Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
In mijn vorige blog schreef ik over het aanmaken van projecten in Todoist. Door enerzijds al je taken bij elkaar te hebben en anderzijds je taken per project te kunnen zien, krijg je meer inzicht in wat er moet gebeuren. Bovendien creëer je zo ook een overzicht van al je projecten. Als je de premiumversie* hebt van Todoist, kun je naast projecten ook gebruikmaken van labels. Je kunt zelfs meerdere labels aan één taak koppelen.
Met labels heb je een extra mogelijkheid om je taken in te delen. Zo kun je bijvoorbeeld een overzicht maken van alle telefoontjes die je nog moet doen. Of alle e-mails. Of alle taken die je alleen thuis kunt doen, of in de stad, of op de andere vestiging van je kantoor.
David Allen, de schrijver van het boek Getting Things Done, noemt dit ‘contexten’. Sommige taken kun je alleen doen op een bepaalde plaats of met behulp van een bepaalde tool of persoon. Het zou dus handig zijn als je alleen die taken zou zien die passen bij jouw huidige context. De rest leidt alleen maar af en kun je toch niet doen.
Bijvoorbeeld: Als je thuis werkt is het niet handig om de taken te zien die je alleen op kantoor kunt doen. En als je toch al in de stad bent dan is het heel handig om te zien wat je daar allemaal nog meer moest doen.
Labels aanmaken in Todoist
Je hebt bijvoorbeeld de volgende taken in je inbox staan:
Stel, je wilt de context ‘bellen’ koppelen aan de eerste taak.
Om dat te kunnen doen typ je @bellen in de naam van de taak. Door een @ te typen, weet Todoist dat je een label wilt koppelen. Daarachter typ je de naam van het label.
Als het label nog niet bestaat, geeft Todoist je de mogelijkheid om het aan te maken:
Klik op Creëer bellen om het label aan te maken en te koppelen aan de taak:
Klik op Opslaan of op Enter om de taak op te slaan, inclusief het nieuwe label:
Je kunt ook labels aanmaken vanuit het menu aan de linker kant. Klik dan op de + achter Labels of op de link + Label toevoegen. Die link zie je pas als je het lijstje met labels hebt geopend:
Klik op het grijze icoon vóór de labelnaam, om een kleur toe te wijzen aan het label:
Ook bij het label dat je direct in de inbox hebt aangemaakt kun je de naam veranderen en een kleur toewijzen. Dit doe je door op de puntjes achter de labelnaam te klikken en daarna op Label bewerken.
Een label koppelen aan een taak
Nadat ik ook nog het label ‘boodschappen’ heb aangemaakt (zelf kun je helemaal je eigen benamingen kiezen), kan ik aan elke taak in mijn inbox een label toewijzen.
Dat doe ik door in de omschrijving het @-teken te typen. Dan wordt automatisch het lijstje met aanwezige labels getoond, en kan ik er één selecteren:
Stel dat ik een tweede label aan een taak zou willen koppelen, dan typ ik gewoon nogmaals een @. Ik kan dan alleen nog kiezen uit de labels die nog niet gekoppeld zijn aan deze taak.
Een label verwijderen bij een taak
Je kunt een label weer verwijderen bij een taak door in de omschrijving te klikken en dan alle letters van het label weg te halen.
Als je van meerdere taken tegelijk een label wilt verwijderen kun je de taken selecteren door de Command-toets (Mac) of Ctrl-toets (in Windows) ingedrukt te houden en dan de taken één voor één te selecteren.
De rode balk van Todoist verandert dan in een grijze balk met een aantal functies die je bij meerdere taken tegenlijk zou kunnen uitvoeren.
Klik op Meer… en dan op Label verwijderen om het label te selecteren dat je wilt verwijderen. Dit werkt overigens ook als je maar één taak selecteert.
Het label zelf blijft bestaan in Todoist. Je ontkoppelt het alleen van de taken die je hebt geselecteerd.
Overzichten per label
Nu heb ik een label gekoppeld aan alle taken in mijn inbox:
Om de taken uit mijn inbox te krijgen moet ik ze nog wel toekennen aan een project. Dit kan door de taak naar een project te slepen:
Of door een # te typen in de taakomschrijving en het project te selecteren uit het lijstje dat je dan ziet.
