Wat weten je collega’s van jouw werk? En wat weet jij van het werk van je collega’s? Hoe kun je meer kennis, tips en ervaringen met elkaar delen? Hoe weet je wat een ander nodig heeft? Heb je een goed beeld van waar je collega’s zich mee bezighouden? Van je directe collega’s misschien wel, maar collega’s van een ander team of andere afdeling? Uiteindelijk vorm je samen toch een soort keten naar jullie klanten en is het goed om van elkaar te weten wat er speelt.
In de tijd dat ik werkte als softwareconsultant hadden we het met collega’s ook regelmatig over (het gebrek aan) kennisoverdracht. Als consultant ben je vaak alleen op pad, echt een soort eilandje met je eigen projecten, klanten, auto, laptop en telefoon. Hoewel iedereen het druk had was het, als je op kantoor was, zeker mogelijk om met collega’s te overleggen. Toch was er behoefte aan een meer structurele, tijd- en plaatsonafhankelijke manier voor kennisdeling. Bovendien hadden nieuwe collega’s vaak het gevoel dat ze vragen stelden die velen vóór hen ook al gesteld hadden. Er zijn toen diverse pogingen gedaan door (voorbeeld)bestanden en sjablonen te delen op het netwerk en door iedere maand of twee maanden een kennissessie te organiseren. Toch was het bij lange na niet toereikend.
We hadden destijds al wel Sharepoint (kortgezegd: een platform van Microsoft voor interne en externe communicatie en bestandsdeling) en ik had gezien dat je daarop kon bloggen, iets wat ik als hobby al jaren deed op mijn eigen website. Daar ben ik toen ook op mijn werk mee begonnen, maar al snel wist ik eigenlijk niet waar ik het over moest hebben, of vond ik dat ik het ‘eerst beter moest uitzoeken’. Daardoor bleef het helaas bij slechts één of twee posts. Toch was dat waarschijnlijk wel de oplossing geweest voor ons kennismanagementprobleem. Achteraf gezien was ik er dus eigenlijk heel dicht bij…
Working out loud
Het enige dat ik namelijk had hoeven doen was opschrijven waar ik mee bezig was. Welke klant, welk project, wat was het probleem, wat had ik geprobeerd, waar liep ik tegenaan, wat ging goed, wat niet, etc. Uiteraard met wat afbeeldingen of voorbeelddocumenten erbij.
Het had een schat aan informatie kunnen opleveren, met vooral veel ‘impliciete kennis’. In plaats van de meestvoorkomende situatie te beschrijven met de bijbehorende aanpak, beschrijf je waarom je iets zús doet in een bepaalde situatie en zó in een andere situatie. Daardoor wordt die vaak moeilijk is te achterhalen (‘impliciete kennis’, oftewel ‘tacit knowledge’), ineens zichtbaar gemaakt.
Tegenwoordig wordt het schrijven over hóe je werkt en waaraan steeds vaker aangeduid met ‘Working out loud’, ook wel WOL.
De term ‘Working out loud’ werd waarschijnlijk voor het eerst gebruikt door Bryce Williams. Hij kwam met deze ‘formule’:
Working out loud = Narrating your work + Observable work
oftewel: Vertellen over je werk + Je werk laten zien
Show your work
Jane Bozarth bespreekt in haar boek ’Show your work’ aan de hand van allerlei voorbeelden wat de voordelen zijn voor organisaties, voor jezelf, over waarom mensen kennis delen, hoe ze dit kunnen doen en wat het betekent voor een opleidingsafdeling.
Een mooi voorbeeld vind ik één van haar eigen tweets, waarin ze aan anderen vraagt om mee te denken over een definitie van professionaliteit. Die definitie had ze nodig omdat ze gevraagd was een gedragscode op te stellen voor het hele ambtelijk apparaat van een gouverneur in de VS. Daaronder valt dus een zeer gevarieerde groep mensen, van kleuteronderwijzers en verplegers tot snelwegpolitie en gevangenisbewaarders.
Haar boek bevat nog veel meer van dit soort voorbeelden van zowel privé- als werksituaties. Van iemand die op Facebook laat zien hoe ze koekjes bakt, wat uitgroeit tot een ware community en zelfs een bedrijf, tot directeur Wernher von Braun van NASA die elke maandag van iedere manager en teamleider die hij aanstuurde een A4-tje vroeg met daarop een samenvatting van wat er die week daarvóór goed en minder goed was gegaan (Show your work). Door deze notities vervolgens zelf te becommentariëren en door ze, inclusief zijn commentaar (positief en negatief), weer met al deze mensen te delen, wisten binnen de kortste keren alle managers en teamleiders van het Marshal Space Flight Center precies wat hun baas van hen verwachtte. En uiteraard werkte dit door in wat zij weer van hun eigen mensen verwachtten…
Als je om je heen kijkt zijn er echt voorbeelden te over van mensen die blogs en YouTube-filmpjes publiceren waarop mensen uitleggen wat ze doen en waarom. En iedereen maakt daar ook regelmatig zelf gebruik van, bijvoorbeeld als we willen weten hoe je iets kookt, repareert, in elkaar zet of gewoon hoe iets werkt. Waarom zouden we dit privé wel doen, maar niet op ons werk?
