mooie aanvulling, of misschien is het zelfs de perfecte tool voor ál je taken.
