Dit artikel heb ik oorspronkelijk gepubliceerd op de site didactadvies.nl, daarna verplaatst naar organizeflow.nl en sinds 3 mei 2024 staat het hier op maschavandeweer.nl.
Je hebt vast wel eens gehoord van kennismanagement, of in het Engels: Knowledge management. Een concept dat in het eerste decennium van deze eeuw door veel bedrijven werd omarmd, in de hoop om de kennis van medewerkers in het bedrijf expliciet te maken zodat de hele organisatie ervan kon profiteren.
Ik vond het zelf ook een bijzonder interessant vraagstuk: Hoe kun je de kennis in de hoofden van werknemers nou goed ontsluiten, verzamelen en zó structureren dat iedereen ervan kan profiteren.
Ik merkte echter dat het een moeizaam proces dat meestal niet verder kwam dan een intranet met de meest basale bedrijfsprocedures en organigrammen, vrijwel lege bedrijfswiki’s, chaotische netwerkschijven met alleen oude documenten, en onbegrepen sharepointstructuren. Resultaat: bij de term ‘Kennismanagement’ wordt meestal diep gezucht, gevolgd door een schouderophaal en de dooddoener: “Kennis valt niet te managen.”
Totdat ik een tijdje geleden een paper las van Harold Jarche, genaamd ‘Personal Knowledge Management‘ met daarin de volgende passage:
(…) the cumulative pieces of information, or knowledge artifacts, that we share can help us have better conversations and increase our understanding of others. Our individual sense-making can be shared, and from it can emerge better organizational knowledge. This is not a linear process, as in from information we get knowledge, which over time becomes wisdom. Gaining knowledge is much messier than that.
Het geeft wat mij betreft precies aan waar het probleem lag. Kennis(constructie) valt niet te managen. Je kunt alleen zelf betekenis geven aan de kennis die je hebt. Je kunt het verzamelen, analyseren, en weer delen, zodat jouw inzicht wordt doorgegeven aan anderen. Daarmee maak je jouw kennis expliciet en kunnen anderen ermee verder. En Jarche had het onder woorden gebracht met de term: Personal Knowledge Management (PKM). Spijker op z’n kop! Tegenwoordig noemt Jarche het trouwens ‘Personal Knowledge Mastery’, maar ik vind de oude titel veel beter. Ik ben geen Engels-native, maar het woord ‘Mastery’ komt op mij over alsof het er alleen om gaat om kennis ‘machtig’ te worden. ‘Management’ zie ik als een veel breder begrip dat zowel het onderhouden en uitbreiden als innoveren van je kennis omvat.
Seek, sense, share
Het proces van Personal Knowledge Management dat Jarche beschrijft, bestaat uit drie elementen:
Seek – Zoek, verzamel, vind nieuwe/interessante informatie en blijf bij in je vakgebied(en).
Sense – Analyseer wat je gevonden hebt, test, vergelijk, experimenteer en trek je conclusies.
Share – Deel wat je gevonden hebt en wat je ervan geleerd hebt.
Het geeft een kader om je eigen weg te kunnen vinden in de al die informatie die tegenwoordig op je afkomt of algemeen beschikbaar is. Als iedereen vervolgens gaat benoemen wat hij/zij interessant vindt, wat hij/zij ervan leerde en welke nieuwe vragen het oproept, is er een manier gevonden om de beste informatie aan elkaar te ‘knopen’ en er (nieuwe) betekenis aan te geven.
Innovatie
De puzzelstukjes vielen voor mij ineens op hun plaats. Er is geen gezamenlijke kennisstructuur nodig die vanuit een bedrijf of organisatie moet worden opgezet. Iedereen heeft zijn eigen kennisstructuur en op bepaalde plaatsen zullen die structuren elkaar raken. Dat gebeurt natuurlijk niet alleen binnen je organisatie, je verbindt je immers net zo gemakkelijk met mensen van buiten je bedrijf.
Jarche ziet PKM daardoor ook als aanjager van innovatie. Doordat individuen ook verbonden zijn met netwerken van buiten de organisatie, zal PKM volgens Jarche zorgen voor de diversiteit in een organisatie die nodig is om innovatief te blijven.
Jarche:
PKM may be an individual activity but it is also social. It is the process by which we can connect what we learn outside the organization with what we need to do inside. Research shows that work teams that need to share complex knowledge need tighter social bonds. Work teams often share a unique language or vocabulary. However, they can become myopic and may lack a diversity of opinions. Social networks, on the other hand, encourage diversity and can sow the seeds of innovation. However, it is almost impossible to get work done in social networks due to their lack of structure. PKM is the active process of connecting the innovative ideas that can arise in our social networks with the deadline-driven work inside organizations.
Zelf verantwoordelijk
Wat mij vooral heel erg aanspreekt is dat de verantwoordelijkheid nu bij de persoon zelf ligt. Je bent niet langer afhankelijk van de tools, platforms of trainingen die je organisatie biedt, maar je kunt gewoon beginnen om je persoonlijke leernetwerk en je eigen kennisarchief op te bouwen, en zelf bepalen op welke platforms je je kennis deelt met wie het maar wil weten. Natuurlijk werkt het nog beter als er ruimte voor is onder werktijd, maar zodra iets expliciet is gemaakt, gaan medewerkers toch wel gebruikmaken van die informatie. En als het al ergens online staat, kun je gemakkelijk de link delen met collega’s.
Jarche:
PKM is a framework for individuals to take control of their professional development while working in organizations or across networks. Disciplined personal knowledge management brings focus to the information sea we swim in. The multiple pieces of information that we capture and share can increase the frequency of serendipitous connections, especially across organizations and disciplines where real innovation happens.
Eye-opener
Voor mij was deze persoonlijke benadering van kennismanagement echt een eye-opener en een totale omslag in mijn denken over kennismanagement. De vervolgvraag is natuurlijk wel hoe je die kennis weer bij elkaar laat komen, maar het belangrijkste is dát het initiatief om het expliciet te maken gewoon bij jezelf ligt en dat je daarvoor niet afhankelijk bent van de systemen van de organisatie waar je werkt.
