Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Hoe ziet jouw to-dolijst eruit? En dan heb ik het niet over hoevéél taken erop staan. Maar wát staat er precies op? Hoe vertel je jezelf wat je moet doen? Zo?
Hmm… Niet erg duidelijk, vind je wel? Nieuwe poging:
- Website verbeteren
- John bellen
- Blogpost schrijven
Ah, met een werkwoord erbij wordt het al beter. En toch… Als ik ernaar kijk kom ik nog steeds niet echt in de actiestand. En dat is natuurlijk wel de bedoeling.
Waarom kom je niet in actie?
‘Nadenken over je werk’ is een andere mindset dan ‘Je werk uitvoeren’. Op het moment dat je je werk uitvoert wil je niet meer nadenken over wat je moet doen. Je wilt het gewoon doen.
Als je in de ‘DOE’-stand staat, zal je brein de taken die niet fysiek uitvoerbaar zijn het liefst overslaan.
Als er bijvoorbeeld staat ‘John’ dan weet ik niet wat ik voor John moet doen. Moet ik hem bellen? Mailen? Moet ik iets voor hem uitzoeken of nakijken? Het zou van alles kunnen zijn.
Een eerste vereiste is dus dat een taak een werkwoord bevat. Maar kijk uit, niet alle werkwoorden zijn fysiek uitvoerbaar, bijvoorbeeld:
- Implementeren
- Opzetten
- Organiseren
- Verbeteren
- Leren
- Onderzoeken
Voorbeelden van werkwoorden die wél fysiek uitvoerbaar zijn:
- Lezen
- Mailen
- Bellen
- Schrijven
- Downloaden
- Controleren
- Kopen
Zie je het verschil?
Projecten
De werkwoorden die niet fysiek uitvoerbaar zijn, duiden vaak op een project. Een project heeft een gewenste uitkomst en er zijn meerdere acties nodig om die uitkomst te bereiken. Een project kun je niet dóen, alleen voltooien. Er zijn meerdere fysiek uitvoerbare acties voor nodig. Die acties kun je doen.
Kijk eens op je to-dolijst of er niet stiekem een project tussen staat. Dus iets dat je niet fysiek kunt doen, maar wel kunt voltooien. Verplaats het project naar je projectenlijst en bedenk welke fysieke acties je moet doen om het project te voltooien. Zet de eerstvolgende daarvan op je takenlijst en zet de rest in je projectplan.
Duidelijk
Echter, ook als ik opschrijf ‘John bellen’, dan leidt waarschijnlijk nog steeds niet tot actie. Want, waarover moet ik hem bellen dan? Moet ik hem iets uitleggen? Moet ik hem iets vragen? Zolang ik dat niet weet heb ik een reden om het telefoontje uit te stellen.
Als ik er even over na zou denken, dan bedenk ik dat ik John zou bellen om hem van advies te voorzien over een projectaanpak bij een bepaalde klant. De actie is dus: John bellen over projectaanpak bij klant Y.
Aha, dát is een stuk concreter. Ik zie het mezelf zó doen!
Be kind to your future-self
Door dus taken op te schrijven die fysiek uitvoerbaar zijn en duidelijk beschreven maak je het jezelf een stuk gemakkelijker. Taken ‘doen’ en taken plannen of nadenken over taken zijn twee heel verschillende mindsets waarvan het beter is om ze niet tegelijk te gebruiken.
Iemand (ik weet helaas niet meer wie), zei hierover ooit: “Be kind to your future-self.”
Dat is eigenlijk wat je doet op het moment dat je nadenkt over je werk. Je zet dan de lijnen uit en stelt de startblokken in voor jouw toekomstige ‘ik’ die in actie moet komen. Zodra het tijd is voor actie weet je precies waar en hoe je moet beginnen en waar je naartoe moet.
Kijk eens naar de taken op je takenlijst, en vooral naar de taken die je al een tijdje uitstelt.
- Staat in elke taak een werkwoord?
- Is de taak ook echt fysiek uitvoerbaar of is het misschien een project?
- Is het duidelijk genoeg wat je moet doen? Zie je het jezelf al doen?
Dan is jouw to-do-lijst klaar voor actie.
Ondertussen ga ik mijn eigen lijst ook maar eens checken, want ik weet zeker dat er bij mij ook nog taken op staan die voor verbetering vatbaar zijn 😉
