Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
In mijn vorige blog schreef ik over de eerste stap van de methode Getting Things Done van David Allen: Verzamelen. David Allen beschrijft in die stap het belang van het noteren van informatie, in plaats van deze te proberen te onthouden, en het verzamelen van die informatie op een paar vaste plaatsen die je regelmatig bekijkt. Voor mij is de inbox van Todoist één van die vaste plaatsen. In dit blog laat ik je allerlei manieren zien waarop je informatie kunt verzamelen door taken toe te voegen in Todoist.
Taken direct aanmaken in de inbox
Ten eerste kun je natuurlijk direct in de inbox een taak aanmaken door op de link + Taak toevoegen te klikken:
Taken toevoegen via Snel toevoegen
Bovenin, direct naast de zoekbalk, zie je een + . Door daarop te klikken zie je een box met daarin de tekst ‘Voeg een taak toe’. Daarin kun je direct beginnen te typen. De taak wordt opgeslagen zodra je op Enter drukt.
Ook hier kun je een @ typen of een # om direct een label of project toe te voegen aan de taak, maar dit is niet verplicht.Je kunt ook op het pijltje klikken midden onderaan de box om allerlei andere eigenschappen in te stellen:
Taken toevoegen via Sneltoetsen
In Todoist kun je verschillende sneltoetsen gebruiken om taken toe te voegen:
a : Taak toevoegen onderaan de lijst in de inbox of het project waar je je op dat moment bevindt.
A : Taak toevoegen bovenaan de lijst in de inbox of het project waar je je op dat moment bevindt.
q : Taak toevoegen via de Quick Add box
Een taak toevoegen via sneltoetsen als de app ergens op de achtergrond staat
Als het scherm van Todoist ergens op de achtergrond staat omdat je in een andere app of in je browser aan het werk bent, dan kun je via
Ctrl + Cmd + A (op een Mac) / Ctrl + Alt + A (in Windows)
toch snel een toevoegen aan Todoist.
Dit gaat via ‘Globale sneltoetsen’. Op een Mac kun je deze sneltoetsen wijzigen door in Todoist via het menu naar Todoist > Voorkeuren te gaan, of via Cmd + , .
In Windows doe je dit door met je rechtermuisknop op het Todoist-icoon te klikken in de systeemtray (rechtsonderin) en Configuratie te selecteren.
Meerdere taken ineens toevoegen
Stel je hebt aantekeningen gemaakt bij een projectvergadering of je hebt een projectplan uitgewerkt en nu heb je een lijstje met acties die je moet toevoegen.
In plaats van de taken stuk voor stuk toe te voegen kun je ze allemaal ineens toevoegen. Dit doe je als volgt:
- Selecteer alle taken die je wilt toevoegen en druk op Cmd+C (Mac) of Ctrl+C (Windows) om de lijst te kopiëren. Dit kan ook door met de rechter muisknop op de geselecteerde tekst te klikken en te kiezen voor Kopiëren.
- Open de Inbox in Todoist.
- Klik op + Taak Toevoegen.
- Klik in het tekstveld en druk op Cmd+V (Mac) of Ctrl-V (Windows) om de geselecteerde taken toe te voegen. Dit kan ook door met de rechter muisknop in het tekstveld te klikken en te kiezen voor Plakken.
Alle taken zijn nu toegevoegd aan Todoist. Dit werkt overigens niet alleen bij het toevoegen van taken aan de inbox, maar je kunt op deze manier ook direct taken toevoegen aan een project.
Taken toevoegen via je smartphone of tablet
Eén van de sterke punten van Todoist is dat er apps beschikbaar zijn voor onder andere het web, Windows, Mac, Android, iPhone en iPad. Je kunt dus niet alleen taken toevoegen via je laptop of computer, maar ook via je smartphone of tablet.
De voorbeelden die ik laat zien zijn gemaakt met een Android-telefoon. Op een iPhone werkt het grotendeels op dezelfde manier, maar op een Android-telefoon kun je daarnaast gebruikmaken van snelkoppelingen en widgets (uitleg volgt verderop).
In de Inbox van Todoist op je smartphone of tablet voeg je een taak toe door rechtsonderaan op de + te tikken. Je kunt dan de omschrijving van de taak intypen en eigenschappen toekennen door een #, @ of p te typen (voor respectievelijk een project, label of prioriteit):
Taken toevoegen via de Android-widget of -snelkoppeling
Voor Android-smartphones en -tablets heeft Todoist een widget gemaakt. Een widget is een blokje op je scherm dat inhoud toont uit een app, zonder dat je de app zelf hoeft te openen. Het blokje op je scherm neemt meer ruimte in dan de knop van een app. In de linker afbeelding hieronder zie je op de achtergrond de widget op 2 rijen en 3 kolommen. Je kunt de widget ook groter maken.
Rechts bovenaan in de widget tik je op de + om een taak toe te voegen. Onderaan het scherm typ je dan de naam van de taak (het toetsenbord verschijnt vanzelf) en kun je eventueel andere eigenschappen selecteren zoals een project, prioriteit of label.
