Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Update 4 mei 2024: Ik zie dat je in de gratis versie van deze app nu nog maar maximaal 10 ‘folders’ kunt aanmaken die je kunt gebruiken als je projecten. Dat is te weinig om je taken per project te kunnen organiseren. Volgens de methode Getting Things Done is het echter niet per se nodig om je taken per project te organiseren en is een projectenlijst voldoende. Om een projectenlijst te maken in Toodledo die je snel terug kunt vinden, kun je één folder maken voor al je projecten. Wil je tóch taken per project organiseren in een gratis taakmanager? Gebruik dan Remember the Milk of Microsoft To Do.
Je hebt je misschien ingeschreven voor mijn minicursus ‘In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk en leven’. In het stappenplan dat je daarbij krijgt kun je lezen waarom het slim is om een taakmanager te gebruiken. Ik kan me echter voorstellen dat je het enorm lastig vindt om een taakmanager te kiezen. Hoe kun je nu weten wat handig is en wat niet? En áls je dan een taakmanager gekozen hebt, hoe gebruik je hem dan? Hoe maak je dan bijvoorbeeld een projectenlijst of een ‘Wachten-op’-lijst die ik ook noem in de minicursus?
Daarom heb ik besloten om een blog te schrijven over een gratis app die je vanuit je browser kunt gebruiken en dus zowel beschikbaar is voor Windows als Mac, en die ook apps heeft ontwikkeld voor zowel Android als iOS van Apple.
De app heet Toodledo en ik heb hem lange tijd ook zelf gebruikt. Op een gegeven moment ben ik echter overgeschakeld naar een betaalde app. Het gaat nu te ver om de redenen daarvan precies toe te lichten, maar als je wilt beginnen met een taakmanager, dan is dit echt een prima keuze en de kans dat je bij deze app blijft vind ik bovendien vrij groot.
Vandaar dus mijn keuze om Toodledo te beschrijven. In dit blog beschrijf ik alleen de basis die je nodig hebt om het proces van e-mail verwerken te kunnen uitvoeren, dat ik uitleg in stap 4 van het minicursus.
Gebruik mappen voor je projecten
In Toodledo kun je het beste mappen (‘Folders’) maken voor je projecten. In een map kun je taken plaatsen en ook op andere lijsten kun je in de kolom ‘Folder’ zien in welke map een taak staat, oftewel, bij welk project de taak hoort.
Gebruik de kolom ‘Status’ voor de drie andere belangrijke lijsten
Door middel van de kolom ‘Status’ kun je in Toodledo zien of een taak op je Actielijst, je ‘Wachten op’-lijst of je ‘Later/Misschien’-lijst staat (stappenplan van de minicursus wat hiermee wordt bedoeld). Standaard is de kolom ‘Status’ uitgeschakeld. Je kunt deze zichtbaar maken door op de Plus te klikken die je in de donkerblauwe balk achter de laatste kolomnaam ziet staan. Je ziet dan de onderstaande opties, waar je het veld ‘Status’ aanvinkt en klikt op ‘Save changes’. De kolom ‘Status’ wordt dan zichtbaar in je takenlijst.
Door in de donkerblauwe balk op de pijltjes links naast de plus te klikken kun je de volgorde van de kolommen wijzigen.
Je kunt nu per taak aangeven wat de status van een taak is (zie bovenstaande afbeelding). Is dit een actie die je binnenkort wilt of moet doen (oftewel: een ‘Next action’), is het een taak die wacht op iemand anders (‘Waiting’) of weet je nog niet zeker of en wanneer je de taak wilt doen (‘Someday’).
Als je dit voor iedere taak hebt aangegeven, kun je ook een lijst maken van alle taken die de status ‘Next action’ hebben. Of een lijst van alle taken met de status ‘Waiting’.
Dat doe je door eerst te klikken op de knop ‘Status’ 
in de linker zijbalk en daarna op de gewenste status (zie onderstaande afbeelding).
Toodledo heeft nog flink wat meer statussen. Voor de herkenbaarheid heb ik het nu echter even simpel gehouden. Op één van de vele helppagina’s vind je een toelichting bij elke status. Het is absoluut niet verplicht om al deze statussen ook echt te gebruiken. Het belangrijkst is dat je de statussen gebruikt die voor jou helder zijn, zodat je niet hoeft te twijfelen welke status je waarvoor gebruikt.
Notities toevoegen aan je taken
In de bovenstaande afbeelding zie je in de laatste kolom drie taken met een icoon van een leeg blad en twee taken met een icoon met strepen op het blad.
Taak bevat een notitie
Taak bevat geen notitie
Zodra je op het icoon klikt wordt de notitie (of het lege veld) getoond en kun je deze ook wijzigen.
Maak dagelijks een lijst met je belangrijkste taken
Om te voorkomen dat je gedurende de dag meerdere keren je hele takenlijst moet doorkijken op zoek naar de taak die je op dat moment het beste kunt uitvoeren, kun je daar ook één keer per dag de tijd voor nemen.
Je kunt dat bijvoorbeeld ‘s ochtends doen als je net begint met je werk, of je bepaalt aan het eind van de dag wat je de volgende dag gaat doen.
In Toodledo kun je daar de ‘Ster’ voor gebruiken. Bij iedere taak die je die dag in elk geval wilt doen klik je op de ster die voor de taak staat.
Als je dan gedurende de dag wilt weten wat je belangrijkste taken zijn ga je naar ‘My Tasks’ 
en klik je op ‘Starred’. Je kunt dan direct aan het werk met de taken die op jouw shortlist staan.
Naast deze taken met een ster kun je ook werken met de ‘Hotlist‘. Je kunt zelf aan de hand van de criteria die je in de onderstaande afbeelding ziet, bepalen welke taken in de Hotlist getoond worden. Je kunt deze criteria instellen door naar de ‘Account settings’ te gaan…
…en daar bij het onderdeel Tasks – Hotlist settings op ‘Edit’ te klikken’. Je ziet dan de volgende instellingen:
De mobiele versie
Met name de webversie van Toodledo is erg goed. De mobiele versie (Android) van Toodledo is wat minder overzichtelijk om je taken in te beheren, maar in feite is dat ook niet echt nodig. Op je smartphone wil je denk ik vooral:
- snel en gemakkelijk taken toevoegen
- de taken zien die je kunt doen als je onderweg bent
- de taken zien die je kunt doen als je thuis bent en niet achter je laptop zit.
En dat werkt allemaal prima in deze app.
Het opschonen en up-to-date houden van je takenlijsten (zoals in stap 5 van de minicursus wordt beschreven) doe je waarschijnlijk vooral als je gewoon achter je laptop zit en de superoverzichtelijke webversie van Toodledo gebruikt.
Heel veel succes en ik lees onder dit blog natuurlijk graag wat je bevindingen zijn.
Heb je mijn minicursus ‘In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk en leven’ nog niet gedownload? Schrijf je dan alsnog in. Je krijgt dan het stappenplan in de vorm van een e-book, en een aantal e-mails (verspreid over meerdere dagen) die je helpen bij het uitvoeren van de stappen.
