Verwerk je verzonden items via je Inbox (in Outlook)

Als het goed is verwerk je je binnenkomende e-mail via de GTD-workflow van David Allen. Op die manier komt de e-mail ofwel op je takenlijst, wordt het een afspraak in je agenda, komt het in je projectmap of in je referentiemateriaal.
Maar wat doe je eigenlijk met verzonden e-mail?

Standaard is Outlook zo ingesteld dat al je verzonden items in één folder komen te staan, genaamd ‘Verzonden items’ (‘Sent items’). Misschien werk je af en toe je verzonden items weg door ze te verplaatsen naar de juiste e-mailmappen, maar de meeste mensen laten hun verzonden items echter gewoon altijd in die folder staan. En af en toe gooien ze zelfs alle mailtjes weg omdat de folder te groot wordt.

Zelf heb ik een andere methode voor het verwerken van mijn verzonden items. Ik heb het namelijk zo ingesteld dat nadat ik een e-mail heb verstuurd, er geen kopie wordt opgeslagen in de map met verzonden items, en dat er wel een kopie wordt opgeslagen in mijn Inbox.

De e-mail in mijn inbox verwerk ik vervolgens gewoon zoals iedere andere e-mail, waardoor ook mijn verzonden items in de juiste mappen in mijn mailarchief terechtkomen.

Verzonden items niet opslaan in map ‘Verzonden items’
Om in te stellen dat je verzonden items niet worden opgeslagen in de map ‘Verzonden items’ ga je naar het menu Extra – Opties en klik je op het tabblad ‘Voorkeuren’ op de knop E-mailopties…
Daarin zorg je dat de optie ‘Kopie van berichten opslaan in map Verzonden items’ niet is geselecteerd en klik je op OK.

Kopie van verzonden item opslaan in Inbox
Om een kopie van een verzonden item op te slaan in je inbox, ga je als volgt te werk:

  1. Ga naar menu Extra – Regels en waarschuwingen… en klik op de knop Nieuwe Regel. Er wordt nu een wizard gestart.
  2. Selecteer ‘Berichten controleren na het verzenden’ en klik op Volgende.
  3. Omdat we alle berichten naar onze Inbox willen sturen, hoeven we geen uitzonderingen in te stellen. Klik dus op Volgende om verder te gaan.
    Er wordt nu gevraagd of dit wilt toepassen op alle verzonden e-mailberichten. Klik op Ja.
  4. Selecteer nu de actie ‘Verplaats een kopie van het bericht naar de map naam map‘.
  5. Klik op ‘naam map’ om de map in te stellen waar het bericht naar toe moet worden gekopieerd (de Inbox) en klik op Volgende.
  6. Je kunt nu nog verdere voorwaarden instellen. Deze zijn er niet, dus klik nogmaals op Volgende.
  7. Geef de regel een naam, bijvoorbeeld ‘Sent2Inbox’ en klik op Voltooien.

Nu worden alle e-mails die je verstuurt opgeslagen in je Inbox en kun je ze vanuit daar verwerken als ‘normale’ e-mails.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.