Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
In Todoist kun je je taken verschillende kenmerken meegeven waar je ze later op kunt filteren en sorteren. Eerder liet ik je al zien hoe je een deadline of plandatum meegeeft aan een taak, hoe je taken toekent aan een project en één of meer labels toekent aan een taak. Daarnaast kun je aangeven welke prioriteit de taak heeft. Dat zal ik in dit artikel laten zien. Vervolgens vertel ik iets over het sorteren van taken, over hoe je met behulp van zoekopdrachten allerlei handige overzichten maakt voor je taken en hoe je deze opslaat in filters.
Prioriteiten in Todoist
Om aan te geven welke prioriteit een taak heeft, klik je op de omschrijving van de taak en typ je p1, p2, p3 of p4. Of je klikt op het vlaggetje onder de taak. Je ziet dan vlaggetjes in vier verschillende kleuren die overeenkomen met de vier prioriteitsniveaus.
Zodra je op één van de vlaggetjes klikt en dan op Opslaan (of Enter), krijgt de taak deze prioriteit. Je ziet dit ook terug in de kleur van de cirkel die voor de taak staat:
Taken sorteren
Binnen een project kun je instellen of je de projecttaken wilt sorteren op datum, prioriteit of naam. Hierboven zie je dat er gesorteerd is op datum. De taak met de datum staat namelijk boven de taak waarbij een prioriteit is aangegeven. Deze sorteervolgorde wijzig je door te klikken op de drie puntjes achter de projectnaam:
Dan komt binnen het project de taak met de hoogste prioriteit bovenaan te staan:
Sortering van taken per label
Als ik nu bij de taak of in de linker zijbalk klik op het label boodschappen, zie ik alle taken met het label boodschappen. Deze worden automatisch eerst gesorteerd op prioriteit, dan op datum, dan op project. Bij de sortering op project wordt trouwens niet de projectnaam aangehouden, maar de volgorde waarin je zelf je projecten hebt geordend.
Taken met een hogere prioriteit komen dus boven de taken met een datum te staan:
Als er echter geen verschil is qua prioriteit of datum, worden de taken in de volgorde van de projecten getoond:
Taakoverzichten maken via slimme zoekopdrachten
Via slimme zoekopdrachten maak je handige overzichten van je taken. Deze zoekopdrachten typ je in, in de rode zoekbalk bovenin je scherm. Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar alle taken van vandaag en morgen:
Dit zijn eigenlijk twee losse zoekopdrachten die je achter elkaar zet door er een komma tussen te zetten. Todoist laat daardoor eerst de taken van vandaag zien en daarna pas de taken van morgen.
Je kunt de zoekopdrachten ook complexer maken. Bijvoorbeeld door aan te geven dat je alleen de taken van vandaag wilt zien die prio 1 hebben:
vandaag & p1
Of alle taken van vandaag of morgen, met prio 1 of 2:
(vandaag|morgen) & (p1|p2)
Zoals je ziet gebruik je voor ‘of’ het teken | . Deze zit op je toetsenbord boven de \ (backslash). Voor ‘en’ gebruik je & .
Verder worden in de bovenstaande zoekopdracht haakjes gebruikt om aan te geven in welke volgorde de zoekopdracht moet worden uitgevoerd. Dit is eigenlijk heel vergelijkbaar met het gebruik van haakjes bij het optellen van twee getallen voordat je ze gaat vermenigvuldigen:
(2+2) x (3+3) = 4 x 6 = 24 , terwijl 2 + 2 x 3 + 3 = 2 + 6 + 3 = 11
Projecten en labels gebruiken in zoekopdrachten
Als je eerst alle taken van je werk wilt zien die voorbij de deadline zijn, en daarna alle taken met prio 1 van vandaag:
over tijd & #work, vandaag & p1 & #work
Of alle telefoontjes die je moet doen voor je werk: @bellen & #work.
Andersom mag ook: #work & @bellen geeft hetzelfde resultaat.
Zoals je ziet verwijs je hierbij naar projecten door een # voor de projectnaam te zetten en je verwijst naar labels door een @ voor de labelnaam te zetten.
Dit zijn dezelfde tekens die je gebruikt als je een project of label wilt toewijzen aan een taak door deze direct in te typen in de naam van de taak.
Zoeken in subprojecten
Door twee hekjes voor een projectnaam te zetten, zoek je niet alleen in dat project, maar ook in alle subprojecten die onder dat project hangen.
