Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op de site didactadvies.nl, op 1 juni 2017 verplaatst naar organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Je herkent het vast: je moet van alles doen, maar je kunt maar niet beslissen wat er als eerste moet gebeuren. Het krioelt in je hoofd en er ‘popt’ van alles op in je gedachten. Je voelt een lichte paniek opkomen, omdat je bang bent je kostbare tijd vandaag aan de verkeerde dingen te besteden. Wat ik dan doe? Een lijstje maken. Herkenbaar?
Schrijf het op
Ik zet het op papier zodat ik ernaar kan kijken en de volgorde kunt bepalen. Als het eenmaal op papier staat ziet het er allemaal ineens heel logisch uit en kan ik gemakkelijk bepalen wat ik als eerste moet doen en wat later kan.
Door het op papier te zetten heb ik ruimte gemaakt in mijn hoofd. Ik hoef de items die ik hebt opgeschreven nu immers niet meer allemaal te onthouden, alleen nog maar te ordenen. Toen ik ze nog moest onthouden, lukt het niet of nauwelijks om ze te ordenen. Nu ik ze heb opgeschreven lukt dat wel. Dat is meestal het tweede dat ik doe, een nieuw lijstje maken met daarop alles in de juiste volgorde. Ook herkenbaar?
En dan… kun je ineens toch aan de slag!
Nu ik alles voor me zie in de juiste volgorde is het ineens niet moeilijk meer om te beginnen. Ik merk dat er weer ruimte is om na te denken over de taak die ik moet doen en om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Die ruimte is er nu, omdat:
A. ik weet dat ik de andere taken niet meer hoef te onthouden omdat ze op mijn lijstje zullen blijven staan en
B. ik nu weet dat dit echt de eerste taak is waar ik aan moet werken.
Dat geeft vertrouwen en dat geeft rust. Rust in mijn hoofd om over de taak na te denken waar ik mee bezig wil. Zonder die rust lukte dat absoluut niet.
Korte- en langetermijngeheugen
Natuurlijk is het lang niet altijd zo extreem dat we echt blokkeren in ons werk, maar ik denk dat iedereen de situatie wel herkent waarin je zegt: “Ho, stop! Nu MOET ik eerst even een lijstje maken, anders kom ik er niet meer uit.”
We krijgen dagelijks zo veel informatie te verwerken dat ons hoofd regelmatig overloopt. En ons kortetermijngeheugen, zeg maar ons ‘werkgeheugen’, is niet groot genoeg om alles te onthouden én overzicht te houden. Vrijwel alles wordt ook opgeslagen in ons langetermijngeheugen. Dit geheugen kan ongelooflijk veel informatie aan, maar is niet zo goed in het geven van reminders. Je kunt er dus niet op vertrouwen dat je brein je op tijd herinnert aan iets dat je in je langetermijngeheugen hebt opgeslagen. Om die informatie weer naar boven te halen heb je een ‘trigger’ nodig. Iets dat je ergens aan doet denken. Ons brein denkt ‘associatief’. Iets doet je denken aan iets anders, dat je weer doet denken aan iets anders, etcetera.
Je brein heeft dus triggers nodig om ergens aan te denken. Je kunt er niet op vertrouwen dat dit zomaar gebeurt. Hoe vaak heb je wel niet in een supermarkt gestaan en gedacht: “Wat moest ik ook alweer nog méér hebben?” Of maak jij ook altijd een boodschappenlijstje? (Tadaaa!)
Als ik rustig langs alle schappen loop, dan wil het wel eens lukken om echt alles mee te nemen dat ik nodig heb, maar ‘even snel boodschappen doen’ is er dan niet bij. En zeker de dingen die ik niet zo vaak nodig heb vergeet ik dan heel gemakkelijk.
“Your mind is for having ideas, not for holding them” ~ David Allen
Zonder de juiste triggers kun je niet vertrouwen op je langetermijngeheugen. En je kortetermijngeheugen is met te veel dingen tegelijk bezig om alles te kunnen onthouden.
Schrijf dus voortaan gewoon alles op dat je wilt onthouden. Een korte notitie is voldoende. Zeker als je dagelijks even bekijkt wat je allemaal genoteerd hebt en bepaalt wat je daarmee moet:
- sommige dingen waren toch niet zo belangrijk en kunnen weg, of kunnen op een lijstje van dingen die je later of misschien wilt doen;
- andere dingen moeten op je to-do-lijstje of in je agenda, zodat je er op het juiste moment weer aan wordt herinnerd;
- en weer andere notities hoef je alleen maar ergens te bewaren, zodat je ze snel terug kunt vinden als het nodig is.
Je zult merken dat je dan veel meer rust in je hoofd krijgt, beter kunt nadenken en gemakkelijker overzicht houdt over alles dat je moet doen.
P.S. Selecteer niet bij het maken van notities. Het feit dát je iets opschrijft hoeft namelijk niet te betekenen dat je er ook daadwerkelijk iets mee moet gaan doen. Die beslissing maak je pas op een later moment. Het gaat erom dat je iets vastlegt zodát je er op een later moment een besluit over kunt nemen. Doorstrepen of weggooien is altijd een optie.
“You can do anything, but you can’t do everything” ~ David Allen
