Als je naar je takenlijst kijkt staan er vast een paar taken tussen die er al een hele tijd op staan, maar die je tot nu toe steeds hebt uitgesteld. Telkens vind je wel weer een excuus om er niet aan te beginnen.
Als er een deadline aan vast zit komt er in elk geval een moment waarop je wel beginnen móet. En zelfs dán kan het zijn dat je eerst nog even koffie haalt, of dat het je beter lijkt dat je je computer eerst even opnieuw opstart, of dat je tóch eerst dat andere mailtje beantwoordt… enzovoort, enzovoort.
Dit heet uitstelgedrag. In het engels gebruiken ze het mooie woord: procrastination.
Oorzaken
Waarom zijn er nu bepaalde taken die je maar blijft uitstellen?
- Komt het omdat de taak niet echt belangrijk is?
Als dat zo is moet je overwegen om het helemaal niet te doen. - Is de taak nog niet urgent genoeg?
Zolang het (nog) niet urgent is, is het natuurlijk verleidelijk om de taak uit te stellen. Toch is het zonde om te wachten tot het bijna te laat is. Door nu te beginnen voorkom je veel stress later en wordt de kwaliteit waarschijnlijk beter. - Moet jij het wel doen?
Uitstelgedrag kan ook veroorzaakt worden doordat het eigenlijk niet tot jouw taken behoort, maar dat het door een ander gedaan zou moeten worden. Ben jij wel de aangewezen persoon om dit te doen? - Overzicht. Dit is de belangrijkste oorzaak van uitstelgedrag. Overzie je wel precies wat je moet doen? Of heb je er nog niet genoeg over nagedacht? Wat moet je nu daadwerkelijk gaan DOEN?
Bepaal de ‘Next Action’
De ‘Next Action’ is de eerstvolgende fysiek uitvoerbare stap die je dichter bij je doel brengt. Dát is de stap die gemakkelijk uitvoerbaar is. Je hoeft er niet meer bij na te denken, je hoeft het alleen maar te doen.
Juist dat denkwerk hield je tegen om de taak uit te voeren, want op het moment dat je zin hebt om te ‘doen’ heb je geen zin om eerst te ‘denken’. Dus kies je op dat moment een taak uit die gemakkelijk te doen is, zonder dat je er eerst nog over na moet denken. Een taak waarbij dat denkwerk nog niet is afgerond, zul je dan dus overslaan, oftewel: uitstellen.
Een olifant eet je…
Maar zelfs als je goed hebt nagedacht over je eerstvolgende actie, kan het voorkomen dat het niet lukt een bepaalde taak gedaan te krijgen. Denk dan nogmaals goed na of er niet toch nog een mogelijkheid is om de taak in kleinere stapjes op te delen.
Bijvoorbeeld als de eerstvolgende actie is: ‘Maak een opzet voor artikel X’, maar het lukt je maar niet om een begin te maken met die opzet, zeg dan tegen jezelf dat je alleen alvast een eerste ‘slechte’/’ruwe’ eerste versie van die opzet maakt. Een schetsje, een kladje, het stelt niets voor, maar voilà, je bent toch begonnen. Vanaf nu wordt het waarschijnlijk gemakkelijker om verder te gaan met de taak.
Aan de slag
Dus kijk je takenlijst nog eens door, of doe dit tijdens je eerstvolgende wekelijkse onderhoud, en bepaal welke taken je al te lang uitstelt. Kunnen ze beter beschreven worden?
Wedden dat je daarna eindelijk aan de slag kunt met al die projecten die je eerst uitstelde?
Succes!
