Hoe vaak hoor je mensen niet zeggen dat ze ‘even lekker aan het multitasken’ zijn? En al zó vaak, als ik me hardop afvroeg hoe ik mijn tijd zou gaan verdelen tussen twee (of meer) belangrijke taken, heb ik de vraag gekregen: “Vrouwen zijn toch zo goed in multitasking?” Ik heb volgens mij nog nooit die vraag bevestigend beantwoord. Wat een onzin. Bij mij kregen ze meestal een antwoord als: “Dan ben ik wel een uitzondering daarop want daar snap ik helemaal niets van. Multitasking kan niet. We kunnen hooguit misschien sneller onze aandacht switchen.”
Ik heb het vermoeden dat het idee dat vrouwen kunnen multitasken voortkomt uit het feit dat vrouwen thuis de meeste huishoudelijke klussen doen en daarbij ook nog eens op de kinderen en/of op het eten moeten letten. Die huishoudelijke klussen zijn vaak eenvoudig en vergen weinig denkwerk. Daarom is het wellicht gemakkelijker om er een paar ‘tegelijk’ te doen.
Nou ja, wat heet ‘tegelijk’. Meestal ligt de ene taak stil of gaat deze door op ‘cruise control’ (bijv. koken), terwijl je met een andere taak bezig bent. Zolang de taken simpel zijn en je er niet veel aandacht aan hoeft te schenken, kun je snel je aandacht switchen tussen die taken. Maar zodra de taken complexer worden, wordt het ook lastiger om snel te switchen. Probeer deze test maar eens.
Gedaan?
En deze taken waren nog niet eens moeilijk! Het zou je toch aan het denken moeten zetten over die complexe taken die je op de werk tegelijk probeert te doen. Hoeveel tijd en energie kost dat wel niet?
Je kunt je aandacht maar op één ding tegelijk richten. Op het moment dat je je aandacht op iets anders richt, duurt het even voordat je weer volledig gefocust bent. Met name het snelle switchen kun je dus eigenlijk maar beter zoveel mogelijk laten. Soms is het misschien nodig, maar het kost meer energie (en levert dus meer stress op) dan wanneer je je op één ding blijft focussen.
Natuurlijk vraagt je werk van je dat je aandacht geeft aan allerlei zaken, en vaak is het lastig om te bepalen wat de juiste prioriteit is van een bepaalde taak. En soms is iets dat tussendoor komt gewoon leuker of gemakkelijker om ‘even’ te doen.
Hoe voorkom je nu dat je gaat multi-tasken:
- Maak goede actielijsten en koppel een context aan iedere actie, die aangeeft in welke situatie je welke acties kunt uitvoeren. Hierdoor word je niet afgeleid door zaken die je op dat moment niet kunt doen.
- Zorg voor een een notitieblok zodat je snel een korte notitie kunt maken over iets dat ook nog gedaan moet worden.
- Zorg voor een fysieke inbox en een digitale inbox, zodat alle binnenkomende zaken op zo weinig mogelijk verschillende plaatsen verzameld worden. Zaken die binnenkomen terwijl je gefocust aan het werk bent leg je direct in je inbox (of je laat dit doen door degene die het langsbrengt).
- Begin ‘s ochtends met je belangrijkste taak. Neem daarna een korte pauze en begin met de volgende belangrijkste taak.
- Plan je dag in blokken, met ‘blanco’ blokken ertussen voor belangrijke zaken die tussendoor komen. Of plan een blok van 40 minuten voor een grote taak, gevolgd door een blok van 20 minuten voor diverse losse taken, zoals het verwerken van dingen die in je fysieke of e-mail inbox zitten.
- Probeer zoveel mogelijk dingen die voor afleiding zorgen te vermijden (e-mail, smartphone, etc.). Probeer zo lang mogelijk geconcentreerd te blijven op je taak.
Als de telefoon toch gaat, neem dan niet op, tenzij het echt moet. Als je toch op moet nemen, maak dan snel een notitie van je laatste gedachte en leg deze in je inbox. Maak een notitie van het telefoongesprek en leg deze in je inbox, en ga daarna direct weer aan de slag met de taak waar je mee bezig was. Zorg ervoor dat de interruptie zo kort mogelijk blijft. - Haal af en toe eens diep adem, rek je uit, ga even van je werkplek af of ga zelfs even lekker de buitenlucht in. Houd je hoofd fris!
Lees dit artikel voor nog meer inspiratie om te stoppen met multitasken.
Succes!
