Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
De meeste taakmanagers en andere tools die ik beschrijf op dit blog kun je op allerlei manieren inrichten voor je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit. Dat geldt echter niet voor de taakmanager die ik deze keer beschrijf: Nirvana. Deze taakmanager is namelijk al grotendeels ingericht en de makers hebben daarbij vooral gekeken naar de principes van Getting Things Done, de productiviteitsmethode van David Allen.
Als je wilt werken volgens deze methode, dan geeft Nirvana een hele goede basis. Zelf heb ik deze tool ook lange tijd gebruikt en ik vind het nog steeds een hele goede optie, net als Remember The Milk en Toodledo waar ik eerder al over schreef, en uiteraard Todoist die ik momenteel gebruik.
Overigens kun je de app ook prima gebruiken zonder te werken volgens Getting Things Done. Onderaan deze post vertel ik daar wat meer over, omdat je dan weet over hoe de app eruit ziet.
Nirvana heeft een web-app en apps voor iPhone, iPad, en Androidtelefoons en -tablets. De apps zijn gratis en er is een gratis abonnement en een abonnement waarvoor je 5 dollar per maand of 36 dollar per jaar betaalt. De belangrijkste beperking van het gratis abonnement is dat je geen herhalende taken kunt aanmaken. Daarnaast kun je ook maar vijf projecten, twee areas of focus en drie reference lists aanmaken.
Lijsten in Nirvana
Aan de linkerkant van het scherm zie je de belangrijkste lijsten:
- Next voor je eerstvolgende acties
- Waiting voor de taken die je gedelegeerd hebt
- Scheduled voor taken die je pas op een later moment wilt zien. Bijvoorbeeld omdat je een beslissing nog even een paar dagen wilt uitstellen, of omdat het gewoonweg niet zinvol is om eerder aan een bepaalde taak te beginnen.
- Someday voor taken waar je op dit moment nog niet de tijd of andere middelen voor hebt.
De lijst ‘Later’ staat standaard uit en kun je via de instellingen inschakelen.
Onder de standaardlijsten vind je de lijst Focus. Hierin zie je alle taken die je een ster hebt gegeven. Ook de taken die je via Schedule een datum in de toekomst hebt gegeven komen op die datum in de Focus-lijst te staan.
Daaronder komen je Projecten te staan en onder Reference is er zelfs plaats voor notities en checklists. Hier kun je ook een Reference list maken die je ‘Horizons of focus’ noemt, met daarin de 4 ‘horizons’ die David Allen noemt boven het niveau ‘projecten’, waarbij je voor elke horizon een reference item maakt:
Daaronder vind je Tags. Een tag kan een label (context) zijn, een contactpersoon of een area. Daarvoor is eerst wat meer uitleg nodig.
Wanneer kijk je op welke lijst?
In mijn vorige blog heb ik het gehad over de Eerstvolgende actie (in het Engels: Next action). Dat is de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie die je kunt doen om een gewenste uitkomst te bereiken. In tegenstelling tot wat je gewend bent op je takenlijst te zetten, zijn dit acties die je echt direct kunt gaan doen.
Maar als je al je eerstvolgende acties in één lange lijst zet dan wordt het alsnog onoverzichtelijk. Bovendien zul je merken dat je niet altijd elk van die acties zomaar kunt doen. Je bent namelijk afhankelijk van:
- de plaats waar je bent, de tools die je voorhanden hebt of de personen die beschikbaar zijn. David Allen noemt dit ook wel je ‘context’;
- de hoeveelheid tijd die je hebt,
- de hoeveelheid energie die je hebt.
Context
Stel, je telefoon is bijna leeg en je kunt hem op dat moment niet opladen. Dan heeft het geen enkele zin om acties op je lijst te zien waarvoor je iemand moet bellen.
En als je op je werk bent dan is het niet zinvol om acties te zien waarvoor je thuis moet zijn of ergens in de stad. En andersom geldt dat ook.
