Eén van de kenmerken van David Allen’s methode is het gebruik van contexten voor het opsplitsen van je lijst met next actions. Een context geeft een plaats aan waar je moet zijn om de taak uit te voeren (thuis, kantoor A, kantoor B) of een tool die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak (internet, laptop, telefoon, bepaald programma). Door je lijst met next actions op die manier in te delen, hoef je alleen maar naar de acties te kijken die op dat moment van toepassing zijn, gezien de locatie waar je bent en de tools die je voorhanden hebt. Hierdoor wordt het lijstje waar je op een bepaald moment naar kijkt een stuk overzichtelijker, waardoor je je een stuk rustiger voelt. Je hoeft je niet druk te maken over taken waar je op dat moment toch niets aan kunt doen.
Overzicht
Pas geleden was mijn laptop kapot en ik had een aantal taken die ik alleen op die laptop kon uitvoeren. Andere taken, waarvoor ik alleen online hoefde te zijn, zoals bloggen, konden wel gewoon doorgaan. Doordat ik in mijn GTD-systeem voor thuis de context @laptop of @online had toegevoegd aan mijn taken, wist ik precies welke taken ik wel en niet kon doen op het moment dat ik niet de beschikking had over mijn laptop. Hetzelfde geldt voor taken die je alleen thuis kunt doen (@thuis), of waarvoor je in de stad moet zijn (@stad).
Persoonlijk
Hoeveel contexten je gebruikt verschilt sterk per persoon. Het ligt er waarschijnlijk aan hoe sterk je omgeving kan verschillen tijdens je werk (of privéleven). Werk je voornamelijk op een kantoor, dan heb je waarschijnlijk niet veel contexten nodig. Of misschien ben je juist veel onderweg. Hoewel het niet is aan te raden, is het nog mogelijk om te bellen in de auto. Gebruikmaken van Internet is echter vrijwel onmogelijk en zeker niet veilig als je zelf achter het stuur zit. Tijdens een treinreis ben je wellicht het grootste deel van de tijd wel binnen het bereik van een netwerk zodat je kunt bellen en internetten, maar in een vliegtuig kun je alleen aan je offline taken werken. Afhankelijk van al die situaties waarin je je taken wilt uitvoeren, richt je ook je contexten in.
Het is dus een volledig persoonlijke keuze. Meg Edwards (David Allen Company) zei in de vele podcasts die ik heb geluisterd altijd: “Use as few as possible, but as many as you need”.
Om mee te beginnen
David Allen zelf raadt beginnende gebruikers aan de volgende contexten te gebruiken:
@telefoon
@computer
@boodschappen
@kantoor
@thuis
@agenda’s (voor bespreeklijstjes)
@lezen/beoordelen
Sommigen werken echter alleen met:
@kantoor
@thuis
@stad
Next actions formuleren aan de hand van je contexten
Zelf heb ik naast een aantal gebruikelijke contexten (zoals @Home, @Office, @Overleg) ook contexten genoemd naar de programma’s die ik erbij gebruik:
@QMS (ons meldingensysteem)
@Flare (waarin ik helpfiles ontwikkel)
@Word (waarin andere documentatie wordt geschreven)
@App (uitzoeken in een van de applicaties die wij ontwikkelen)
Doordat ik bij iedere next action ook direct bepaal welke context erbij hoort, wordt het gemakkelijker de next action goed te formuleren. Zolang ik er nog geen context aan kan koppelen, is dat voor mij een teken dat ik de taak nog niet specifiek genoeg heb geformuleerd.
Evalueren: Gebruik je wel de juiste contexten?
Het is goed om je systeem regelmatig te evalueren, dus ook de contexten die je gebruikt. Ik heb inmiddels gemerkt dat het gebruik van zoveel contexten alleen handig is als ik ook echt vanuit die contexten zou bepalen welke acties ik wel en niet ga doen. Bij mij blijkt dat momenteel niet het geval te zijn. Ik merk dat ik mijn taken niet uitvoer op basis van de tool die daarvoor nodig is. Ik bepaal vanuit het project waar ik mee bezig ben, en op welk moment ik welke taken uitvoer. Vervolgens start ik de tool die ik daarvoor nodig heb.
Teveel contexten
Het gebruik van zoveel contexten blijkt voor mij dus nutteloos te zijn en er schuilt zelfs een gevaar in. Ze zorgen er namelijk voor dat mijn next actions versnipperd raken over te veel ‘sublijstjes’, waardoor ik geen goed overzicht meer heb. Hierdoor zet ik gemakkelijk teveel taken op mijn next actions lijst, terwijl ik sommige daarvan beter op mijn Someday/Maybe-lijst had kunnen zetten. Door met minder contexten te werken, ben ik geneigd minder taken op mijn lijst met next actions te zetten waardoor die lijsten overzichtelijker blijven.
Flexibel
GTD schrijft niet voor dát je contexten moet gebruiken en welke contexten dit zijn; dat is helemaal aan jezelf. Ze kunnen het voordeel opleveren dat je alleen maar naar de taken kijkt die je op dat moment kunt doen, maar ze kunnen ook zorgen voor teveel versnippering van je taken. Kijk wat voor jou het beste werkt en evalueer dit regelmatig.
Succes!