Gisteren heb ik globaal aangegeven hoe je weet wat belangrijk is en wat niet. Dat doe je door je verantwoordelijkheden te definiëren, je doelen, je visie, reden en principes. Hoe hoger het niveau, hoe lastiger het wordt om deze precies te definiëren.
Areas of focus
De ‘Areas of focus’ is het eerste niveau (‘20.000 ft’) na je taken en projecten. Dit zijn je verantwoordelijkheden op je werk en thuis en in alle andere rollen die je vervult (bijv. een functie in een vereniging of andere organisatie).
Iedereen heeft zo’n 10 tot 15 ‘Areas of focus’.
Werk & Privé
Op je werk ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor implementaties bij klanten, voor de coaching van een junior consultant, voor kennisdeling met je collega’s, voor het vertalen van klantwensen naar ontwerpen van software-aanpassingen en voor het up-to-date houden van het cursusmateriaal op jouw vakgebied.
En buiten je werk ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de huishouding, de financiën, je gezondheid, je relaties (met je partner, familieleden, vrienden en kennissen), etc.
Door je ‘Areas of focus’ in kaart te brengen zie je beter hoe je je aandacht verdeelt. Ook de balans tussen werk en privé kun je hierbij duidelijk waarnemen. Vaak zal het aanleiding geven om wat projecten bij de ene ‘Area’ naar de achtergrond te schuiven en nieuwe projecten toe te voegen aan een andere ‘Area of focus’.
Om de juiste ‘Areas of focus’ te definiëren is het belangrijk dat je het onderscheid goed kent tussen taken, projecten en ‘Areas of focus’ (verantwoordelijkheden):
- Taken zijn de acties die je moet uitvoeren om dingen gedaan te krijgen. Een taakomschrijving bevat altijd een werkwoord. Het moet zo beschreven zijn dat je het jezelf (of een ander) kunt zien uitvoeren.
- Projecten zijn verzamelingen van meerdere taken die leiden tot een vooraf vastgesteld doel. Een project is op een bepaald moment voltooid.
- ‘Areas of focus’ (ook wel: aandachtsgebieden) zijn de onderdelen op je werk of privé waarvoor je verantwoordelijk bent. Het is de reden dat je projecten hebt. Een ‘Area of focus’ is nooit voltooid.
Je relatie, de huishouding, de administratie, de ontwikkeling van je personeel, de kwaliteit van je product; het zijn allemaal zaken die nooit af zullen zijn. Bij iedere ‘Area of focus’ loopt eigenlijk altijd wel een project.
Hoe vaak bekijk je de lijst?
Dat ligt in principe aan jezelf. Dit kan eens per maand zijn, of per kwartaal of per jaar. Als er de laatste tijd veel zaken zijn veranderd, is het misschien goed om om je ‘Areas of focus’ nog eens langs te lopen.
Waar laat je de lijst?
Het maakt niet uit waar je de lijst met jouw ‘Areas of focus’ opslaat , maar het is gebleken dat mensen die de lijst regelmatig bekijken beter overzicht hebben over wat belangrijk is en wat niet. Het kan dus handig zijn dat je hem opslaat in een notitieblok dat je altijd bij je hebt, of in een een lijstje in een applicatie die je kunt synchroniseren met je telefoon. Sommigen vinden het prettig om deze lijst vast te leggen in een mindmap.
Projectenlijst compleet maken
Tijdens het doorlopen van je ‘Areas of focus ‘ werkt het heel goed om je af te vragen of het ‘goed gaat’ met de ‘Area of focus’. Is de area op ‘cruise control’ of zijn er toch een of meerdere projecten nodig om het op het juiste spoor te krijgen? Het geeft je dus de juiste ideeën voor taken en projecten. Dit is vaak het laatste stukje van de puzzel dat je nodig hebt om je projectenlijst echt compleet te maken.
De juiste dingen doen
Door je ‘Areas of focus’ te bepalen krijg je een vollediger inzicht in alles waar je verantwoordelijk voor bent. Op het moment dat je je doelen, visie, reden en principes hebt bepaald is het goed om na te gaan of deze ‘Areas of focus’ ook wel daadwerkelijk de dingen zijn waar je je mee bezig zou moeten houden. Brengen ze je dichter bij de zaken die je op de hogere niveaus hebt gedefinieerd? Wat moet je veranderen om hier één lijn in te krijgen?
Samenhang
Het dringt inmiddels misschien tot je door dat al deze onderdelen echt met elkaar samenhangen; je taken, projecten, verantwoordelijkheden, doelen, visie, reden en principes. Het biedt een wereld van mogelijkheden en het is een heel doordachte manier om uit te zoeken wat je daadwerkelijk wilt en moet doen.