6 Tips voor een betere takenlijst

Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op de site didactadvies.nl, op 9 december 2018 verplaatst naar organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.

Heb jij ook van die taken die al veel te lang op je takenlijst staan, en die je telkens weer uitstelt? Het maakt niet uit of je het ’s ochtends met frisse moed probeert of ’s middags na een heerlijke wandeling; je bent gewoon niet in beweging te krijgen of je duikt weg in allerlei minder belangrijke, eenvoudige klusjes ‘die toch ook nog moesten gebeuren’. Kortom: je stelt ze alsmaar uit.

Ik heb het niet specifiek over taken die gewoon niet leuk zijn om te doen. Nee, ik heb het over gewone taken, of zelfs leuke projecten die maar niet van de grond lijken te komen. In dit blog beschrijf ik 6 tips waarmee je de taken op je lijst een stuk aantrekkelijker maakt om te doen.

Kijk eens goed naar je takenlijst. Lijken je taken qua formulering een beetje op deze?

• Klant X
• Nieuwjaarsreceptie
• CRM
• Frank

Als je gewend bent om je taken op deze manier te noteren, zul je iedere keer als je ze ziet, er opnieuw over na moeten denken. Wat moest je doen voor klant X? Bellen? Waarvoor? Moest je een voorstel voor ze uitwerken? En wat moest je doen voor de nieuwjaarsreceptie? En met het CRM? En Frank? Moest je hem iets mailen? Of met hem overleggen?

En daarom gaat het mis. Je kijkt namelijk op je takenlijst omdat je iets wilt DOEN, en niet omdat je nog verder wilt nadenken. Je bent dus geneigd om datgene te doen waar je verder niet meer over na hoeft te denken. Als er op je lijst geen taken staan die je direct kunt uitvoeren, heb je dus grote kans dat je geen van de taken op dat moment zult oppakken.

1. Voeg altijd een werkwoord toe

Door een werkwoord toe te voegen aan een taak, gaat deze er ook echt uitzien alsof je iets moet gaan doen:

• Project klant X afronden
• Nieuwjaarsreceptie organiseren
• Voorstel voor CRM-applicatie schrijven
• Frank bellen

We noemen dit ook wel: je taken ‘actief’ formuleren. Zo krijg je taken die je aanzetten tot actie.

2. Beschrijf fysiek uitvoerbare acties

Wat vervolgens belangrijk is, is dat je je taken beschrijft als fysiek uitvoerbare acties. Dus in plaats van de taak ‘Project Klant X afronden’ ga je bedenken wat dit betekent qua fysieke acties. Hoe ziet dat ‘afronden’ er precies uit? Welke fysieke acties moet je daarvoor doen?

• Moet er een verslag worden geschreven? Is er een afrondend gesprek nodig? Is dit al gepland?

Door jezelf te dwingen om na te denken hoe ‘afronden’ eruit ziet kom je erachter wat echt de eerstvolgende fysieke actie is. Bijvoorbeeld: Je weet dat het verslag vorige week is opgeleverd, maar je wilt de klant nog bellen om een afspraak te maken voor een afrondend gesprek. De actie wordt dus:

• Klant X bellen om afrondend gesprek in te plannen

Merk je hoe krachtig dit werkt? Terwijl je eerst nog geen idee had over wat er moest gebeuren, sta je nu in gedachten al met de telefoon in de hand, niet waar?

Kijk maar eens goed naar je takenlijst. De taken die je telkens overslaat zijn waarschijnlijk niet beschreven als fysiek uitvoerbare acties. Je slaat ze over omdat je ze niet echt kunt doen, maar er eerst nog over moet nadenken.

3. Verwijder de projecten van je takenlijst

Het kan ook zijn dat de taak op je takenlijst eigenlijk uit meerdere kleine acties bestaat. Dat noemen we dan een ‘Project’. Een project is een gewenste uitkomst waarvoor meer dan één actie moet worden gedaan. Als je één van de twee acties hebt uitgevoerd ben je nog niet klaar. Door de gewenste uitkomst, oftewel het ‘project’ te noteren, kun je beter in de gaten houden wat er verder nog moet gebeuren.