Tik op de laatste knop (deze wijst naar rechts) om de taak op te slaan.
In plaats van een widget kun je ook alleen een snelkoppeling toevoegen aan je Home-screen. Daarmee kun je direct een taak toevoegen zonder de app te openen. In de rechter afbeelding hieronder zie je de sneltoets op de achtergrond (3e icoon van links). Daaronder zie je in de afbeelding op de voorgrond het veld waarin je de taaknaam typt met daaronder de knoppen om eigenschappen in te stellen en de taak op te slaan.
Taken toevoegen via deelopties
In de afbeelding rechts zie je dat je via je de deelopties op je smartphone een link kunt toevoegen als taak of als opmerking bij een taak. Zo kun je bijvoorbeeld een whatsappbericht, afbeelding of een link naar een tweet of website toevoegen als taak in Todoist.
Taken toevoegen via browser-extensies
Als de Todoist-app voor Mac is geïnstalleerd, zie je in de Safari-browser automatisch de extensie voor Todoist, links naast de adresbalk. Via deze extensie wordt de Quick Add box geopend. Ook als de Todoist-app nog niet gestart was:
Als de Chrome-extensie geïnstalleerd is, verschijnt er rechts naast het website-adres een knop. Door daarop te klikken wordt de lijst getoond die je als Startpagina hebt ingesteld in de instellingen van Todoist. Je kunt hiermee wel taken toevoegen, maar deze worden niet direct gerelateerd aan de website waar je je bevindt.
Om een taak toe te voegen aan Todoist met een link naar de website waarop je je op dit moment bevindt, klik je met de rechter muisknop op een deel van de website waar geen tekst of afbeelding, en vervolgens klik je op Toevoegen aan Todoist.
Als je een stuk van de tekst van de site wilt gebruiken in de naam van de taak, kun je eerst die tekst selecteren, en vervolgens met de rechtermuisknop klikken en dan op Toevoegen aan Todoist.
Taken toevoegen via e-mail
Je kunt een e-mail sturen naar je Inbox of een project in Todoist. Hiervoor heeft Todoist speciale e-mailadressen. Het e-mailadres van je inbox of van een project vind je door op de drie puntjes te klikken en dan op E-mail taken naar dit project.
Het onderwerp van de e-mail wordt de naam van de taak. In het onderwerp kun je ook een @ of p gebruiken om een label of prioriteit toe te kennen, of <date 1-1-2019> om direct een datum toe te voegen aan de taak.
Taken toevoegen via Gmail in Chrome
De Chrome-browser heeft een speciale extensie voor Gmail-gebruikers. Daarmee kun je direct vanuit je mailbox een taak aanmaken in Todoist. Achter het Todoist-venstertje dat getoond wordt zie je het rode icoon van Todoist. Door daarop te klikken wordt het venster geopend waarmee je de e-mail als taak kunt toevoegen:
Het mooie is dat niet de tekst van e-mail wordt doorgestuurd (bij andere taakmanagers gaat daarbij vaak veel opmaak verloren), maar de taak die in Todoist wordt aangemaakt krijgt een link terug naar de e-mail in Gmail. Superhandig, aangezien je dan direct weer op de juiste plaats bent om de e-mail te beantwoorden.
Let wel op dat de taak automatisch de datum van vandaag als deadline krijgt. Dit is lang niet altijd wenselijk.
Taken toevoegen via de Outlook-extensie
Todoist heeft ook een extensie voor Outlook. Je ziet dan een Todoist-knop in de balk bovenaan in het Outlookvenster. Door op deze knop te klikken wordt er een taak in Todoist aangemaakt met een link naar de geselecteerde e-mail.
Verzamelen en dan verhelderen
Natuurlijk heb je er niets aan als je alleen informatie verzamelt in je inbox(en) en er vervolgens niets mee doet. De volgende stap volgens Getting Things Done is ‘Verhelderen’. Dit houdt in dat je op een later moment (diezelfde of de volgende dag) precies bepaalt wat er met de items in je inbox moet gebeuren, zodat je alles de juiste plaats kunt geven in je systeem. Dat je bijvoorbeeld taken de juiste omschrijving geeft, ze eventueel toewijst aan een project, één of meer labels toekent, en/of een datum of prioriteit.
Een belangrijk deel van dit proces van verhelderen heb ik eerder al beschreven in het e-book van de gratis e-mailcursus en in het blog Je mailbox onder controle in minder dan 60 minuten.
Zolang je alleen verzamelt, maar vervolgens niet bepaalt wat de juiste betekenis van een item is, kun je inboxen maken zoveel je wilt, maar zal je brein er nooit op vertrouwen dat je de juiste dingen gaat doen met de informatie die daar in zit. De reactie van je brein is dat hij weer alles voor je probeert te onthouden, waardoor je hoofd weer overloopt.