Door achter het hekje een aantal letters van de projectnaam te typen verklein je het aantal keuzes.
Nadat je alle taken hebt toegewezen aan een project, is je inbox leeg en staat alles op de juiste plaats.
Door nu in de linker zijbalk op een label te klikken zie je alle taken met dat label, ook al horen de taken elk bij een ander project. Achter de taak zie je welk project dit is.
En door achter een taak óf in de linker zijbalk op een projectnaam te klikken, zie je de taken per project, inclusief het label dat eraan gekoppeld is:
Verschillen tussen projecten en labels
Het lijkt misschien alsof het niet zoveel uitmaakt of je projecten of labels gebruikt. Toch zijn er wel zaken om rekening mee te houden:
- Je kunt een taak maar aan één project toekennen. Dus als je meer ‘dwarsdoorsnedes’ wilt maken van je takenlijst, dan heb je daar labels voor nodig.
- Aan één taak kun je meerdere labels koppelen.
- Je kunt de taken van een project sorteren op datum, naam, prioriteit of verantwoordelijke. Ook kun je ze handmatig sorteren door op de zes puntjes te klikken voor een taak en de taak naar boven of beneden te slepen.
Dit is niet mogelijk als je je taken per label bekijkt. In dat geval, worden ze automatisch gesorteerd in de volgorde: prioriteit, datum, project.
Naamgeving van je labels
De namen van je labels kun je zelf bepalen. Je kunt ze dus helemaal afstemmen op wat jij nodig hebt en wat je fijn vindt.
De standaardlijst met labels die David Allen voorstelt in zijn boek Getting Things Done, ziet er als volgt uit:
- Calls
- Computer
- Errands**
- Office
- Home
- Anywhere
- Agendas
- Read/Review
**) Deze term is vrij lastig te vertalen. Het zijn namelijk niet alleen boodschappen, maar ook bijvoorbeeld een kaart of pakketje wegbrengen dat je via de post wilt versturen, kleding ophalen van de stomerij, schoenen naar de schoenmaker brengen, etc.
Dit lijstje is een goede basis om mee te beginnen. Je kunt de namen natuurlijk vertalen naar het Nederlands als je dat fijner vindt. Let daarbij op welke termen jou aanspreken.
Gebruik je in plaats van calls misschien liever telefoontjes of bellen? Of smartphone, phone, telefoon, iphone, samsung, enzovoort. Het kan allemaal en je kunt het ook zo weer veranderen als je iets anders wilt proberen.
Voor het werk op je computer kun je bijvoorbeeld het label pc, computer of laptop gebruiken. En ja, je kunt ook veel op je smartphone doen, maar de vraag is of je het daarmee ook gáát doen. Als dat niet zo is, of de kans is heel klein, zet het dan niet op de lijst voor je smartphone.
Aantal labels
Zoals je ziet is het lijstje dat David Allen voorstelt, niet zo heel lang. Het is een goede basis om mee te beginnen en na een tijdje heb je waarschijnlijk je eigen ideeën over de labels die jij zelf handig vindt.
Kijk wel uit met het toevoegen van nieuwe labels. Als je te veel labels hebt wordt het steeds lastiger om het juiste label te selecteren bij een taak. Ook raken je taken daardoor versnipperd over te veel lijstjes, waardoor je het gevoel hebt dat je iets mist.
Aan de andere kant is het ook niet fijn als je te weinig labels hebt. Je zult dan bijvoorbeeld merken dat je laptop- of computerlijst wel héél erg lang wordt.
Proberen en bijsturen
Het is een kwestie van uitproberen om te zien welke labels het beste voor jou werken. Welke extra overzichten heb jij nodig voor een beter inzicht in al je taken? Kijk wat het beste bij je past en maak wijzigingen als blijkt dat iets niet werkt.
Veel succes!
*) Met de premiumversie van Todoist krijg je naast labels onder andere ook de mogelijkheid om zelf filters te maken en om notities, bestanden en herinneringen toe te voegen aan je taken. De link naar de premiumversie is een ‘affiliate link’. Dit betekent dat ik er iets voor terugkrijg van Todoist als je je via die link inschrijft voor een premiumaccount. Voor jou kost het echter niets extra.
