Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Je hebt het vast al vaker gehoord: zorg voor zo weinig mogelijk afleiding als je met een lastige taak aan de slag gaat. Je denkt dan waarschijnlijk meteen aan de meldingen op je telefoon en laptop, en ja, die moeten inderdaad uit als je gefocust wilt werken. Maar wat doe je dan aan die meldingen die telkens in je hoofd voorbijkomen? Die gedachten die zomaar ‘oppoppen’ uit het niets? Het lijkt wel het meldingensysteem van je brein: “Denk eraan dat je die vergadering van morgen nog even voorbereidt, dat je die collega terugmailt, dat je uitzoekt hoe dat en dat precies werkt voordat je naar klant X gaat.”
Ook al heb je al je meldingen op je telefoons en computers uit staan; als het meldingensysteem van je brein maar door blijft gaan, kun je je nog steeds niet fatsoenlijk concentreren.
Hoe komt het dat je brein je steeds aan van alles probeert te herinneren?
Vaak wordt hierbij verwezen naar het Zeigarnik-effect, hoewel dit niet als algemeen bewezen wordt beschouwd. Het veronderstelt dat onafgemaakte (onderbroken) taken beter onthouden worden dan voltooide taken. Doordat je brein de taken als onafgerond beschouwt, blijft hij je eraan herinneren.
En Je brein houdt er helaas geen rekening mee dat het jou op dat moment helemaal niet uitkomt om te denken aan klant X terwijl je met klant Y bezig bent. Eigenlijk doet je brein dus maar wat. Hij probeert je gewoon op verschillende momenten aan iets te herinneren en hoopt dan maar dat jij er op dat moment iets mee kunt. Je brein zal dat doen zolang het niet het idee heeft dat jij op tijd aan klant X zult denken.
Hoe voorkom je die telkens oppoppende gedachten?
Het mooie is dat als je brein merkt dat jij een andere manier hebt gevonden waardoor je op tijd wordt herinnerd aan wat je moet doen, het vanzelf zal ophouden om zelf die ‘reminders’ te sturen. Dus in plaats van gebruik te maken van zo’n totaal onvoorspelbaar ‘intern systeem’, kun je beter zorgen voor een goed en betrouwbaar ‘extern systeem’: iets dat zich buiten je hersenen bevindt, en waar dat je zelf kunt reguleren. Bijvoorbeeld in de vorm van een app of notitieblok waar je dingen kunt opschrijven, in de juiste volgorde kunt zetten en afvinken of doorstrepen.
Bovendien is het zo dat je kunt kijken naar datgene wat je hebt opgeschreven, waardoor je meer overzicht krijgt, en ook dat geeft meer rust in je hoofd.
Gaat je brein dat soort dingen dan nooit meer onthouden?
Wees niet bang: als jij ook maar íets vergeet vast te leggen in je externe systeem, of je kunt het op dat moment niet omdat je bijvoorbeeld aan het sporten bent of aan het douchen (!), dan zal je brein je weer helpen om het te herinneren. Uiteraard wel op dezelfde onvoorspelbare manier als eerder. En dus vaak niet op het moment dat je er ook iets mee kunt. En hoe snel je het je zult herinneren is ook niet te voorspellen. Maar zorg er in elk geval voor dat je de gedachte wél direct vastlegt zodra je er voor de tweede keer aan denkt, zodat je niet weer dat toevallige moment hoeft af te wachten. Als je het dan nog steeds niet opschrijft, zul je merken dat je hoofd langzaamaan weer steeds ‘voller’ wordt.
Is dat niet eng, een leeg hoofd zonder al die gedachten?
Ik kan me voorstellen dat je dat misschien denkt. Het is ook niet zo dat je voortaan helemaal geen gedachten meer in je hoofd hebt. Het gaat er alleen om, of de gedachten die je hebt gaan over het hier en nu, of over allerlei dingen die gebeurd zijn of die je nog gaat doen.
Als je met je aandacht volledig aanwezig wilt kunnen zijn bij het werk dat je op dat moment doet, het gesprek dat je op dat moment voert, of bijvoorbeeld bij de activiteit die je met je familie of vrienden doet, zul je ervoor moeten zorgen dat er niet continu allerlei dingen door je hoofd rondspoken waar je nog iets mee moet.
“If you don’t pay enough attention to something that has your attention it will take up more of your attention than it deserves.” ~ David Allen
Is het genoeg om het alleen op te schrijven?
Nee, helaas niet. Als je iets opschrijft, maar je doet er vervolgens niets mee dan zal je brein op den duur niet meer geloven dat het wel goedkomt zodra je iets hebt opgeschreven. Denk weer aan het Zeigarnik-effect. Opschrijven betekent nog niet automatisch dat de taak voltooid is.
Pas als je brein weet dat die taak op een plaats terechtkomt waar jij er iets mee doet, zal hij je er niet meer aan herinneren. En als je brein er niet op kan vertrouwen dat de dingen die je hebt opgeschreven binnenkort een plaats krijgen in je systeem waar je ze op het juiste moment terugvindt, zal je brein zich er weer mee gaan bemoeien en die dingen weer vóór je gaan onthouden. Of je ze nu hebt opgeschreven of niet.
Zelfs als je die taken later hebt verwerkt in je taakmanager of in je agenda. Als je brein er niet op vertrouwt dat jij daar regelmatig naar kijkt, of als je niet daadwerkelijk doet wat er staat, neemt het zijn rol van ‘meldingensysteem’ weer aan, en blijft het onrustig in je hoofd.
