Je e-mailinbox is niet je ‘To do’-lijst

De hele dag door komt er vanalles binnen in je mailbox: opdrachten, vragen of informatie van collega’s, klanten, of partners, nieuwsbrieven van interessante instanties. Vrijwel alles gaat via e-mail, en vaak vraag je er misschien zelfs om: “Stuur me even een mailtje, zodat ik het niet vergeet”.

Sommige van deze e-mails betekenen dat je iets moet doen. Ze staan tussen de andere e-mails in je inbox.
Wat doe jij met e-mails waar je nog wat mee moet? Geef je er een vlaggetje aan, laat je ze op ‘ongelezen’ staan totdat  je ze hebt afgehandeld? Verplaats je ze naar een ‘To do’ of ‘Acties’ map?

Telkens opnieuw beoordelen
Het betekent dat je de e-mail dan op een ander moment opnieuw moet bekijken. Bij sommige e-mails herinner je je bij het lezen van de titel of het zien van de afzender alweer direct wat je moest doen, maar andere e-mails moet je misschien wel eerst weer helemaal doorlezen na te gaan wat de stand van zaken nu is en wat je vervolgens moet gaan doen. Als je werkt met een ‘To do’ of  ‘Acties’-map bestaat overigens ook het gevaar dat je vergeet om regelmatig in die map te kijken om te zien wat er allemaal in staat.

En als je zo’n e-mail dan opnieuw hebt doorgelezen komt datgene wat er moet gebeuren je op dat moment misschien helemaal niet goed uit, omdat je niet op de juiste plek bent, of omdat je iemand nodig hebt die op dat moment niet beschikbaar is. Wat doe je dan met de e-mail? Laat je het vlaggetje er gewoon aan zitten, zet je hem opnieuw op ‘ongelezen’, of je laat hem in je ‘To do’ of  ‘Acties’ map staan?
De volgende keer dat je de e-mail bekijkt begint het weer van voren af aan.

Communicatiemiddel vs. taakmanager
E-mail is een communicatiemiddel, net als de telefoon, sms, whatsapp, maar ook de post en natuurlijk het gesprek van persoon tot persoon. Het is een kanaal waarlangs informatie binnenkomt. Maar het is geen taakmanager.

Een e-mail is namelijk nog geen taak. In een taak staat beschreven wat je moet doen. In een e-mail meestal niet. Tenminste, niet in het onderwerp.  Om erachter te komen moet je vaak eerst de hele mail doorlezen en dan nog moet je vaak voor jezelf bepalen wat je ermee moet doen. Dat staat lang niet altijd in de e-mail zelf. En waar noteer je eigenlijk de taken die niet via e-mail binnenkomen?
Op die manier werk je dus met twee takenlijsten. Je hebt dan minder overzicht, waardoor er een grotere kans bestaat dat er iets ‘tussendoor’ glipt.

Gebruik één takenlijst voor je actuele taken
Verzamel al je taken op één takenlijst, of je de taak nu hebt bedacht naar aanleiding van een e-mail in je inbox of naar aanleiding van iets anders. Zorg ervoor dat je één lijst hebt waarop al je actuele taken staan.

Formuleer je taken als ‘Next actions’
Zorg ervoor dat al je taken op je takenlijst zo zijn beschreven dat ze gemakkelijk uitvoerbaar zijn, zonder dat je er eerst nog weer over na hoeft te denken. Een taak op je takenlijst moet de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie zijn (oftwel: de ‘Next action’) om de taak te voltooien. Dat lijkt misschien extra werk, maar het is precies datgene dat je ook doet op het moment dat je de taak echt gaat uitvoeren. Door dit denkwerk van tevoren te doen, wordt het uitvoeren van de taak later alleen nog maar een kwestie van doen.

Gebruik contexts
Nog gemakkelijker wordt het als je een kenmerk meegeeft aan de taak, waarmee je aangeeft in welke context je de taak moet uitvoeren. Is dat achter je computer, moet je echt op kantoor zijn, moet je iets bespreken met een bepaald persoon, et cetera. Als je niet op kantoor bent of de persoon die je nodig hebt is niet aanwezig, dan hoef je ook niet naar die taken te kijken. Zo wordt het eenvoudiger om te bepalen welke taken je op welk moment kunt uitvoeren.

En de bijbehorende e-mail?
Soms moet je de e-mail bij  de hand hebben op het moment dat je een taak  uitvoert, bijvoorbeeld omdat er informatie in staat die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak, of omdat de actie bestaat uit het beantwoorden van het mailtje zelf. Ook in dat geval zet je de taak gewoon op je actielijst, maar in plaats van het mailtje te archiveren (of weg te gooien) zet je deze in een folder ‘Action support’ (taakondersteuning) of ‘Follow up’ (opvolgen).

Aan de slag!
Denk goed na over waar je je takenlijst gaat bijhouden. Door Outlook hiervoor te gebruiken kun je de e-mails en taken scheiden, maar blijven ze wel dicht bij elkaar. Tevens kun je de tekst van een e-mail eenvoudig kopiëren naar een taak. De taak geef je vervolgens de juiste omschrijving in het onderwerp van de taak. Naast Outlook zijn er nog enorm veel andere tools die je kunt gebruiken voor je takenlijst. Doe er echter niet te lang over om een tool te kiezen. Je kunt later altijd nog veranderen. En vergeet niet dat je ook op papier een takenlijst kunt maken!

Succes!