In de onderstaande afbeelding zie je hoe de resultaten verschillen door te zoeken op taken met:
- alleen een label: @bellen
- een label en een project: @bellen & #work
- een label en een project inclusief subprojecten: @bellen & ##work
Op deze manier kun je eindeloos variëren met allerlei zoekopdrachten. Op de pagina van Todoist over Filters zie je welke termen je daar nog meer bij kunt gebruiken.
Filters gebruiken in Todoist
Handmatig zoekopdrachten invoeren, zoals hierboven beschreven, werkt zowel in de gratis als in de premiumversie van Todoist. In de premiumversie heb je echter ook de mogelijkheid om deze zoekopdrachten op te slaan in filters, zodat je ze gemakkelijk opnieuw kunt gebruiken.
Als je net met Todoist begint is er al een aantal filters aanwezig in Todoist, ook in de gratis versie. Deze zie je door op het kopje Filters te klikken (zie afbeelding).
De eerste twee filters kun je gebruiken als je projecten gedeeld hebt met anderen. In deze blogs ga ik daar niet al te veel op in, aangezien ik je vooral wil laten zien hoe je Todoist voor je persoonlijke productiviteit gebruikt en niet voor het werken in teams.
De filters prioriteit 1 t/m 4 laten taken zien waar je een prioriteitsvlaggetje bij hebt geselecteerd. De bijbehorende zoekopdrachten zijn:
Prioriteit 1: priority 1 of eenvoudiger: p1
Prioriteit 2: priority 2 of eenvoudiger: p2
…etc
Het filter Bekijk alles bevat de zoekopdracht: bekijk alles
Of in het Engels: all
Het filter Geen deadline bevat de zoekopdracht: geen datum (Engels: no date)
Eigen zoekopdrachten bewaren (gratis versie)
In de gratis versie van Todoist kun je deze filters wel gebruiken, maar niet aanpassen, verwijderen of nieuwe filters toevoegen. Dat kan alleen in de premiumversie.
Om toch snel je favoriete zoekopdrachten bij de hand te hebben, zou je een taak kunnen maken met je deze zoekopdrachten in de opmerkingen:
Zodra je een filter nodig hebt, selecteer je de tekst van de zoekopdracht en kopieer en plak je deze in het zoekveld. Vervolgens druk je op Enter om de zoekopdracht uit te voeren:
Een filter verwijderen
Als je wél met de premiumversie werkt, kun je bestaande filters verwijderen of aanpassen, of nieuwe filters toevoegen.
Om een filter te verwijderen klik je op de drie puntjes achter de naam van het filter en dan op Filter verwijderen:
Een filter bewerken
In het menu dat je ziet als je op de drie puntjes klikt achter de naam van een filter, vind je ook de optie Filter bewerken. Je kunt zowel de naam als de zoekopdracht van het filter aanpassen:
Ook de kleur van het filter kun je aanpassen. Dit doe je door op de druppel te klikken die voor de filternaam staat als je het filter bewerkt:
Een nieuw filter toevoegen
Om een nieuw filter toe te voegen klik je op de plus achter het kopje Filters. Je ziet dan dezelfde velden als bij het bewerken van een filter.
Geef een naam aan het filter en selecteer een kleur. Typ (of kopieer) vervolgens in het veld zoekopdracht de zoekopdracht die je in het filter wilt bewaren, en klik op Filter toevoegen of Enter.
Filters favoriet maken
De filters die je het meest gebruikt kun je toevoegen aan je favorieten door op de puntjes achter het filter te klikken en dan op Toevoegen aan favorieten. Het filter wordt dan direct onder het overzicht Komende 7 dagen neergezet.
Ook projecten en labels kun je toevoegen aan je favorietenlijstje.
Maak zelf de ontbrekende overzichten
Todoist bevat al overzichten waarop je je taken van vandaag ziet, je taken van morgen en van de komende zeven dagen. Deze staan helemaal links bovenaan in je scherm. Ook kun je je taken per project of per label bekijken.
Tijdens het gebruik van Todoist zul je vanzelf merken welke overzichten je daarnaast nog meer graag zou willen hebben. Door slim gebruik te maken van labels en van de verschillende zoekmogelijkheden kun je hiervoor je eigen filters aanmaken.
Welke dit zijn hangt vooral af van je eigen wensen. Dat maakt Todoist wat mij betreft zo handig. Met de projecten, labels en filters heb je eindeloos veel mogelijkheden om overzichten te maken, totdat je hebt gevonden wat voor jou het beste werkt. En als dat verandert, kun je ook je inrichting en overzichten weer gemakkelijk aanpassen.