Ook verbinding zoeken
John Stepper gaat in zijn boek ‘Working out loud’ nog weer een stap verder dan alleen het laten zien en beschrijven van je werk. Hij benadrukt vooral het verbindende karakter van working out loud:
“Working out loud starts with making your work visible in such a way that it might help others. When you do that – when you work in a more open, connected way – you can build a purposeful network that makes you more effective and provides access to more opportunities.”
Vervolgens benoemt hij 5 elementen van working out loud:
- Making your work visible
- Making work better (find ways to improve)
- Leading with generosity (contribution, not self-promotion or personal branding)
- Building a social network (interact and collaborate with a broader range of people)
- Making it all purposeful (focus your learning, try to accomplish something)
Ik ben het met hem eens dat die verbinding met anderen erg belangrijk is. Alleen door de feedback die je krijgt op wat je doet, kun je bepalen of je op een goede manier bezig bent en of het waardevol is voor anderen.
Wat mij betreft kan zijn definitie wel korter:
Working out loud = Showing what you do and building a purposeful network to help others and to improve your own work.”
oftewel:
Working out loud = Laten zien wat je doet en bouwen aan een netwerk met als doel om anderen te helpen en je eigen werk te verbeteren.
Pas geleden las ik trouwens dat John Stepper inmiddels ook de manier heeft gewijzigd waarop hij working out loud beschrijft. Hij zegt nu:
“When you work out loud, you ask yourself:
– What am I trying to accomplish?
– Who can help me?
– How can I contribute to those people and deepen our relationship?”
WOL-circles
Om meer houvast te geven aan mensen die hier echt mee aan de slag willen gaan heeft hij een programma van 12 weken ontwikkeld waarin je iedere week één uur bij elkaar komt met een lokaal groepje, een zogenaamde ‘WOL-circle’. Een WOL-circle is een groepje mensen die een persoonlijk doel willen realiseren en die elkaar daarbij willen helpen via deze bijeenkomsten. Je hoeft dus niet allemaal hetzelfde doel te hebben of hetzelfde werk te doen. Voor elke week heeft hij een ‘Circle-guide’ ontwikkeld die in een paar pagina’s duidelijk maakt op welke wijze er tijdens de bijeenkomst wordt gewerkt.
WOL-week
Twee keer per jaar wordt er wereldwijd een WOL-week gehouden. Je kunt dan via de hashtag #wolweek op Twitter verbinding maken met anderen die ook proberen deze nieuwe gewoonte aan te leren. Door hier een week lang regelmatig samen met anderen op te focussen kun je weer nieuwe ideeën opdoen om je eigen WOL-vaardigheden te verbeteren. Binnenkort is het weer WOL-week: van 16 t/m 23 november, dus kijk op de website en houd de hashtag #wolweek in de gaten.
Waarom is dit belangrijk?
Door vaker ‘hardop te werken’:
- kun je van anderen leren en zij van jou.
- weten anderen waar ze je mee kunnen helpen. Soms komt hulp zelfs uit onverwachte hoek. Nieuw talent?
- weten mensen elkaar beter te vinden bij specifieke onderwerpen.
- wordt ‘impliciete kennis’ beter zichtbaar (waarom iemand iets doet in een bepaalde situatie).
- reflecteren mensen op hun eigen kennis en werk, wat ook hun eigen leerproces bevordert.
- krijgt de organisatie een beter beeld van het werk van haar medewerkers. (Hoe vaak heb jij al niet verzucht: “Mijn manager heeft echt geen idee van wat ik allemaal doe…” ?)
- blijft kennis bewaard voor de organisatie.
Mijn eigen WOL-vaardigheden
Hoewel ik graag blogs schrijf, merk ik dat ik op het gebied van working out loud nog heel wat te leren heb. Iets delen terwijl ik er het fijne nog niet van weet, voelt nog steeds vreemd. Ik lees vaak eerst heel veel informatie over een bepaald onderwerp en pas als ik het idee krijg dat ik zo’n beetje kan overzien waar het allemaal om gaat, dan ga ik erover schrijven. Daarin schuilt echter een grote valkuil, omdat bepaalde kennis naar de achtergrond verdwijnt en ‘impliciete kennis’ wordt, terwijl deze voor het begrip van een ander essentieel kan zijn. In de afbeelding van dit artikel wordt dat mooi weergegeven.
Herkenbaar? Voor mij dus zeker wel. Als ik bijvoorbeeld bedenk hoeveel meer ik de afgelopen jaren op had kunnen schrijven over wat ik heb geleerd op het gebied van productiviteit en de methode Getting Things Done… Pfff, wat zonde. Wat mij betreft is het dus de hoogste tijd om dit patroon te doorbreken en nieuwe WOL-gewoonten aan te leren.
Overtuigd?
Ik ben benieuwd hoe jij hier tegenaan kijkt. Hoe is het met jouw WOL-vaardigheden? Lijkt het je leuk om ook een WOL-circle te beginnen? Denk je ook dat het beter zou zijn als collega’s vaker aan elkaar zouden laten weten waar ze mee bezig zijn? Zou je lezen waar je eigen collega’s over schrijven? Denk je dat je ook gaat reageren op wat ze schrijven en ze gaat helpen als je dat zou kunnen? Wat zou een opleidingsafdeling hiermee kunnen?
Laat het weten door hieronder te reageren.
