Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op de site didactadvies.nl, op 23 november 2019 verplaatst naar organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Naast de taken die je zelf doet om een project te voltooien zijn er taken waarbij je afhankelijk bent van anderen. Je hebt werk gedelegeerd en wacht op een reactie of je hebt om input of andere informatie gevraagd. Misschien moet je er zelfs op wachten voordat jij verder kunt met jouw taken voor een project. Hoe houd je overzicht over alles waarbij je op anderen wacht? En hoe zorg je ervoor dat jouw werk niet in het nauw komt als een ander zijn of haar taken niet op tijd af heeft?
De ‘Wachten Op’-lijst
Door de taken die anderen doen te markeren als ‘Wachten op’-taken kun je ze onderscheiden van de taken die je zelf moet doen. Ook kun je er dan op filteren, waardoor het een aparte lijst wordt die je regelmatig naloopt om te zien of er dingen op staan waar je misschien eens navraag naar moet doen.
Zo’n ‘Wachten op’-lijst ziet er bijvoorbeeld zo uit:
In het bovenstaande voorbeeld zie je aan wie de taak is gedelegeerd en wanneer, wat de taak is, voor welk project, en welke einddatum je met de ander hebt afgesproken voor de taak.
Een ‘Wachten Op’-lijst kun je op papier bijhouden, waarbij je de taken die voltooid zijn gewoon afvinkt of doorstreept net als op een normale takenlijst, maar je kunt zo’n lijst ook bijhouden in je taakmanager. In een taakmanager kun je meestal verschillende lijsten maken en één van die lijsten kun je de ‘Wachten Op’-lijst noemen. Doit.im en NirvanaHQ hebben bijvoorbeeld al zo’n lijst, maar in Wunderlist* Microsoft To Do, Remember The Milk of in Apple Reminders kun je deze lijst zelf toevoegen.
*) 21/5/2024: Wunderlist is inmiddels overgenomen door Microsoft
In Outlook kun je een specifieke categorie maken voor deze taken en bijbehorende e-mails.
In Gmail en taakmanagers zoals Todoist** (rechts) en Nozbe, kun je zelf een label maken die je koppelt aan deze e-mails en taken, zodat je erop kunt filteren. Werken met labels kan trouwens ook in de al eerder genoemde taakmanagers WunderlistMicrosoft To Do en Remember The Milk.
**) In Todoist kun je het beste de datum die aangeeft sinds wanneer je wacht, tussen blokhaken [ ] zetten, want anders vult Todoist deze automatisch in als einddatum van de taak. Dus bijvoorbeeld:
John [6/9] – Conceptverslag bezoek aan klant Y.
Wat handig of niet handig is, hangt af van je eigen voorkeur. Het belangrijkst is dat je er een aparte lijst van kunt maken, die je regelmatig kunt nakijken, zodat je op tijd ziet wat er nog moet gebeuren en je op tijd bij de juiste persoon kunt navragen wat de stand van zaken is.
Onzin?
Vind je het onzinnig om bij te houden wat een ander voor jou zou doen? Bedenk dan dat je hierdoor zelf overzicht houdt over wie wat doet in het project. Als je niet weet dat een ander iets oppakt (of op zou moeten pakken), dan ga je waarschijnlijk kijken of je het zelf kunt doen. Als je echter weet dat die actie al bij een ander is belegd, hoef je je er (voorlopig) niet druk over te maken.
Overigens is het deels ook in je eigen belang om bij te houden welke taken door anderen worden gedaan. Want als een ander niet doet wat is afgesproken, dan kun je daar zelf ook nadelen van ondervinden. Je kunt de ander dan de schuld geven van die situatie, maar uiteindelijk schiet je daar niets mee op. Als je de ander er op tijd aan kunt herinneren, komt het misschien nog goed.
En zodra je collega’s merken dat jij niet vergeet welke afspraken zij met jou hebben gemaakt, zullen zij zich vaker aan deze afspraken gaan houden. Ze willen je immers niet iedere keer teleurstellen.
In gesprek
En als ze nu écht hardleers blijken te zijn, ga er dan gewoon een gesprek over aan. Wat kan hen helpen om de taak op tijd af te hebben? Hebben ze de juiste instructies en weten ze hoe ze alles moeten doen? Hebben ze toegang tot de juiste programma’s en bestanden? Weten ze waarom het belangrijk is dat ze de taak doen? Vaak is het probleem eenvoudig op te lossen. Of misschien moet je ze eens laten zien hoe een goed takensysteem werkt 😉
Regelmatig bekijken
Hoe vaak je je ‘Wachten op’-lijst moet bekijken is afhankelijk van het werk dat je doet. Werk je veel samen met anderen of delegeer je vaak taken, dan zul je de lijst wat vaker moeten bekijken. Projectleiders bekijken hun ‘Wachten Op’-lijst soms wel meerdere keren per dag.
Als jij je werk voornamelijk zelfstandig doet, dan is eens in de paar dagen misschien genoeg voor jou. Dat voel je zelf het beste aan. In dat geval kan het wel handig zijn om reminders in te stellen voor echt belangrijke items. Maar als je weet dat je iedere dag wel een keer op de lijst kijkt, is dat waarschijnlijk niet nodig.
Bekijk de lijst in elk geval tijdens de wekelijkse update van je systeem. Dan weet je tenminste waar je de komende week speciaal op moet letten en is de kans klein dat je iets belangrijks uit het oog verliest.
Laatste update: 21 mei 2024