Of als je collega niet aanwezig is, dan hoef je ook niet naar de acties te kijken waar je hem of haar bij nodig hebt.
David Allen, bedenker van de methode Getting Things Done, noemt dit ‘contexten’. Door je acties te groeperen op basis van de context waarin ze plaats kunnen vinden, maak je het jezelf een stuk gemakkelijker om te kiezen welke actie je op een bepaald moment gaat doen.
Tijd en energie
Je kunt nog verder gaan door bij elke actie ook een inschatting te maken qua tijd en energie die je ervoor nodig hebt. Het is echter wel de vraag of de voordelen echt opwegen tegen het extra werk dat hiervoor nodig is. Maak zelf die afweging en houd er rekening mee dat je hier op een regenachtige zondagmiddag waarschijnlijk heel anders over denkt dan op een normale werkdag 😉
Wél kan het handig zijn om een lijst te hebben met mogelijke taken voor momenten dat je energieniveau heel laag is. Op dat moment heb je namelijk helemáál geen zin om acties te gaan zoeken in een lijst met allerlei lastige taken erop. Maar lijstje met wat eenvoudige klussen erop zorgt ervoor dat je op zo’n moment tóch goed bezig kunt zijn.
Nirvana bevat een vaste lijst met tijdsduren en energieniveaus waar je per taak een keuze uit kunt maken. Dit laat ik zien bij het organiseren van je taken. Labels en contactpersonen kun je zelf inrichten. Dat is het volgende dat ik hier bespreek.
Labels en Contactpersonen
In Nirvana kun je een context of persoon aan een taak koppelen via het veld Tags.
Je kunt ze direct intypen bij het aanmaken of wijzigen van een taak (zie verderop bij het onderdeel Taken toevoegen), of je kunt ze beheren door links bovenaan in de blauwe balk op All Areas te klikken en dan op Manage Areas.
Daar vind je een lijst met Areas, een lijst met Contactpersonen en een lijst met Labels die je in kunt richten naar je eigen smaak. De Areas leg ik later uit.
In de naam van een context wordt vaak een @ gebruikt. Ook dat is bedacht door David Allen, omdat als je een @-teken ergens vóór zet, dit item automatisch bovenaan in een alfabetisch gesorteerde lijst komt te staan, waardoor je ze gemakkelijk terugvindt. Het is nog steeds handig om dit te gebruiken omdat je ze daarmee gemakkelijk kunt onderscheiden van bijvoorbeeld contactpersonen.
De contactpersonen kun je niet alleen gebruiken voor zaken die je met iemand wilt bespreken, maar ook om taken te delegeren. Zodra je een item op je Waiting-lijst zet, wordt namelijk ook gevraagd of je er een persoon aan wilt koppelen. Bij nieuwe wachten-op items wordt standaard de contactpersoon ‘someone’ aangemaakt als je er zelf geen selecteert. Deze ‘someone’ kun je ook gebruiken bij personen waar je maar een enkele keer een taak aan delegeert, om te voorkomen dat je lijst met contactpersonen een lange lijst wordt met allemaal namen die je maar een enkele keer gebruikt. De naam van de betrokken persoon zet je dan gewoon in de taak zelf.
Projecten
Net als in andere taakmanagers kun je projecten aanmaken en hier taken aan koppelen. Dit doe je door in de linker zijbalk te klikken op Projecten en vervolgens op New Item, of via de sneltoets n of p.
In Nirvana kun je zelfs een taak omzetten naar een project. Dat is heel handig als je snel een taak in je inbox hebt gezet dat later een project blijkt te zijn. Klik dan met je rechter muisknop op det taak en kies voor Convert en vervolgens Project, zoals je dat hieronder ziet bij de taak Nieuwe website opzetten.
