Ik gebruik Evernote als mijn grote verzamelbak van artikelen, aantekeningen, notities, ideeën, concepten, handleidingen, enzovoort.
Evernote is een app om notities in te bewaren. Een notitie kan dus ook een artikel bevatten dat ik direct vanuit mijn browser in Evernote kan opslaan. De notities kun je ordenen in notitieboeken en je kunt er labels aan hangen zodat je ze gemakkelijker terug kunt vinden.
Eén van mijn notitieboeken in Evernote heet ‘Inbox’. Daar komen al mijn nieuwe notities in en van daaruit bepaal ik welke labels een notitie krijgt en in welk notitieboek hij moet worden opgeslagen.
De afgelopen tijd was ik nogal achterop geraakt met het verwerken van de notities in mijn inbox. Bovendien had ik ook nog een notitieboek genaamd ‘Inbox OUD’, waar nog veel oudere notities in stonden. Ik wist wel dat er geen urgente zaken meer in dit notitieboek zaten, maar toch vond ik het vervelend dat het me nog steeds niet gelukt was om het echt op te ruimen.
Vandaag ben ik er eens voor gaan zitten en heb ik alles opgeruimd. Eindelijk is dus ook dat notitieboek ‘Inbox OUD’ leeg en kon ik het notitieboek verwijderen. Hopelijk voorgoed. Een heerlijk gevoel.
Toch zal ik ook moeten nadenken over hoe ik dit zo gaan houden. Want een inbox loopt niet voor niets vol. Het betekent dat ofwel het organisatiesysteem erachter onvoldoende op orde is, ofwel dat ik er gewoon te weinig tijd voor neem om de notities uit de inbox verder te verwerken.
Ik vermoed dat beide zaken het geval zijn.
Organisatiesysteem
Ik heb de afgelopen tijd al redelijk wat tijd besteed aan het beter indelen van mijn labels in Evernote. Hierdoor wordt het gemakkelijker om mijn notities te verwerken. Ik kan het verschil al duidelijk merken. Ook ben ik bezig met het opschonen van mijn notities per project. Soms is het lastig om te beoordelen of een notitie echt bij een project hoort of dat het gewoon handig referentiemateriaal is, of beiden. Die notities willen nog wel eens ten onrechte worden gekoppeld aan een project. Daarom is het goed om de projecten af en toe op te schonen.
Voor mijn blogideeën moeten ik nog wel iets slims verzinnen. Ik merk dat ik daarvoor iets nodig heb dat meer overzicht geeft dan Evernote. Ik zit daarom te denken aan een combinatie van Evernote en Trello, waarbij ik de ideeën in Trello zet en de outlines en eerste concepten in Evernote. Op dit moment staat echter alles nog door elkaar. Dat wordt dus mijn volgende ‘opschoningsproject’.
Verzamelen
Verder heb ik gemerkt dat ik sneller nieuwe informatie verzamel dan dat ik het verwerk. Met name artikelen kosten over het algemeen redelijk veel tijd om goed te verwerken. In eerste instantie verplaats ik ze van mijn Inbox naar het notitieboek ‘Leesmap’, maar vervolgens zal ik ze nog moeten lezen en (als ze interessant zijn) samenvatten, en de belangrijkste inzichten kopiëren naar een andere notitie. Daar zal ik echt meer tijd voor moeten maken.
Ook zou ik de notities die ik ooit al heb verzameld vaker kunnen gebruiken bij zoekacties naar informatie, in plaats van steeds weer nieuwe informatie te zoeken via een zoekmachine zoals Google. Ik denk dat ik er versteld van zal staan als ik zie wat ik allemaal al verzameld heb.
Werkwijze veranderen
Qua werkwijze zal ik dus het één en ander moeten veranderen:
- Regelmatig, liefst iedere dag mijn Evernote Inbox leegmaken
- Notities van projecten opschonen
- Blogideeën organiseren tussen Evernote en Trello
- Andere organisatieproblemen identificeren en oplossen
- Vaker zoeken in Evernote naar nieuwe informatie ipv te googelen
- Iedere dag minimaal 3 artikelen uit mijn Leesmap lezen.
Continu blijven verbeteren
Zoals je ziet is er nog heel wat te doen. De organisatie van een eigen systeem voor aantekeningen, notities en andere resources verandert continu. Niet alleen doordat je andere dingen gaat opslaan, maar ook doordat je inzicht verandert over de samenhang van sommige onderdelen. Daardoor zijn er bijvoorbeeld nieuwe categorieën (labels) nodig, of wil je de status van bepaalde items kunnen bijhouden.
Het alternatief is om alleen te werken met de zoekfunctie en niet met labels en notitieboeken. Ik geloof daar echter niet zo in. Soms wil ik ook gewoon ideeën krijgen over een bepaald onderwerp en dan vind ik het fijn om alle notities met een bepaald label te bekijken. Met alleen een zoekopdracht zou ik die nooit allemaal kunnen vinden.
Labelen en ordenen in notitieboeken vergt echter wel onderhoud zoals je hebt kunnen lezen. Het mooie is echter ook dat je tijdens dat onderhoud af en toe echte pareltjes tegenkomt, waardoor je je nogmaals realiseert dat je voortaan eerst eens in je eigen systeem op zoek moet gaan.