Neem bijvoorbeeld de taak ‘Nieuwjaarsreceptie organiseren’. ‘Organiseren’ is niet iets dat je fysiek gezien kunt doen. Zolang je alleen ‘Nieuwjaarsreceptie organiseren’ op je takenlijst hebt staan, maar niet de fysieke acties die je hiervoor moet doen, zal je brein zeggen: “…Hmmm. Geen idee. Is er niet iets dat we gewoon nu direct kunnen doen?”

Je kunt zelfs aan het werkwoord van de taak al zien of iets een enkele taak of een project is. Als je in de onderstaande lijsten goed kijkt naar de werkwoorden van projecten (rechter lijst) dan zie je dat dit geen fysiek uitvoerbare acties zijn. De werkwoorden van acties (linker lijst) zijn dat wel. Een ‘projectwerkwoord’ kun je eigenlijk alleen doen, door diverse ‘actiewerkwoorden’ uit te voeren.

Werkwoorden voor acties:	Werkwoorden voor projecten:
– Lezen – Mailen – Bellen – Overleggen – Testen – Controleren – Schrijven – Downloaden – Kopen – Bekijken	– Onderzoeken – Bepalen – Publiceren – Implementeren – Oplossen – Opzetten – Organiseren – Leren – Ontwerpen – Verbeteren

De bovenstaande lijsten zijn overigens uiteraard niet volledig, maar ik hoop dat je hierdoor wel het verschil gaat zien tussen taken en projecten.

Projecten horen thuis op je projectenlijst en op je takenlijst zet je alleen je taken.

4. Splits taken op als ze te groot zijn

Soms zijn de taken op je lijst gewoonweg te groot. Op het moment dat je zo’n taak leest denk je direct “Oh, dat is veel te veel werk, daar heb ik nu helemaal geen tijd voor”. Een voorbeeld van zo’n taak is ‘Voorstel voor CRM-applicatie schrijven’.
‘Schrijven’ is op zich een fysieke actie, maar je brein weet al dat je nog geen idee hebt wat je op moet schrijven, en denkt weer “Hmm… is er niet iets dat we gewoon direct kunnen doen?”

Ook hier gaat het erom dat je bij het noteren van de taak op je takenlijst even de tijd neemt om te bedenken wat er nu echt moet gebeuren. Je bedenkt dan bijvoorbeeld dat de criteria voor het CRM al wel zijn vastgesteld, maar dat je nu eerst informatie moet gaan verzamelen en applicaties testen en vergelijken, voordat je echt kunt gaan schrijven.
Eigenlijk is het schrijven van het voorstel dus ook gewoon een project. Het is te groot om als één taak uit te voeren. Maar zolang je het als één taak op je lijst laat staan, blijf je denken dat je er geen tijd voor hebt en blijf je het voor je uit schuiven.

Door het op te splitsen in kleinere, fysiek uitvoerbare taken, zul je zien dat het veel gemakkelijker is om je ertoe te zetten om eraan te beginnen. Bijvoorbeeld:

• Online zoeken naar mogelijke CRM-applicaties
• Per CRM-applicatie testen of deze voldoet aan de criteria (of zelfs per applicatie een taak hiervoor maken)
• Per criterium een vergelijking maken tussen de CRM-applicaties
• Voorstel schrijven voor aanschaf CRM-applicatie

Toch is het zeker niet de bedoeling om taken té gedetailleerd te maken, zoals dit:

• Zet computer aan.
• Open browser.
• Typ de zoekopdracht ‘CRM vergelijken’ in.
• Open pagina’s met artikelen waarin CRM’s worden beschreven en/of vergeleken
• Type de zoekopdracht ‘CRM demo’ in.
• Bekijk pagina’s of YouTube-filmpjes met demo’s van CRM’s.
• …Etc.

