Opleiding of instructie is niet altijd de oplossing

Als mensen in een organisatie hun taken niet goed uitvoeren wordt er al snel gedacht dat het probleem moet worden opgelost via een training of cursus. Dat wordt dan georganiseerd, medewerkers krijgen te zien hoe het moet, oefenen dit eventueel ook tijdens de training en vervolgens blijft alles bij het oude. En dan wordt er gezegd: “Tja, het verschil tussen theorie en praktijk hè, dat blijft lastig.” Of er wordt geconcludeerd dat de training niet zo goed was. Vaak blijkt echter dat training helemaal niet de oplossing was voor het probleem…

Foto van MariaMichelle via Pixabay

Als softwareconsultant heb ik het ook meegemaakt (gelukkig niet al te vaak), dat ik op pad werd gestuurd om een cursus te geven bij een klant, maar dat de medewerkers eigenlijk alleen maar een hele waslijst aan praktijkvragen hadden en helemaal niet op de standaardtraining zaten te wachten. Of dat ze eigenlijk gewoon een extra softwaremodule moesten gaan gebruiken, of een andere module dan waar ik voor kwam, of dat er onvoldoende communicatie was met een andere afdeling, of dat hun werkwijze veranderd was, waardoor de manier waarop de software was ingericht, er niet meer bij paste.

Als iets niet goed functioneert, vernieuwd is of veranderd wordt, denkt iedereen altijd direct aan trainingen. Door echter goed door te vragen en waar te nemen wat er eigenlijk aan de hand is,  is een andere oplossing soms veel simpeler, goedkoper en vooral, effectiever.

In zijn artikel: “Back to basics: when training is not the answer” uit 2011, geeft Marc Rosenberg een mooie opsomming van situaties waarin er sprake is van een performance probleem, maar waarbij opleiding of instructie lang niet altijd de (volledige) oplossing is:

  • Medewerkers weten niet hoe ze de taken moeten uitvoeren. Dit is zeker wél een probleem dat via opleiding of instructie kan worden aangepakt, bijvoorbeeld door iets zelf of samen te oefenen tijdens een training, of door alleen op het gewenste moment een korte instructie te raadplegen via een mobiel platform.
  • Medewerkers denken dat ze al op de juiste manier werken, of weten niet dat ze het beter moeten doen.
    In dit geval zijn de normen voor het uitvoeren van de taak niet duidelijk. De medewerkers moeten weten wat er van ze wordt verwacht. Dat kan een onderdeel zijn van een training, maar voor dit probleem alleen, is het onnodig om een speciale training te organiseren. En uiteraard moeten de normen van de taken gedefinieerd zijn voordat je ze überhaupt in een training zou kunnen behandelen.
  • De medewerkers kunnen het wel, maar weten niet dat ze iets moeten doen.
    In plaats van opleiding, is er betere communicatie nodig.
  • Ze weten niet waarom ze iets moeten doen, ze geloven er niet in, denken niet dat het gaat werken of hebben er te veel belang bij om de situatie te houden zoals die nu is.
    Dit is een kwestie van betrokkenheid van medewerkers. Je zult ze eerst moeten overtuigen van de noodzaak om de dingen te doen die je van ze verlangt.
  • Ze zijn te druk.
    Ook dit kan verschillende oorzaken hebben. Processen kunnen inefficiënt zijn, mensen weten niet hoe ze sneller kunnen werken door meer focus en meer energie, prioriteiten zijn niet helder of moeten gewijzigd worden, of iemand heeft gewoon te veel taken geaccepteerd.
  • Ze worden niet beloond als ze hun taken goed uitvoeren, of ze worden er zelfs voor gestraft. Of er worden geen of weinig consequenties aan verbonden als medewerkers hun taken niet goed doen.
Photo by Skeeze on Pixabay
  • Ze hebben onvoldoende financiële of technische middelen, mensen of instrumenten om hun taken goed uit te voeren. Soms komen ze er met een paar slimme ideeën dan toch uit, maar dat is niet zeker. In plaats van meer geld te besteden aan extra training, kan dat beter aan extra resources worden besteed.
  • Ze missen de capaciteit om hun taken goed uit te voeren.
    In sommige gevallen kan een medewerker ondanks diverse trainingen toch niet voldoen aan de verwachting en is het de enige optie om de medewerker te vervangen.
  • De taak is onnodig complex (frustrerend) of gewoonweg onmogelijk om uit te voeren en moet eerst worden gewijzigd.

De oplossing voor betere performance zit dus in het boven water krijgen van het daadwerkelijke probleem. Deze is soms simpeler dan wordt gedacht, maar soms ook erg lastig te realiseren. Dat laatste geldt bijvoorbeeld voor het koppelen van de juiste beloningen of consequenties (punt 6) en het creëren van betrokkenheid bij medewerkers om hun werkwijze te veranderen (punt 4).
Het kan ook betekenen dat juist de manager training of coaching nodig heeft, in plaats van de medewerkers.

Heb je zelf wel eens situaties meegemaakt waarbij onnodig werd geprobeerd om de werkwijze van mensen via opleiding of instructie te verbeteren? Wat was er eigenlijk nodig in die situatie? En hoe kwam men daar achter?

Laat het weten door hieronder te reageren.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.