Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Loopt jouw mailbox continu over? Heb je geen idee hoe je nog overzicht krijgt over alles dat erin staat? Heb je hem niet zo lang geleden nog helemaal opgeruimd en is het nu alweer een chaos?
Dan wordt het tijd dat je leert hoe je je mailbox snel onder controle krijgt. Laten we zeggen: binnen een uur en waarschijnlijk zelfs sneller.
“Het is een misverstand dat een lege mailbox betekent dat je niets te doen hebt.” ~ Frankie Rain
Bron: ‘Why you’re probably avoiding clearing your email backlog‘
Hoe krijg je controle over je mailbox?
Er valt heel veel te zeggen over het verwerken van je e-mail en hoe je vervolgens omgaat met de taken en projecten die daaruit volgen, maar in dit blog probeer ik me te beperken tot het opruimen van je mailbox.
Toch zal ik ook aangeven wanneer je een taak toevoegt aan je takenlijst naar aanleiding van een ontvangen e-mail. Maak je nog geen gebruik van een taakmanager? Focus je dan eerst alleen op het opruimen van je e-mails.
1. Je mailprogramma inrichten
Maak de volgende mappen aan in je mailprogramma (of labels, als je werkt met Gmail).
- 01. ACTIES
- 02. WACHTEN OP
- 03. REFERENCE
- 04. ARCHIEF*
- OUDE E-MAILS (deze hoef je niet te nummeren)
*) Veel mailprogramma’s hebben al een map die ‘Archief’ heet. Gebruik deze dan gewoon. Als je met Gmail werkt vind je gearchiveerde e-mails terug onder ‘Alle e-mail’ in de linker zijbalk.
In Gmail kun je nieuwe labels aanmaken door op ‘Meer’ te klikken. Onderaan zie je dan de optie ‘Nieuw label maken’.
Je kunt je zijbalk overzichtelijk maken door labels te verbergen. Dit doe je door te klikken op de puntjes die je achter het label ziet als je er met de muis overheen gaat.
In het menu dat je dan ziet kun je aangeven dat je het label wilt Verbergen in de labellijst. Je kunt hier eventueel ook een kleur instellen voor het label.
Door op Meer te klikken kun je altijd alle labels terugvinden.
Zoals je ziet heb ik ook een label 09. NIEUWSBRIEVEN. Daarin komen alle e-mails die Gmail automatisch aanmerkt als ‘Updates’, ‘Reclame’, ‘Forums’ of ‘Social’. Dit doe ik door een aantal filters aan te maken in Gmail. Later zal ik dit nog eens uitleggen in een aparte blogpost.
Je kunt ook zelf een map maken waar je binnengekomen nieuwsbrieven naar toe verplaatst om ze later te lezen.
2. Verplaats je oude e-mails naar een andere map
Kijk naar de e-mails die op dit moment in je mailbox staan en maak een grove inschatting: Hoeveel dagen of weken oud zijn de e-mails waarvan je vermoedt dat ze nog belangrijke acties bevatten? Een maand? 6 weken? Laat die e-mails in je inbox staan en verplaats de rest naar de map OUDE E-MAILS.
Let wel, je verwijdert de oudere e-mails niet. Je zet ze gewoon even apart en je kunt de komende dagen bijvoorbeeld elke dag 15 of 30 minuten reserveren om ze alsnog door te werken op dezelfde manier die ik hieronder uitleg.
3. Je mailbox leegmaken
De e-mails die nu nog in je mailbox staan ga je verwerken aan de hand van een aantal vragen. In het begin lijkt het veel werk voor een e-mail, maar je zult merken dat het al snel een automatisme wordt.
Vraag 1: Wat is het?
Deze vraag lijkt misschien onzinnig, maar het is bedoeld om je echt even te laten nadenken over de e-mail.
Stel, je krijgt een e-mail van je collega Susan met daarin een rapport van een onderzoek. Dat kan van alles betekenen, bijvoorbeeld:
- Het is gewoon ter info aan je doorgestuurd en je wilt het misschien lezen.
- Je moet het doorlezen, want het maakt onderdeel uit van de volgende projectbespreking.
- Je kent het onderzoek, en wilt het graag naar iemand doorsturen die je kent, maar je was het rapport kwijt.
- Je bent zelf onderzoek aan het doen en je wilt de resultaten van dit onderzoek daarin meenemen.
De vraag: “Wat is het?” is dus belangrijk om te kunnen bepalen wat je ermee wilt doen. Dat brengt ons bij de volgende stap.
Vraag 2: Is er actie nodig?
Als er geen actie volgt uit de e-mail, kan het wel zijn dat je de e-mail wilt bewaren.
Bijvoorbeeld omdat je deze binnenkort nog nodig hebt, zoals bij tickets voor een concert, vlucht of hotel, of de notulen of agenda voor een vergadering. In dat geval bewaar je de e-mail in de map 03. REFERENCE. Schoon deze map regelmatig op, bijvoorbeeld tijdens de wekelijkse update van je systeem.
Als je de e-mail wilt bewaren omdat je hem in de toekomst misschien nog nodig hebt, of er is een bewaarplicht om juridische redenen, bewaar deze dan in de map 04. ARCHIEF. Deze zou je één keer per jaar of per half jaar kunnen opschonen.
Als je de e-mail niet meer nodig hebt, kun je deze het beste gewoon weggooien.
Als er wel actie nodig is, volgt vraag 3.
Vraag 3: Wat is de eerstvolgende actie?
Als je wél iets moet doen met de e-mail, dan is het de vraag: wat is de eerstvolgende actie?
Deze vraag is lastiger te beantwoorden dan je zou denken.
