Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Al tientallen keren had ik het gehoord en bij verschillende mensen had ik het al gezien:
bewaar je e-mails niet in aparte mappen, maar zet alles in één archiefmap en gebruik de zoekfunctie om e-mails terug te vinden. Dat gaat veel sneller.
‘Maar hoe werk ik nou echt?’
Het heeft heel lang geduurd voordat ik die overstap maakte. Zelfs toen ik het al geloofde dat het sneller werkte, kon ik nog geen afscheid nemen van mijn geliefde klant- en projectmapjes in mijn e-mailprogramma.
Totdat ik mij realiseerde wat er daadwerkelijk gebeurt:
Ik ontvang een e-mail en sla deze op in een map. Soms kan ik kiezen uit twee mappen en dan wordt het lastig. Dan vraag ik mij af of ik een kopie zal bewaren in de tweede map, maar dat vind ik dan eigenlijk ook weer overdreven.
Of ik bedenk dat de map waarin ik het moet bewaren nog niet bestaat. Die moet ik dan eerst aanmaken voordat ik de e-mail uit mijn inbox naar de nieuwe map kan verplaatsen. Kortgezegd bepaal ik dus eerst dát ik een e-mail wil opslaan en daarna bepaal ik wáár ik de e-mail wil opslaan.
Vervolgens wil ik op enig moment de e-mail weer opzoeken. Meestal niet trouwens, maar soms wel. Dan open ik de map van de klant of van het project en dan zie ik: opnieuw een waslijst van e-mails. En wat doe ik dan?
Dan gebruik ik alsnog de zoekfunctie. (Aha, busted!)
Die paar keren dat ik een e-mail terug moet zoeken, zoek ik blijkbaar vrijwel altijd via de zoekfunctie. Dan heeft het dus geen enkele zin meer om nog met mapjes te blijven werken. Dat kost ten eerste al minder tijd en denkwerk bij het opslaan van een e-mail, en ten tweede ook minder handelingen (en frustratie) bij het terugzoeken.
Sneller archiveren
Als je je e-mails altijd in dezelfde map opslaat kun je bovendien gebruikmaken van de sneltoets voor archiveren in je mailprogramma. Met één veeg, toets of toetscombinatie archiveer je e-mail na e-mail, waardoor het leegmaken van je inbox nog sneller gaat.
De sneltoets voor het archiveren van e-mails is:
- e
- ctrl + e
- In Outlook (desktopversie voor Windows en Mac; wordt bij veel bedrijven gebruikt)
*) Als je wilt weten welke sneltoetsen je nog meer kunt gebruiken in je online mailprogramma druk dan op het vraagteken op je toetsenbord. In een desktopapplicatie vind je de sneltoets via het menu. Achter elke functie staat de bijbehorende sneltoets.
Op je smartphone of tablet kun je een e-mail meestal archiveren door deze naar links of rechts te vegen op je scherm. Als je nog niet precies weet wat er gebeurt bij het vegen, doe dit dan eerst voorzichtig. Dan zie je vanzelf welke iconen er verschijnen voor of achter de e-mail, en dus welke actie gedaan zal worden.
E-mails terugzoeken
Als je al je e-mails opslaat in één archiefmap, dan wil je ze uiteraard wel snel terug kunnen vinden. Gebruik daarvoor het zoekveld van je mailprogramma. Die staat meestal ergens bovenaan in je scherm.
De meest eenvoudige manier om te zoeken is door één of meer woorden te typen in het zoekveld, of door te zoeken op de afzender. Dat levert echter nog wel eens een grote hoeveelheid resultaten op. Je kunt dan gebruikmaken van enkele andere zoekmogelijkheden. Ik benoem ze voor de meestgebruikte mailprogramma’s.
Gmail
In Gmail kun je zoeken op afzender, onderwerp, datum en op woorden die wél of juist niet in een e-mail voorkomen. Bijvoorbeeld:
- from: mascha@organizeflow.nl – Om alle e-mails te zoeken die je van mij hebt gekregen 🙂
- subject: factuur – Om alle e-mails met het woord ‘factuur’ in de onderwerpregel te zoeken
- before: 2018/07/01 – Alle e-mails van vóór deze maand
- after: 2018/07/01 – Alle e-mails sinds 1 juli (let op: de volgorde is yyyy/mm/dd)
- offerte zonnepanelen – Alle e-mails waarin beide woorden voorkomen
- “offerte zonnepanelen” – Alle e-mails waarin deze woorden direct achter elkaar staan
- offerte -zonnepanelen – Alle e-mails waarin het woord ‘offerte’ voorkomt, maar niet het woord ‘zonnepanelen’
Je kunt de zoektermen ook combineren met een spatie ertussen:
- from: mascha@organizeflow.nl after: 2018/01/01 – Alle e-mails die je sinds 1 januari van mij hebt ontvangen
- from: amazon -subject: bestelling – Alle e-mails die je van Amazon hebt gekregen, die geen bestelling waren (Dan blijven er waarschijnlijk weinig over 😉 )
Outlook Online (Hotmail)
Dezelfde opties werken in de online versie van Outlook, voorheen Hotmail. Behalve dan het zoeken op datums. Ik heb artikelen gevonden (deze en deze) waarin wordt uitgelegd dat dit in Outlook op dezelfde manier zou moeten werken als in Gmail, maar het is mij nog niet gelukt. Wat wél werkte waren de termen ‘received’ en ‘sent’, waarbij je twee puntjes zet tussen twee datums als je over een periode wilt zoeken:
- received: 2018/07/27 – Alle e-mails die je op 27 juli hebt ontvangen
- received: 2018/07/01..2018/07/27 – Alle e-mails die je tussen 1 en 27 juli hebt ontvangen
- sent: 2018/07/27 – Alle e-mails die je op 27 juli hebt verstuurd
- sent: 2018/07/01..2018/07/27 – Alle e-mails die je tussen 1 en 27 juli hebt verstuurd
Nogal omslachtig zou ik zeggen en ik zou deze methode zelf eerlijk gezegd niet snel gebruiken. Hopelijk komt Microsoft nog met iets beters.
Outlook Desktopversie
De zoekfunctie in de desktopversie van Outlook, is wél heel uitgebreid. Zodra je in het zoekveld klikt dat rechtsbovenaan in de blauwe titelbalk staat, zie je het tabblad ‘Zoeken’ met allerlei zoekopties. Door hier bijvoorbeeld op Ontvangstdatum te klikken krijg je allerlei mogelijkheden om op ontvangstdatum te zoeken. Aan de linkerkant op het tabblad geef je aan in welke map(pen) je wilt zoeken. In het zoekveld zelf kun je uiteraard snelle zoekacties uitvoeren, maar ook daar had ik problemen met het zoeken op datum.
Even wennen
Het lijkt nu misschien wat veel en omslachtig, maar als je jezelf aanleert om deze zoektermen te gebruiken dan wordt het steeds meer een automatisme dat je echt tijdwinst gaat opleveren.
