Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
“Logisch”, zul je zeggen als je naar de titel kijkt van dit bericht, “dat kan toch niet anders?”
Oppervlakkig gezien niet nee, maar als je even verder leest dan begrijp je misschien wat ik bedoel.
Wat doe je namelijk op het moment dat jij je inbox opent? Dan zie je de hele lijst van alle e-mails die in je inbox staan. En vervolgens ga je even koppen snellen en open je de meest aantrekkelijke of degene die er echt urgent uit ziet. Niet waar?
Als je de e-mail geopend hebt, lees je deze en als het goed is doe je er ook direct iets mee (verwijderen, archiveren of actie en deze uitvoeren, delegeren, plannen of uitstellen). Daarna kom je automatisch weer terug in je lijst met e-mails en scan je naar je volgende ‘prooi’.
Echter, zo krijg je nooit een lege inbox. Zo doe je alleen iets met de mailtjes die interessant of urgent lijken. De rest laat je staan en schuift steeds verder naar beneden, waardoor je inbox steeds voller wordt.
Ga voor gelijke behandeling
De enige oplossing is: gelijke behandeling van al je e-mails. Gewoon bovenaan beginnen, of onderaan en ze één voor één openen. Zonder van tevoren te kijken waar de e-mail over gaat en van wie deze afkomstig is.
En ruim de e-mail dan ook daadwerkelijk op. Verwijder de e-mail of archiveer hem, afhankelijk van wat je er nog mee moet doen.
Hulp van je mailprogramma
Je mailprogramma kan je hier heel goed bij helpen. Je kunt het namelijk zo instellen dat je NIET telkens weer automatisch terugkeert naar de lijst van e-mails in je inbox, nadat je een e-mail hebt gelezen en verwijderd of gearchiveerd. In plaats daarvan wordt automatisch de volgende of vorige e-mail geopend.
Om dit te doen schakel je het ‘Leesvenster’ uit in je mailprogramma. Dat gaat via Instellingen of Opties. Hierdoor moet je de e-mail echt openen om hem te kunnen lezen.
Stel in dat je niet terugkeert naar het overzicht van alle e-mails in je inbox, nadat je de e-mail hebt verwijderd of gearchiveerd, maar dat automatisch de vorige of volgende e-mail wordt getoond.
In Outlook.com (Hotmail) doe je dat door rechts bovenaan op het tandwiel te klikken, en vervolgens op ‘Weergave-instellingen’. Die stel je als volgt in:
In Gmail doe je dit ook via de instellingen, op het eerste tabblad (‘Algemeen’):
Ook in Outlook kun je via Opties > E-mail , instellen dat je het vorige of volgende item wilt selecteren zodra je een e-mail verplaatst of verwijderd hebt.
Hierdoor bekijk je je e-mails echt één voor één en is het elke keer weer een verassing wat er in de volgende e-mail zal staan. Zo ga je er vrij snel doorheen en vóórdat je het weet is je mailbox leeg!