Moet je bijvoorbeeld een rapport schrijven, dan denk je misschien dat ‘Rapport schrijven over …’ je eerstvolgende actie is. Maar wat heb je nodig om dat rapport te kunnen schrijven? Heb je eerst nog input nodig van een aantal mensen? Kun je ze dit telefonisch vragen of via e-mail, of moet je misschien een vergadering inplannen? Weet je aan welke voorwaarden het rapport moet voldoen of moet je dit ook nog eerst helder krijgen? Wie moet je daarvoor hebben?
Pas als je daar over na hebt gedacht weet je wat je eerstvolgende actie is.
Duurt het op dit moment te lang om daarover na te denken? Zet de e-mail dan in je 01. ACTIES map om hier op een later moment over na te kunnen denken en zet daarvoor een taak op je takenlijst.
Weet je wat de eerstvolgende actie is? Ga dan door naar vraag 4.
Vraag 4: Kun je het doen in minder dan 2 minuten?
Als je de actie kunt doen in minder dan twee minuten, doe het dan direct. Ook delegeren duurt meer dan twee minuten; misschien niet voor jou, maar wel voor de degene aan wie je het delegeert.
Het mag ook in drie minuten, maar stel wel een grens voor jezelf. Het gaat er namelijk niet om dat je alle e-mails nu al afhandelt. Het gaat erom dat je van elke e-mail in je inbox hebt bepaald wat het is en wat je ermee moet doen.
In het begin kan het handig zijn om een timer te gebruiken, zodat je leert hoe lang twee minuten eigenlijk zijn.
Vraag 5: Kun je de taak delegeren?
In plaats van direct overal zelf mee aan de slag te gaan, is het goed om jezelf af te vragen of je een taak niet beter aan iemand anders kunt overlaten. Bijvoorbeeld omdat:
- het beter past bij de rol of functie van die ander
- die ander dat leuk werk vindt
- die ander daar veel beter in is dan jij
- die ander dat graag wil leren
Zorg er wel voor dat de ander weet wat je verwacht en voor wanneer. Geef daarvoor de nodige instructies mee, maar laat het verder aan de ander over om het op zijn/haar eigen manier uit te voeren.
Bewaar de e-mail met de instructies die je hebt verzonden in de map 02. WACHTEN OP en zet de gedelegeerde taak op de ‘Wachten op’-lijst.
Als het wat meer dan een paar minuten kost om een goede instructie te schrijven voor de ander, zie dit dan als de ‘eerstvolgende actie’ voor de ontvangen e-mail en bewaar die e-mail in de map 01. ACTIES. Voor de volledigheid van je takenlijst voeg je de taak ‘e-mail over … delegeren’ toe aan je taakmanager.
Vraag 6: Moet je de actie doen op een specifieke datum en tijd?
Als het bijvoorbeeld gaat om een vergadering of een afspraak met een klant, zet dan de afspraak in je agenda en bepaal of je de e-mail verder nog nodig hebt of niet.
Als de actie niet op een specifieke datum gedaan moet worden zet de e-mail dan gewoon in je map 01. ACTIES en voeg de bijbehorende taak toe aan je takenlijst.
Hieronder zie je het complete proces. Download dit als PDF
Extra Tip
Het is het beste om je binnengekomen e-mails gewoon van boven naar onder te verwerken of van onder naar boven. Zolang je maar niet eerst kijkt waar een e-mail over gaat of van wie deze afkomstig is.
Als je dat gaat doen, zul je namelijk merken dat de minder interessante e-mails na verloop van tijd toch weer in je inbox blijven staan. Selecteer dus niet, maar verwerk ze gewoon allemaal.
Maak je inbox dagelijks leeg
Verwerk alle e-mails die nu nog in je inbox staan aan de hand van dit schema. Je zult merken dat het steeds gemakkelijker wordt om het schema te volgen en dat het al vrij snel een automatisme wordt.
Gebruik deze stappen voortaan ook bij het verwerken van nieuwe e-mails die binnenkomen.
Probeer om je mailbox elke dag één keer leeg te maken, maar ga niet als een waakhond voor je inbox liggen om iedere binnengekomen e-mail direct te verwerken. ‘Inbox Zero’ gaat om het hebben van controle over je mailbox. Niet dat hij continu leeg is.
Focus dus op je werk, en niet op je mailbox. Kijk twee of drie keer per dag of er iets binnen is gekomen en verwerk dan de binnengekomen e-mails zolang je daar tijd voor hebt. Verdeeld over de dag komt dit gemiddeld in totaal neer op een uur. Het is gewoon een onderdeel van je werk. Het is communicatie, net als vergaderingen en telefoontjes.
Nog een paar laatste tips
Als er veel meer e-mails binnenkomen dan je in een uur per dag kunt verwerken, zou je eens kunnen onderzoeken waarom je al deze e-mails krijgt:
- Sta je vaak vermeld in de cc (en is de e-mail dus eigenlijk alleen ter info), dan zou je een filter (Gmail) of ‘regel’ (Outlook) kunnen maken die ervoor zorgt dat deze e-mails in een apart mapje terechtkomen dat je ‘CC’ of ‘Ter info’ noemt en dat je maar één keer per dag snel even scant.
- Meld je af van nieuwsbrieven die je niet meer interessant vindt via de Afmelden/Unsubscribe-link die je onderaan iedere nieuwsbrief vindt.
- Maak slim gebruik van filters of regels die je nieuwsbrieven direct naar een aparte map verplaatsen.
Zo blijven er minder e-mails over om te verwerken en kost het minder tijd om je mailbox dagelijks leeg te maken.