In Nirvana is het overigens (in tegenstelling tot veel andere taakmanagers) niet verplicht om een taak aan een project te koppelen. Voor de methode Getting Things Done is het ook zeker niet nodig dat je eerstvolgende acties (in het Engels: next actions) gekoppeld zijn aan een project. Wel wordt het aangeraden om de andere acties van je project (voor zover je die al gedefinieerd hebt) te bewaren als projectreferentiemateriaal. Dus tja, dan kun je ze net zo goed allemaal koppelen (tenzij iets echt een losstaande actie is).
Areas
Naast een project kun je ook aan elke taak een Area koppelen. Daarmee kun bijvoorbeeld het onderscheid maken tussen taken voor je werk, privé, of andere aandachtsgebieden en rollen.
Via het menu All Areas, Manage tags maak je deze Areas aan en je koppelt ze bij het toevoegen of wijzigen van een taak. Ook voor Areas geldt dat je consequent zult moeten zijn in het gebruik ervan. Pas dan kun je erop vertrouwen dat je daadwerkelijk alle taken van een Area ziet als je erop filtert.
Taken toevoegen
In je inbox
Net als andere taakmanagers heeft Nirvana een inbox waarin je taken kunt aanmaken. In de inbox kan dit op verschillende manieren:
- Door bovenaan op New Item te klikken. Je ziet dan hetzelfde venster als bij 3.
- Via het ‘Rapid Entry’-veld. Hierin typ je alleen de omschrijving van de actie.
Dit veld kun je zichtbaar maken door rechts bovenin op de pijl achter je naam te klikken en dan op Preferences… En vervolgens op Show bij het onderdeel Rapid Entry. - Via een sneltoets:
- i – Deze maakt altijd een nieuwe taak aan in de inbox.
- n – Deze maakt een nieuwe taak aan in de lijst waar je je bevindt.
Taken toevoegen via e-mail
Je kunt ook taken aanmaken door een e-mail te sturen naar je inbox. Het mailadres dat gekoppeld is aan jouw account vind je door rechts bovenin op de pijl achter je naam te klikken en dan op My account…
Scroll naar beneden op de accountpagina en zoek het adres dat getoond wordt bij ‘Creating tasks via e-mail’. Dit adres kun je het beste toevoegen aan je contactenlijst in je e-mailapp, onder de naam Nirvana.
Op deze pagina vind je nog meer mogelijkheden om taken toe te voegen aan Nirvana.
Taken organiseren in Nirvana
Om je taken in Nirvana te organiseren kun je verschillende eigenschappen toekennen aan taken. Dat doe je in het scherm waarin je de taak aanmaakt of wijzigt.
Ten eerste zorg je voor een duidelijke omschrijving met in elk geval een werkwoord erin. Beschrijf het als een fysiek uitvoerbare actie en koppel ook de juiste context eraan, tenzij het gaat om een taak voor je ‘Wachten Op’-lijst of voor je ‘Ooit/Misschien’-lijst.
Klik op Inbox om de lijst te wijzigen waar de taak op staat. Als je dit niet doet blijft de taak in je inbox staan.
Indien van toepassing selecteer je daaronder het project waar deze taak onderdeel van uitmaakt. Dat doe je door te klikken op Standalone. In Nirvana is het niet verplicht om een project te selecteren. Dan laat je de taak op ‘Standalone’ staan.
Als er een specifieke datum is waarop de taak gedaan moet zijn, geef dit dan aan via de Due Date.
Tot slot kun je eventueel aangeven hoeveel tijd en energie je verwacht nodig te hebben voor de taak:
Taken in de toekomst plannen
Wat ik erg mooi vind in Nirvana (en eigenlijk mis in Todoist) is dat ik ervoor kan zorgen dat taken pas vanaf een bepaalde datum (‘start date’) zichtbaar worden in mijn lijst met Next Actions.
Dit is bijvoorbeeld het geval met de taak die ik in de onderstaande afbeelding op de Scheduled lijst heb gezet met een datum van 5 december.
