Om ervoor te zorgen dat je met de juiste dingen bezig bent, leg je alles vast en verwerk je het in een extern systeem. Met een extern systeem bedoel ik een systeem dat niet in je hoofd zit. Je probeert het dus niet allemaal zelf te onthouden, want hoewel je brein enorm veel informatie kan onthouden, is het minder goed in het herinneren van iets. Laat staan dat het er automatisch voor zorgt dat jij je precies op het juiste moment iets herinnert, namelijk op het moment dat het belangrijk is en je er ook daadwerkelijk iets mee kunt. Om ervoor te zorgen dat je geen niets vergeet, leg je alles dus netjes vast en verwerk je het in je eigen, externe systeem.
Het gevolg is dat na verloop van tijd, naast allerlei informatie die je gemakkelijk wilt terugvinden, er waarschijnlijk ook een grote hoeveelheid acties in je systeem staan, en je lijst met ‘Next actions’ behoorlijk onoverzichtelijk is geworden. Hierdoor moet je op het moment dat je gewoon je eerstvolgende acties wilt uitvoeren eerst de hele lijst doorkijken om te bepalen wat je nu moet doen. Je loopt, net als vele anderen, tegen een van de meest genoemde ‘problemen’ aan: Hoe weet ik nu welke van al die acties de hoogste prioriteit heeft?
Om deze vraag te beantwoorden heb ik de volgende tips voor je:
- Doe je wekelijks onderhoud
Het wekelijks onderhoud is cruciaal om je systeem actueel te houden. Als je systeem niet actueel is, zul je je belangrijkste acties ergens anders gaan bijhouden; een lijstje op papier, of toch weer: in je hoofd… Neem dus wekelijks ongeveer een uur de tijd om te controleren of je systeem nog up-to-date is. Als er geen items meer in je inbox(en) zitten hoeft dat niet meer dan een uur te kosten. Anders moet je eerst de items uit je inbox(en) verwerken. - Maak je ‘Next Actions’-lijst niet te lang
Zorg er tijdens je wekelijks onderhoud voor dat je lijst met eerstvolgende acties niet te lang wordt en dat er alleen taken op staan die momenteel belangrijk zijn. Houd er ook rekening mee dat er gedurende de week onverwachte dingen tussendoor zullen komen. - Gebruik contexten en definieer alleen echte ‘Next actions’
Door bij je eerstvolgende acties aan te geven in welke omstandigheden (locatie, tools, collega) je een actie uit kunt voeren, hoef je tijdens je werk alleen de taken te bekijken van de context die op dat moment van toepassing is. Alle acties die bij die context staan zou op dat moment je moeten kunnen doen. Anders heb je je contexten niet goed ingedeeld, of de actie is niet echt de eerstvolgende actie die gedaan moet worden. - Niet verder prioriteren
Deze tip hoorde ik gisteren tijdens het beluisteren van een podcast en het was voor mij eigenlijk een eye-opener: Probeer gedurende de week je ‘Next actions’ niet verder te prioriteren, maar doe ze gewoon zoveel mogelijk. Als het goed is zijn ze belangrijk en direct uitvoerbaar. Welke actie je dan eerst doet is niet meer belangrijk.
Succes!
