Waar denk jij aan bij het woord ‘systeem’?
Ik krijg altijd een beetje de kriebels van het woord. Het geeft een gevoel van regels en beperkingen. En van muren. Herkenbaar?
Vooral creatieve mensen staan vaak nogal huiverig tegenover systemen. Ze denken dat ze chaos nodig hebben om nieuwe dingen te creëren, maar niets is minder waar.
Regels en afspraken geven heel veel rust en daardoor veel vrijheid
Vrijheid? Ja, vrijheid. Kijk maar eens naar ons systeem van vervoer over de weg. De lijnen, de borden en de afspraken over ons rijgedrag die we onderling hebben gemaakt, zorgen ervoor dat we het merendeel van onze tijd op de weg, redelijk zorgeloos kunnen doorbrengen. We weten dat de (in de meeste landen) auto’s op de rechterbaan in dezelfde richting rijden als wijzelf en dat het verkeer op de andere baan ons tegemoet komt. Stel je eens voor dat we deze afspraken niet hadden gemaakt. Dat het telkens weer een verrassing zou zijn of we tegemoetkomend verkeer links of rechts zouden passeren. Dan heb je echt geen tijd meer om rustig naar de radio te luisteren, of naar een boek of een podcast. Bovendien zouden we het rijden dan ook veel minder lang volhouden, en minder grote afstanden kunnen afleggen, áls onze auto’s het al zouden ‘overleven’…
De afspraken die we hebben gemaakt zorgen er juist voor dat we ons overal ter wereld kunnen verplaatsen, want ook voor het verkeer over water en in de lucht zijn afspraken gemaakt.
Met systemen kun je processen ook vereenvoudigen, standaardiseren en versnellen
Door bijvoorbeeld een opbergsysteem te gebruiken, kun je in no-time je spullen opbergen en ze weer terugvinden. Zo’n systeem bestaat uit een aantal plaatsen die je gedefinieerd hebt voor bepaalde spullen en een werkwijze om de juiste spullen op de juiste plaats op te bergen en deze later weer tevoorschijn te halen. Denk maar eens aan je besteklade. Of eigenlijk je hele keuken. Alles heeft een eigen plek. Boodschappen uitpakken, de vaatwasser uitpakken, de juiste benodigdheden pakken om te koken. Het gaat als vanzelf in een goed ingerichte keuken.
Systemen kun je inrichten naar je eigen behoeften
In de tijd dat ik als software consultant werkte implementeerden we een standaard administratiesysteem bij woningcorporaties. Maar ondanks dat het een standaardsysteem was kon je het per woningcorporatie afstemmen op hun eigen werkwijze en informatiebehoefte. En soms gaf het aanleiding tot een discussie over die eigen werkwijze en werd er besloten dat de werkwijze zelf beter kon worden gewijzigd. Met als uiteindelijke resultaat dat alles beter functioneerde.
Het is overigens opmerkelijk om te zien dat systemen die heel veel vrijheid geven, lang niet altijd leiden tot een betere implementatie. Soms is het juist beter om minder opties te bieden, minder vrijheid te geven. Mits het opties zijn die voldoen aan de behoeften van de gebruikers.
Meer tijd en energie voor onvoorspelbaarheid en innovatie
Een goed systeem biedt de mogelijkheden waar we echt iets aan hebben en sluit onwenselijke opties zoveel mogelijk uit. Op die manier helpt het ons ons werk sneller, gemakkelijker en zorgvuldiger te doen, waardoor we meer tijd en energie overhouden voor alles dat nieuw en niet te voorspellen is. Want juist dáárvoor hebben we onze creativiteit nodig.