De taak hoeft niet eerder zichtbaar te zijn, omdat mijn manager bijvoorbeeld niet eerder weer aanwezig is, of omdat ik pas op die dag een afspraak met hem heb.
Overzicht van taken per Project
Als je een project aanklikt in Nirvana zie je een mooi overzicht van de verschillende taken per project. De titel van het project staat bovenaan en daaronder worden de acties gegroepeerd per lijst.
Direct onder de titel zie je de labels en contactpersonen die gebruikt worden bij de taken van het project. Door erop te klikken werken ze als filters binnen het project.
Overzicht van taken per Tag
In de linker zijbalk zie je al je tags bij elkaar staan. Dit zijn de Areas die je hebt gedefinieerd, je contactpersonen en je labels die je hebt gekoppeld aan één of meer taken.
Areas hebben een rechthoekig label. Ik heb er zelf voor gekozen om de namen van Areas met hoofdletters te typen. De labels en contactpersonen hebben een label met afgeronde hoeken. Je ziet hierbij ook het voordeel van het gebruik van het @-teken in de naam van een label.
Als je een tag selecteert aan de linkerkant, zie je per lijst de taken waarbij dit label gekoppeld is. Als er een project gekoppeld is aan de taak zie je de projectnaam in het blauw. Door daarop te klikken ga je naar het project.
Overzicht van taken per Lijst
Door op een lijst te klikken zie je alle taken van die lijst. In de onderstaande afbeelding worden deze getoond per project en zie je alle next actions van een project. Je kunt ook alleen de eerste zoveel taken van een project laten zien (collapse project actions). Daarnaast kun je ervoor kiezen om je taken niet per project te groeperen, maar alle next actions in één lijst te tonen (unified list), of alleen de eerste next action van elk project (sequential next actions).
Werkt ook zonder Getting Things Done
Je kunt de app ook prima gebruiken als je niet volgens de methode Getting Things Done wilt werken. Je kunt je taken namelijk allemaal in de lijst Next zetten, wel of niet gekoppeld aan een project. Het is niet verplicht om Labels en/of Areas te gebruiken en je kunt zelf bepalen of je de andere lijsten zoals Waiting en Someday gebruikt. De status Scheduled is alleen verplicht als je een startdatum wilt gebruiken of als je gebruik wilt maken van herhalende taken.
De tool is nooit de oplossing
Zoals gezegd is Nirvana eigenlijk kant en klaar als je wilt werken volgens de methode Getting Things Done. De belangrijkste lijsten zijn al aanwezig en er is ruimte om de meer persoonlijke onderdelen zelf in te richten.
Nu ik er weer een heel artikel over heb geschreven heb ik eigenlijk heel veel zin om Nirvana weer te gaan gebruiken, maar toch blijf ik bij mijn eigen taakmanager Todoist.
Waarom? Omdat een tool nooit bepalend is voor je manier van werken. Het is alleen maar een hulpmiddel. Getting Things Done kan ook met pen en papier.
De belangrijkste problemen die je tegenkomt bij het gebruik van een tool, kun je meestal oplossen door iets aan te passen in je inrichting of door nog eens goed te kijken naar je eigen werkwijze. Heb je misschien te veel of te weinig labels? Is het wel handig om met Areas te werken? Heb je wel echte eerstvolgende acties gedefinieerd? Horen sommige acties misschien beter thuis op je Ooit/Misschien-lijst of zijn het eigenlijk projecten? Doe je wel regelmatig een update van je systeem?
Probeer de oplossing eerst daarin te zoeken in plaats van telkens weer een nieuwe tool te proberen. De kans is namelijk groot dat je nooit een tool tegen zult komen die voor 100% voldoet aan jouw wensen. Bovendien kost het veel tijd om telkens weer al je taken over te zetten naar een nieuwe tool. Tijd die je veel beter kunt besteden aan het daadwerkelijk doen van je acties. Want uiteindelijk gaat het daar natuurlijk om.
