Slimme instellingen in Outlook

Zet jij als je ‘s ochtends op je werk komt ook direct je computer aan? En wat is dan het eerste programma dat je start? Grote kans dat je: “Outlook” zegt, want bij de meeste bedrijven is Outlook het standaard e-mailprogramma. En aangezien een groot deel van je werk tegenwoordig via e-mail binnenkomt, is het logisch dat je ‘s ochtends nieuwsgierig bent of er nog ‘nieuw werk’ op je ligt te wachten. Ook al heb je eigenlijk al meer dan genoeg te doen…

Dus je kijkt in je mailbox en begint je mail weg te werken. Je kijkt straks wel even in je agenda want je vermoedt dat je nog een vergadering hebt. Ondertussen komt er nieuwe e-mail binnen en je raakt van het ene in het andere item verzeild. Zo gaan de uren voorbij… totdat er ineens een herinnering in beeld verschijnt dat je over een kwartier bij die vergadering moet zijn. SH.. ! Je had nog iets door willen lezen voor die tijd… Nou, dat wordt dus niet meer wat.

Deze situatie kun je voorkomen door twee dingen te doen:

• Outlook niet starten in je mailbox, maar in je agenda. Je ziet dan als eerste de afspraken die je die dag hebt. Kijk er even serieus naar en bedenk of alles klaarligt voor die afspraken.
• Zorg dat je tijdens je werk niet wordt afgeleid door meldingen dat er nieuwe e-mail binnen is, dus:
  • geen geluidje,
  • geen bericht rechts onderin je scherm en
  • zelfs geen envelopje bij het klokje in je taakbalk.

Zo weet je direct aan het begin van je dag wat je ‘harde afspraken’ zijn en kun je beter bepalen hoe je je dag indeelt. Vervolgens word je niet meer gestoord door binnenkomende e-mails. Je kijkt gewoon een paar keer per dag of er nieuwe e-mails zijn binnengekomen, op het moment dat het jou uitkomt: dus niet als je net volledig geconcentreerd bezig bent.

Outlook starten in je agenda
Om in te stellen dat je agenda getoond wordt zodra je Outlook start, ga je als volgt te werk (in Outlook 2010):

1. Ga naar het menu ‘Bestand’ en klik op ‘Opties’. Het venster ‘Opties’ wordt geopend.
2. Ga je naar het onderdeel ‘Geavanceerd’.
3. Klik op de knop Bladeren… achter het veld ‘Outlook in deze map starten’ en selecteer je Agenda.
4. Klik op OK om deze instelling op te slaan.
   

Geen (of minder) e-mailwaarschuwingen
Als je geen (of minder) waarschuwingen wilt krijgen als er nieuwe e-mail binnenkomt, stel je dit als volgt in (in Outlook 2010):

1. Ga naar het menu ‘Bestand’ en klik op ‘Opties’. Het venster ‘Opties’ wordt geopend.
2. Ga naar het onderdeel ‘E-mail’.
3. Zorg ervoor dat geen van de opties is aangevinkt bij het onderdeel ‘Wanneer nieuwe berichten binnenkomen’ onder het kopje ‘Ontvangst van een bericht’ en klik op OK.
   

Probeer deze ‘slimme’ Outlook-instellingen eens een tijdje en kijk hoe het bevalt!