‘Online zoeken naar mogelijke CRM-applicaties’ is echt gedetailleerd genoeg.
Het gaat erom dat je precies weet wat je moet doen op het moment dat je de taak gaat uitvoeren. Dat je dit direct kunt gaan doen en niet eerst meer na hoeft te denken over wat je precies moet gaan doen.

5. Zet alleen de ‘eerstvolgende acties’ op je takenlijst

Doordat je projecten en andere grote taken uitsplitst, komt je takenlijst vol te staan met allerlei taken die je nog moet doen, maar die nog lang niet allemaal actueel zijn. Bovendien zul je merken dat je aanvankelijke plan voor een project, meestal tijdens het project nog wel verandert. Gewoonweg omdat je tijdens het project pas dingen gaat zien die je eerder nog niet doorhad.

Het is dus niet handig om alle mogelijke taken voor je projecten alvast op je takenlijst te zetten. Zorg ervoor dat er alleen taken op staan die je op dat moment ook daadwerkelijk kunt doen: de zogenoemde ‘eerstvolgende acties’.  Alle andere acties zullen je alleen maar afleiden en zorgen voor minder overzicht.

Het kan overigens wél zo zijn dat er meerdere acties tegelijk kunnen gebeuren voor je project. Dit zijn dan allemaal eerstvolgende acties en je kunt deze allemaal op je takenlijst zetten. De andere taken laat je in je projectplan staan, dat bijvoorbeeld in een document of notitie-app staat.

6. Voeg voldoende relevante informatie toe

Hoewel de laatste actie van de voorbeeldlijst (‘Frank bellen’) wel is beschreven als een fysieke actie, zul je ook hierbij nog steeds niet erg geneigd zijn om deze te gaan doen. Dat komt omdat je niet genoeg details kent:

• Je kunt Frank wel gaan bellen, maar je weet niet meer waarover en dus kun je geen inschatting maken hoe lang het gesprek gaat duren. En heb je eigenlijk zijn telefoonnummer wel?

Door voldoende details toe te voegen worden de taken op je to-do-lijst ineens een stuk aantrekkelijker:

• Frank bellen: implementatie-aanpak project Y bespreken
• Klant X bellen (0123-456789): afrondend gesprek inplannen
• Datum voorstellen aan organisatiecommissie voor brainstormsessie nieuwjaarsreceptie
• Online zoeken naar mogelijke CRM-applicaties

Omslachtig? Te veel werk?

Mocht je nu denken: “Wat omslachtig om dit allemaal eerst te moeten bedenken en op te schrijven!”
Besef dan, dat je dit denkwerk altijd moet doen voordat je een actie kunt uitvoeren. Je moet eerst bedenken wat je gaat doen voordat je het kunt doen. Het gaat er echter om dat je dit bedenkt als je in de ‘denk’-stand staat en niet in de ‘doe’-stand.

Als je ervoor zorgt dat de taken op je takenlijst superduidelijk zijn, dan zul je merken dat je er ook echt zin in krijgt om ze te doen. De neiging om ze uit te stellen wordt dan veel minder, en je hoeft in elk geval niet meer af te haken omdat je niet precies weet wat je moet doen.

Let op tijdens je wekelijkse update

Een goed moment om eens goed naar de acties op je takenlijsten te kijken, is bij de wekelijkse update van je systeem.
Gedurende de week kan het namelijk best eens voorkomen dat je niet lang genoeg hebt nagedacht over een taak toen je die vanuit je inbox verwerkte in je systeem.

Let vooral op de taken die al wat langer op je takenlijst staan en vraag je af hoe je het aantrekkelijker kunt maken om ze te doen. Zijn de taken wel echt fysiek uitvoerbaar? Moet je ze verder uitsplitsen? Of bevatten ze misschien te weinig informatie? Zijn het wel de eerstvolgende acties van je projecten?

Door daar aandacht aan te besteden tijdens je wekelijkse update zul je merken dat je takenlijst niet alleen weer up-to-date wordt, maar dat het ook ineens een stuk aantrekkelijker wordt om ermee aan de slag te gaan.