Begin deze maand liet ik zien hoe je Outlook zó instelt dat je, zodra je Outlook start, niet in je Inbox terechtkomt (waar diverse mailtjes liggen te wachten om direct je dag overhoop te gooien, maar in je Agenda. Dit is bedoeld om je een rustige start van je dag te geven en direct te focussen op de afspraken die die dag echt belangrijk zijn.
Maar hoeveel rust krijg je eigenlijk van een blik in je agenda? Wat zet je er allemaal in?
Heb je nog lege plekken over of heb je alles opgevuld met afspraken en taken?
Ruimte in je agenda
Als je lege plekken in je agenda hebt, hoeft dit zeker niet te betekenen dat je dan niets te doen hebt. Het betekent alleen dat je op dat moment geen afspraken hebt met anderen.
Je agenda is voor afspraken en dagspecifieke reminders
In je agenda zet je twee soorten reminders:
- Reminders voor afspraken die op een speciefieke dag en tijd plaatsvinden, zoals:
- een telefoongesprek,
- een vergadering,
- een afspraak bij dokter of tandarts,
- een bezoek aan een klant of partner.
Tip: Plan ook je reistijd in. Het zorgt ervoor dat je je afspraken niet de kort op elkaar plant zonder tijd ertussen om van de ene naar de andere afspraak te komen.
- Reminders die niet tijd- maar alleen daggebonden zijn, zoals:
- een deadline,
- een reminder dat iemand waarmee je vaak samenwerkt die dag niet aanwezig zal zijn,
- een reminder dat een bepaald systeem die dag niet gebruikt kan worden,
- een reminder voor een telefoontje dat je die dag moet plegen, maar niet per sé op een bepaald tijdstip.
Geen taken in je agenda
Zet geen taken in je agenda die niet specifiek op die dag moeten plaatsvinden. Want wat gebeurt er als je je taken in je agenda zet en er toch iets tussen komt? Je probeert dan taken door te schuiven. Maar omdat er verderop in je agenda ook taken gepland staan, moet je ook die weer doorschuiven.
Het schuiven wordt dus telkens lastiger, tot het moment komt dat je niet meer schuift met je taken en je ze gewoon in je agenda laat staan, zonder dat ze gedaan zijn. Vanaf dat moment kan je hoofd dus niet meer vertrouwen op je agenda en zal het zelf weer proberen te onthouden welke taken gedaan zijn.
Gebruik een aparte takenlijst
Zet je taken op een aparte takenlijst en beoordeel aan het begin van de dag of week (of tijdens je ‘wekelijkse onderhoud’) wat de belangrijkste taken zijn die je moet doen. Je takenlijst is dan een soort ‘spiekbriefje’: op het moment dat je tijd hebt om aan je taken te werken kijk je welke je op dit lijstje voorkomen en weet je en weet je direct waar je mee aan de slag kunt.
Agendabeheer door anderen
Als anderen je agenda beheren is het wellicht verstandig om toch tijd te blokkeren voor je taken die niet dag- of tijdgebonden zijn. Anders loop je de kans dat alles wordt volgepland. Geef zo’n taak geen specifieke omschrijving, maar beperk je tot de omschrijving ‘Eerstvolgende acties’, ‘Next actions’ of ‘Takenlijstje’. Je kunt dan op het moment zelf bepalen wat op dat moment het belangrijkste is dat je moet doen.
Veel succes!